Software por assinatura: quando um SaaS é a melhor solução para o seu negócio?

Atualmente, é quase impossível encontrar um negócio totalmente analógico. Os registros de caixa, o controle de estoque e a comunicação interna e externa são apenas algumas das tarefas que passaram a ser feitas por meio de softwares de computador. 

Nas empresas muito pequenas, os sistemas gratuitos, com ferramentas básicas, podem ser utilizados para evitar a criação de novas despesas. Quando os negócios se expandem, no entanto, a demanda também cresce, e um investimento na área de TI é primordial.

É aí que muitas empresas optam por um SaaS — sigla para Software as a Service, ou software como serviço, em tradução livre. Na hora de escolher a tecnologia que vai auxiliar a companhia, os gestores se deparam com as possibilidades de desenvolver ou comprar um programa pronto, que funcionará na própria sede, ou contratar um por assinatura, que será sempre atualizado e funcionará corretamente. 

Qual é a melhor escolha para o seu negócio? Descubra, neste artigo! 

O que é SaaS e quais são as suas aplicações? 

Para entender o que é um software por assinatura, vamos voltar um pouco no tempo. Durante as primeiras décadas da computação, as máquinas trabalhavam de forma desconectada.

Dessa forma, cada computador era seu próprio mundo, e sua capacidade estava diretamente relacionada com seus componentes físicos (hardwares) e com os programas que foram criados nele ou instalados (softwares) por meio de alguma mídia física — inicialmente, disquetes e, depois, CDs ou pen drives.

Nessa época, cada usuário (ou empresa) era responsável por adquirir, instalar, configurar, aprender a utilizar e fazer a manutenção de que precisava. Empresas tinham setores de TI robustos, tanto pelo tamanho do equipamento quanto pela necessidade constante de atualização, revisão e suporte a usuários.

Com o avanço da internet, surgiu a possibilidade de instalar softwares baixados pela rede, encurtando o caminho. Mas a utilização e a capacidade de rodar o programa continuava uma tarefa solitária. Foi, então, que surgiram os primeiros sistemas por assinatura, que oferecem a hospedagem e se responsabilizam pela segurança e bom funcionamento, tanto do sistema em si quanto dos componentes físicos em que ele está armazenado. 

A empresa que gerencia o SaaS cobra uma mensalidade ou anuidade para manter tudo sempre em ordem e à disposição. Por outro lado, elimina o investimento inicial de alto valor e o período de transição até a plataforma atingir o pleno funcionamento é reduzido. 

Um SaaS pode ser útil a todo tipo de empresa. Seja na produção agrícola, seja na indústria, no comércio ou na prestação de serviços, um software que centraliza dados, agiliza trâmites burocráticos e facilita a gestão é um grande aliado. 

Exemplos de empresas SaaS

Se ainda restam dúvidas sobre o que são as empresas SaaS, separamos algumas das mais famosas, que talvez você nem soubesse, para exemplificar na prática esse tipo de serviço. Veja! 

Dropbox 

Vamos começar por um dos maiores sites de armazenamento de arquivos em nuvem. No início de 2016, a empresa conseguiu reunir 500 milhões de usuários em todo o mundo. Isso chamou a atenção da Apple, que fez uma proposta de compra.

Paypal

Criada para facilitar o pagamento de maneira online, a configuração da plataforma, seja para pessoa física, seja para pessoa jurídica, é muito fácil. Ela chegou para descomplicar a forma de pagamentos recorrentes, cobrando valores por operações concluídas.

Netflix

A Netflix é o exemplo mais próximo do nosso dia a dia. A empresa oferece filmes e séries por um pequeno valor mensal, com um bom custo-benefício, já que tem acesso a um catálogo com inúmeras opções.

Zendesk

Um dos players consolidados no Brasil, por oferecer automação do serviço de atendimento ao cliente, abrange 120 mil empresas. A proposta da Zendesk é dar acesso a uma plataforma com vários canais de comunicação por um valor fixo ao mês.

Salesforce

Eleita pela Forbes, a Salesforce é uma das empresas mais inovadoras do mundo. O primeiro produto foi lançado em 2000, colocando quase um fim na compra de licenças de programas de computador, com um ambiente de automação de vendas virtual, pensado para gerenciar o relacionamento com o cliente.

Google Drive

Similar e concorrente do Dropbox, o Google Drive oferece armazenamento para documentos e arquivos gratuitamente ou por um preço baixo para quem quer obter mais espaço ou outras funções.

Quais são as métricas de uma empresa SaaS?

