Sua empresa está preparada para enfrentar o monstro chamado SPED?

Desde que o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) se ampliou, englobando a maioria das empresas do país, o burburinho começou. Afinal, pessoas jurídicas de todos os portes e campos de atuação tiveram que passar por processos de grandes mudanças no tratamento de suas informações contábeis, fiscais e do setor pessoal. E no seu negócio, como anda a transição? Tudo pronto para encarar esse monstro nada maléfico chamado SPED? Acompanhe e confira se está mesmo tudo nos conformes:

Entendendo o conceito

O SPED vem sendo considerado como um verdadeiro monstro para o setor empresarial porque é por meio dele que todas as informações das pessoas jurídicas serão enviadas para o fisco, de maneira informatizada e muito mais controlada. A verdade é que a informatização tende a facilitar o trabalho do Fisco e complicar um pouco a vida das empresas, especialmente com a ampliação das obrigações acessórias.

Analisando as mudanças

O SPED vem diminuindo o tempo gasto nos processos de escrituração, conferência e validações fiscais para as empresas e, consequentemente, para seus contadores. Assim, o fisco passou a ter acesso às informações das pessoas jurídicas com muito mais rapidez, o que facilita as fiscalizações e gera um maior risco de se receber autos de infração, uma vez que os erros também são detectados mais agilmente.

A implantação do SPED e a aplicação de novos processos e métodos colocaram o Brasil em uma posição de destaque e de pioneirismo no uso da tecnologia nos processos empresariais e na cobrança de obrigações fiscais. Isso sem contar que o fisco conseguiu diminuir o risco de sonegações de tributos e basicamente de quaisquer outras possíveis fraudes.

Preparando a entrega

A introdução do SPED gerou uma série de dúvidas nos empresários, especialmente no que tange as obrigações acessórias, que ainda são vistas com uma certa desconfiança, uma vez que é por meio delas que o Fisco obtém informações para embasar suas fiscalizações.

Devido à informatização das declarações, as pessoas jurídicas passaram a precisar se preparar e adequar suas informações para que consigam cumprir com a entrega das diversas obrigações exigidas pelo SPED. Aí entra, antes de mais nada, uma preparação tecnológica, principalmente em termos de adequação de sistemas para que as áreas contábil e fiscal trabalhem com precisão na análise dos arquivos a serem entregues.

Lembrando que esses ajustes precisam ser agilizados e a transparência colocada em destaque, já que pode haver a cobrança de multa pecuniária tanto para quem entrega o SPED em atraso como para quem o envia com informações erradas.

Decifrando o monstro

O SPED se resume basicamente em enviar ao Fisco arquivos digitais contendo todas as informações necessárias para atender os 3 grandes pilares — contábil, fiscal e trabalhista – que compõem as esferas governamentais (federal, estadual e municipal). No entanto, é muito importante enfatizar que a entrega dessas obrigações não se concentra apenas nas áreas contábeis, fiscais e trabalhistas das organizações, mas sim em toda a empresa, que deve ser responsável por contribuir com informações completas, saudáveis e integradas na rotina corporativa. E para facilitar este controle, torna-se fundamental contar com o apoio tecnológico de um bom sistema ERP.

Com toda essa variedade, as empresas precisam estar sempre atentas para distinguir direitinho quais tipos de SPED estão obrigadas a entregar, a fim de não correrem riscos de enviar os arquivos fora do prazo ou até mesmo não entregá-los.

Distinguindo os tipos

Nota fiscal eletrônica

A nota fiscal eletrônica é um tipo de documento emitido e armazenado em ambiente digital, que tem o objetivo de registrar as operações de circulação de mercadorias e de serviços que são tributados pelo ICMS. Essa alternativa veio para beneficiar tanto o Governo como o Contribuinte, aumentando na confiabilidade da própria Nota Fiscal, melhorando no processo de controle fiscal, substituindo a nota de papel e assim reduzindo custo de material, impressão e armazenamento e diminuindo da sonegação e aumento da arrecadação sem aumento de carga tributária.

Nota fiscal eletrônica de serviços

A maioria dos serviços são tributados na esfera dos municípios, que, para não se atrasarem com relação à informatização gerada pelo SPED, implantaram a nota fiscal eletrônica de serviços. Esse modelo funciona nos mesmos moldes na nota fiscal eletrônica de produtos, eliminando a nota física.

Vale ressaltar que, pelo fato de os serviços serem tributados na esfera municipal, cada município adotou um regime diferenciado para implantar a nota fiscal eletrônica de serviços. Assim, o ideal é consultar o que se aplica à sua região.

SPED Contábil

O SPED Contábil ou a Escrituração Contábil Digital (ECD) foi implantado com o objetivo de substituir os livros contábeis impressos em papel — Diário e Razão — por arquivos digitais, entregues conforme o layout determinado pela Receita Federal. Desde 2009, a maioria das empresas passaram a ser obrigadas a entregar suas escriturações de forma digital através da ECD.

