É fato que hoje a informação tem uma grande importância para o gerenciamento de uma empresa. É praticamente impossível conseguir manter o crescimento e desenvolvimento de um negócio sem basear as decisões em dados concretos. Por isso, saber fazer relatórios gerenciais com clareza é primordial.

Infelizmente, muitos gestores ainda não fazem uso dessa ferramenta tão essencial para a gestão, ou simplesmente não sabem montar um documento com todas as informações necessárias para um controle adequado.

Neste post, reunimos algumas dicas básicas para aprimorar a criação dos seus relatórios gerenciais, possibilitando um maior aproveitamento dos dados coletados para a gestão da empresa. Confira!

A importância de fazer relatórios gerenciais

Estamos vivendo na era da informação. Todas as interações da empresa, seja com clientes, fornecedores ou qualquer outro tipo de contato, geram um grande volume de dados.

Um dado isolado, em sua forma bruta, não tem valor algum. Porém, quando reunimos e transformamos dados em informação, obtemos um conhecimento estratégico que poderá ser utilizado para tomadas de decisão.

Essa compilação de informações revela o real estado da empresa e permite que o gestor estude e decida pelas melhores soluções para possíveis problemas.

Quanto mais bem elaborado é esse documento, maior é a clareza com que as informações serão interpretadas e mais acertadas serão as tomadas de decisão para enfrentar uma determinada situação.

Dicas para elaborar relatórios

Um relatório deve ser bem elaborado para cumprir com o seu papel. Não resolve contar com uma série de documentos que não dizem nada; é preciso consistência e objetividade. Pensando nisso, reunimos algumas dicas para você montar seus relatórios. Confira nos próximos tópicos!

1. Foque no problema

A maioria dos relatórios nasce com o propósito de controlar um determinado processo realizado na empresa, por exemplo, o uso de matérias-primas.

O objetivo de um relatório gerencial não é apresentar soluções sobre o problema encontrado, mas reunir todas as informações disponíveis sobre essa situação para facilitar a tomada de decisão do gestor.

Entre os dados importantes que podem demonstrar o problema de forma clara podemos citar:

• como ele foi percebido;

• quais são as consequências para a empresa;

• quais são os funcionários e gestores envolvidos;

• quais são os efeitos esperados.

2. Analise suas causas

Todas as informações reunidas acerca de um determinado problema darão algumas pistas sobre a sua origem ou causa. É essencial tentar responder a essa questão na elaboração de um relatório.

Esse tipo de análise, focada nas causas que levam ao surgimento do problema retratado no documento, facilita sua interpretação e a tomada de decisão para encontrar uma solução adequada.

3. Seja objetivo

Outro ponto fundamental na criação de um relatório é a sua objetividade. Não se deve incluir dados e informações que não levem a uma interpretação clara dos fatos relacionados ao problema.

Quanto mais enxuto for um relatório, mais simples e rápida será a sua interpretação e você poderá enxergar com clareza os pontos mais importantes do documento, como o problema em si, suas prováveis causas e efeitos.

4. Inclua informações relevantes

Uma das maiores dificuldades dos gestores na hora de montar relatórios gerenciais eficientes é a inclusão de informações relevantes. Às vezes, temos a sensação de que tudo é importante; mas é preciso seguir critérios.

É preciso fazer uma seleção de informações para que apenas os dados principais e essenciais para o entendimento claro e conciso do problema sejam incluídos no relatório, minimizando o esforço de interpretação e mantendo o foco no cenário que realmente importa.

5. Saiba escolher os melhores indicadores

A maioria dos relatórios gerenciais de controle comuns é composto por uma série de indicadores de desempenho que fazem sentido para a empresa, ou seja, que foram escolhidos por terem uma importância tática.

Caso o estoque seja um departamento muito estratégico para o funcionamento do seu negócio, é possível escolher indicadores para permitir um acompanhamento do setor. Por exemplo: entrada e saída de materiais, produtividade, quantidade de entregas diárias, estoque de produtos e matérias-primas, entre outros indicadores que permitam visualizar seu funcionamento.

6. Invista em uma apresentação clara

O último passo para criar relatórios gerenciais funcionais é investir em uma apresentação simples e clara. Nada de muitas cores e gráficos para todos os lados.

Os elementos visuais são importantes, mas não devem roubar a atenção dos principais elementos de um relatório gerencial, ou seja, os números e dados apresentados, que devem ser o centro de todo o documento, podendo ou não ser acompanhados por alguns elementos visuais.

Tipos de relatórios gerenciais

Existem alguns tipos básicos de relatórios gerenciais. A categoria do documento depende, principalmente, da sua destinação. Estes são os mais comuns:

• controle — auxilia o gestor no acompanhamento de fatores internos da empresa, como número de vendas, geração de leads, produção, entre outras informações;

• financeiro — responsável por demonstrar os balanços financeiros do negócio, como receitas e despesas;

• satisfação — permite identificar o grau de satisfação dos clientes em relação à empresa e aos seus produtos e serviços;

• análise — fornecem informações acerca do estudo de grandes conjuntos de dados, permitindo uma visão macro sobre o negócio, suas forças e fraquezas;

• crescimento — permitem verificar o crescimento da empresa no tempo, sendo geralmente analisado com as projeções criadas para o futuro com o intuito de realizar ajustes nas estratégias do negócio.

Soluções automatizadas

Muitas empresas ainda criam boa parte de seus relatórios de modo manual, com a coleta e interpretação de dados realizadas por colaboradores especializados dentro da empresa.

Contudo, as novas tecnologias proporcionam uma grande gama de soluções que permitem a automatização da criação de relatórios gerenciais e sua otimização. Ferramentas como ERPs (Enterprise Resource Planning) cumprem com esse papel muito bem.

Sistemas de BI (Business Intelligence) também são ótimas opções para gestores que querem criar documentos completos, baseados na coleta e processamento de dados, para uma melhor análise de seus negócios.

Saber fazer relatórios gerenciais bem estruturados é fundamental para melhorar os resultados da empresa e conquistar mais espaço no mercado.

Quer saber ainda mais sobre esses documentos? Então, leia agora mesmo o nosso post sobre a relação entre os relatórios gerenciais e a eficiência da empresa!