Software por assinatura: quando um SaaS é a melhor solução para o seu negócio?

Software por assinatura: quando um SaaS é a melhor solução para o seu negócio?

Atualmente é quase impossível encontrar um negócio totalmente analógico. Os registros de caixa, o controle de estoque e a comunicação interna e externa são apenas algumas das tarefas que passaram a ser feitas por meio de softwares de computador.

Nas empresas muito pequenas, os softwares gratuitos, com ferramentas básicas, podem ser utilizados para evitar a criação de novas despesas. Quando os negócios se expandem, no entanto, a demanda também cresce e um investimento na área de TI é primordial. É aí que muitas empresas optam por um SaaS — sigla para Software as a Service, ou software como serviço, em tradução livre.

Na hora de escolher a tecnologia que vai auxiliar a companhia, os gestores se deparam com as possibilidades de desenvolver ou comprar um software pronto, que funcionará na própria sede, ou contratar um software por assinatura que será sempre atualizado e funcionará corretamente.

Qual é a melhor escolha para o seu negócio? Descubra neste post!

O que é SaaS e quais são as suas aplicações?

Para entender o que é um software por assinatura, vamos voltar um pouquinho no tempo. Durante as primeiras décadas da computação, as máquinas trabalhavam de forma desconectada: cada computador era seu próprio mundo e sua capacidade estava diretamente relacionada com seus componentes físicos (hardwares) e com os programas que foram criados nele ou instalados (softwares) por meio de alguma mídia física — a princípio, disquetes; depois, CDs ou pen drives.

Nessa época, cada usuário (ou empresa) era responsável por adquirir, instalar, configurar, aprender a utilizar e fazer a manutenção nos softwares que precisava. Empresas tinham setores de TI robustos, tanto pelo tamanho do equipamento quanto pela necessidade constante de atualização, manutenção e suporte a usuários.

Com o avanço da internet, surgiu a possibilidade de instalar softwares baixados pela rede, encurtando o caminho. Mas a utilização e a capacidade de rodar o programa continuavam uma tarefa solitária. Foi, então, que surgiram os primeiros softwares por assinatura, que oferecem a hospedagem do software e se responsabilizam pela sua segurança e bom funcionamento, tanto do sistema em si como dos componentes físicos onde ele está armazenado.

A empresa que gerencia o SaaS cobra uma mensalidade ou anuidade para manter tudo sempre em ordem e à disposição, mas elimina o investimento inicial de alto valor e o período de transição até a plataforma atingir o pleno funcionamento é reduzido.

Um SaaS pode ser útil a todo tipo de empresa. Seja na produção agrícola, na indústria, no comércio ou na prestação de serviços, um software que centraliza dados, agiliza trâmites burocráticos e facilita a gestão é um grande aliado.

Quais são as vantagens de optar por um SaaS?

Investimento inicial pequeno

Criar um software do zero exige conhecimento, tempo e muita dedicação. Manter esse software funcionando e atualizado também. Contratar profissionais que façam isso especialmente para a sua empresa é, atualmente, quase inviável. Os softwares de nome forte no mercado, mesmo que sejam generalistas, possuem preços salgados. Quanto maior a complexidade e a especificidade, mais ele pode custar.

O SaaS, por outro lado, funciona com a lógica da prestação de serviço continuada e os valores são diluídos ao longo do tempo. Existem duas vantagens desse modelo:

  • o software já está trabalhando para a empresa enquanto você administra seus custos. O retorno que ele dá, direta ou indiretamente, já cobre o gasto, tornado o investimento muito seguro;

  • se depois de contratar um SaaS você não ficar satisfeito, vale a pena escolher outra empresa e mudar de sistema. Ao comprar um software, o valor inicial investido deixa essa opção menos viável — inclusive porque nada garante que a sua próxima escolha será acertada.  

Personalização

Como já dissemos, um software feito especialmente para a sua empresa pode ser extremamente caro. No SaaS, por outro lado, você pode ter um serviço que atende exatamente as suas necessidades. Paga-se pelo o que é utilizado, ou seja, você escolhe as funcionalidades compatíveis com o seu negócio.