Os arquivos enviados para a Receita Federal devem ser assinados digitalmente, por meio de certificado digital, pelo representante legal da empresa e seu contador. Depois que as organizações entregam os arquivos digitais para o Fisco, devem fazer o registro eletrônico do SPED Contábil na respectiva Junta Comercial do Estado onde a é sediada, de acordo com a legislação atual.

Depois de a Junta Comercial analisar, validar e registrar os livros contábeis, o SPED disponibiliza a consulta aos órgãos do fisco, que conseguem cópias idênticas ao arquivo entregue para fazer suas análises.

SPED Fiscal

O SPED Fiscal ou a Escrituração Fiscal Digital (EFD) foi implantado em 2011 com o objetivo de substituir os livros fiscais relacionados à escrituração fiscal — como os livros de registro de entradas, de saídas, de inventário, de apuração de IPI e de ICMS, de controle de crédito de ICMS do ativo permanente e de controle da produção e do estoque.

Além disso, a mais recente novidade agregada ao projeto é o Bloco K, que faz parte da Escrituração Fiscal Digital ICMS/IPI e refere-se à digitalização do livro de controle da produção e do estoque de indústrias e empresas atacadistas, visando acabar, de uma vez por todas, com as adulterações em notas fiscais e as manipulações nos inventários de estoque. Aumenta-se, assim, o controle e a fiscalização por parte do governo no processo produtivo das empresas.

A pessoa jurídica deve guardar os arquivos digitais da EFD e os documentos fiscais escriturados conforme os prazos e a forma estabelecidos pela legislação, sem se esquecer de observar questões de autenticidade e segurança.

SPED Contribuições

No SPED Contribuições ou SPED PIS e COFINS, as pessoas jurídicas são, em geral, obrigadas a informar todas as operações fiscais e contábeis referentes ao faturamento do mês relativo às apurações de PIS, COFINS e Contribuições Previdenciárias incidentes sobre a receita.

Nessa obrigação acessória devem ser informadas as retenções desses impostos e todas as empresas que apuram PIS e COFINS, independentemente do regime de tributação — Real ou Presumido — e do tipo de apuração das contribuições — cumulativo ou não cumulativo.

eSocial

A partir deste ano está programada a implantação do eSocial, que seria o chamado SPED Folha de Pagamento. O eSocial tem o objetivo de integrar todas as obrigações acessórias relacionadas à folha de pagamento, como CAGED, RAIS, GFIP, DIRF e assim por diante.

O eSocial funcionará como uma espécie de folha de pagamento eletrônica, por meio da qual as empresas enviarão informações referentes a essa área, de acordo com sua ocorrência. Devido à sua grande complexidade e à quantidade de órgãos envolvidos, fazendo uso das informações, o eSocial vem enfrentando grandes dificuldades em sua implantação.

ECF

Este é o mais novo projeto lançado pelo governo como parte do SPED e determina que todas as pessoas jurídicas do Brasil informem ao governo as ações que influenciaram a elaboração da base de cálculo e o valor devido do IRPJ (Imposto sobre a Renda de Pessoa Jurídica) e da CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido).

A obrigatoriedade, que deve ser entregue anualmente até o último dia útil do mês de Setembro do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira, substitui a DIPJ (Declaração de Informações Econômico Fiscais da Pessoa Jurídica) e o LALUR, aplicando-se a todas as pessoas jurídicas, inclusive às empresas imunes ou isentas, sejam elas tributadas pelo Lucro Real, Lucro Presumido ou Lucro Arbitrado, salvas exceções.

Cuidados e Penalidades

É muito importante lembrar que os SPEDs são fontes de cruzamento de informações com as diversas obrigações acessórias que as empresas têm que enviar para a Receita Federal. Entre elas estão a DIRF, DCTF e PerdComp, por exemplo. Isso torna ainda mais essencial que todo o preenchimento de informações seja correto.

Do contrário, a inconsistência de informações e o não cumprimento dos prazos de entrega podem pesar no bolso do empresário, acarretando multas mensais por regime de tributação. Só para você ter uma ideia, e sua empresa é regida pelo lucro presumido, são R$ 500,00 por mês calendário para cada mês de atraso; ou se for pelo lucro real, são R$ 1.500,00 por mês. E se não forem atendidos os prazos após o recebimento de notificação ou intimação oficial, os valores podem ser ainda maiores!

Por isso, voltamos a dizer: conte com um bom ERP para organizar suas informações e apoiar o controle tributário do SPED em sua empresa. Assim você evita informações inconsistentes e consegue se manter em dia com os prazos.

Mãos a obra

Viu só como, quando dividido em partes e devidamente explicado, o SPED nem é tão monstruoso assim? Passada a fase de adaptação mais pesada, todos certamente sairão lucrando com essas mudanças. E com o apoio de um bom ERP para facilitar esses processos, sua rotina fica ainda mais simples!

Mas e você, como está encarando essa revolução? Sua empresa está pronta? Comente aqui e compartilhe suas impressões e experiências conosco!