Alguns sistemas são tão inteligentes que o resultado será realmente algo único para a sua empresa: layout, funcionalidades, zonas de acesso restrito, formas de compartilhamento e comunicação — tudo como você preferir.

Atualizações automáticas

Comprar um software e descobrir que existem falhas técnicas no programa ou ver sua versão se tornar obsoleta rapidamente pode ser frustrante — para dizer o mínimo. No contexto do SaaS, problemas no sistema serão corrigidos rapidamente, talvez antes mesmo que você os perceba!

Como existe uma equipe de profissionais dedicados ao bom funcionamento e aprimoramento do programa, a chance de estar em dia com as mais novas tecnologias do setor é muito maior, eliminando a preocupação de ficar correndo atrás das novidades da TI.

Suporte especializado

Teve algum problema? Não entendeu como utilizar uma ferramenta? Quer acrescentar uma nova funcionalidade ao sistema? Procure a equipe de suporte do SaaS e tudo poderá ser resolvido em pouco tempo. Ao contrário de um software comprado, o atendimento ao cliente e a satisfação continuada são os pontos centrais do software por assinatura.

Acesso remoto

Se os dados estão na nuvem, não é preciso estar dentro das facilidades da empresa para acessar o sistema. Qualquer equipamento com acesso à internet pode ser integrado, facilitando utilizações em home office e nos serviços que acontecem de forma descentralizada. Se a empresa presta serviço domiciliar, por exemplo, o funcionário pode alterar dados do cliente e fazer um relatório diretamente do local.

Segurança

Fazer a sua própria segurança online pode ser difícil, ineficiente e caro dependendo da capacitação dos seus funcionários de TI e do software adquirido para esse fim. Um SaaS, por outro lado, já inclui a proteção dos seus dados — afinal, eles estarão armazenados na sede da empresa contratada.

Esse é um dos fatores que mais deve pesar na hora de escolher entre os softwares por assinatura que atendem o seu perfil. Procure uma empresa séria que possa realmente garantir a segurança de todos os dados da sua empresa e dos seus clientes.

Ainda assim, existem muitas portas de entrada para pessoas mal-intencionadas no mundo virtual. As estratégias de proteção precisam ser elaboradas de acordo com as especificidades da empresa e devem ser cumpridas por todos que utilizam o sistema, para evitar riscos de invasão e perda de dados.

Economia

Com a transferência da operacionalização para uma empresa terceirizada, o setor de TI da companhia se torna extremamente enxuto, tanto em relação ao número de profissionais quanto ao espaço físico, quantidade e qualidade de equipamentos — rodar programas é, de uma forma geral, a função que exige mais capacidade de um sistema computacional.

O que considerar antes de optar por um SaaS?

Empresas muito pequenas, em que a comunicação acontece basicamente offline, que não trabalham com grande quantidade de dados ou que não precisam de programas de computador complexos, muitas vezes, farão a opção por softwares de baixo custo ou até mesmo gratuitos, que podem atender as suas necessidades básicas. No entanto, praticamente toda empresa de médio e grande porte encontrará vantagens ao optar por um SaaS.

Faça uma boa pesquisa de mercado antes de escolher o sistema que atenderá a sua empresa. Comece pelos softwares prontos disponíveis no mercado. Além do preço do programa, considere os requisitos mínimos e o investimento em hardwares que deve ser feito para suportá-lo.

Coloque na conta também os custos de manutenção e a energia elétrica que seu funcionamento demanda e faça uma previsão de obsolescência para calcular quando será necessário outro investimento. Com esses valores em mãos, procure por um SaaS, veja o que oferece como diferencial e faça a comparação do custo-benefício. Você verá que as vantagens falam por si mesmas.

O software por assinatura é uma ferramenta poderosa nas mãos de gestores com boa visão de futuro. Aproveite o que a tecnologia pode fazer de melhor pela sua empresa e preocupe-se menos com o que você precisa fazer por ela, focando sua energia no crescimento do seu negócio.

Está interessado em melhorar os processos virtuais da sua empresa? Saiba mais sobre a relação entre tecnologia e vantagem competitiva!