Acompanhar como está a performance de vendas e relacionamento com os clientes é crucial para o sucesso de um negócio. Em empreendimentos SaaS, essa mensuração é ainda mais importante por depender dos resultados mês a mês. Por isso, separamos as principais métricas para avaliar. Confira!

Taxa de churn

Captar novos clientes custa mais caro do que reter os que já compraram alguma vez de você. A taxa de churn nada mais é do que o índice de cancelamento em um período. Eventualmente, alguns assinantes deixarão de utilizar o serviço, mas é preciso acompanhar de perto se essa taxa está muito alta.

Para calcular o churn, basta dividir a quantidade de cancelamento em um mês pelo número de clientes que ficaram ativos. O resultado mostra uma ideia da aceitação do seu produto.

LTV

O indicador Lifetime Value ajuda a medir o relacionamento com os clientes. Na prática, trata-se de um valor previsto que um consumidor gastará durante um período. Assim, fica viável elaborar um orçamento estratégico e baseado na realidade do empreendimento.

CAC

Customer Acquisition Cost, ou Custo de Aquisição por Cliente, mostra quanto de recurso financeiro é preciso investir para conquistar uma nova venda. Essa forma inteligente ajuda na determinação do teto de gastos do negócio para buscar novos clientes.

Para chegar em um resultado, some todos os custos das áreas de marketing e vendas e, em seguida, divida o valor pelo número de novos consumidores.

MRR

O indicador Receita Recorrente Mensal, na tradução para o português, mensura o valor recebido mensalmente com as renovações de assinatura. É importante medir esse ponto, pois, caso os clientes não estejam satisfeitos, eles cancelarão a assinatura e isso desestabilizará a renda da empresa.

Para descobrir o MRR, é possível usar a seguinte fórmula:

MRR = Número de clientes × Valor médio recebido deles

Quais são as vantagens de optar por um SaaS?

São muitos benefícios que um SaaS pode trazer para as organizações e equipes. A seguir, você conhecerá os principais motivos para usar esse tipo de serviço e entenderá por que vale a pena começar a investir em um. Veja!

Investimento inicial pequeno

Criar um software do zero exige conhecimento, tempo e muita dedicação. Mantê-lo funcionando e atualizado, também. Contratar profissionais que façam isso especialmente para a sua empresa é, atualmente, quase inviável.

Os softwares de nome forte no mercado, mesmo que sejam generalistas, têm preços salgados, pois quanto maior a complexidade e a especificidade, mais ele pode custar. O SaaS, por outro lado, funciona com a lógica da prestação de serviço continuada e os valores são diluídos ao longo do tempo. Existem duas vantagens desse modelo:

- o software já está trabalhando para a empresa enquanto você administra seus custos. O retorno que ele dá, direta ou indiretamente, cobre o gasto, tornado o investimento muito seguro;

- se depois de contratar um SaaS você não ficar satisfeito, vale a pena escolher outra empresa e mudar de sistema. Ao comprar um software, o valor inicial investido deixa essa opção menos viável — inclusive, porque nada garante que a sua próxima escolha será acertada.

Personalização

Como já dissemos, um software feito especialmente para a seu negócio pode ser extremamente caro. No SaaS, por outro lado, você pode ter um serviço que atende exatamente às suas necessidades. Paga-se pelo que é utilizado, ou seja, você escolhe as funcionalidades compatíveis com o que precisa.

Alguns sistemas são tão inteligentes que o resultado será realmente algo único: layout, funcionalidades, zonas de acesso restrito, formas de compartilhamento e comunicação — tudo como você preferir.

Atualizações automáticas

Comprar um software e descobrir que existem falhas técnicas no programa ou ver sua versão se tornar obsoleta rapidamente pode ser frustrante — para dizer o mínimo. No contexto do SaaS, problemas no sistema serão corrigidos rapidamente, talvez antes mesmo que você os perceba!

Como existe uma equipe de profissionais dedicados ao bom funcionamento e aprimoramento do programa, a chance de estar em dia com as mais novas tecnologias do setor é muito maior. Assim, elimina-se a preocupação de ficar correndo atrás das novidades de TI.

Suporte especializado

Teve algum problema? Não entendeu como utilizar uma ferramenta? Quer acrescentar uma nova funcionalidade ao sistema? Procure a equipe de suporte do SaaS e tudo poderá ser resolvido em pouco tempo. Ao contrário de um software comprado, o atendimento ao cliente e a satisfação continuada são os pontos centrais do software por assinatura.

Acesso remoto

Se os dados estão na nuvem, não é preciso estar na empresa para acessar o sistema. Qualquer equipamento conectado à internet pode ser integrado, facilitando utilizações em home office e nos serviços que acontecem de forma descentralizada. Se a empresa presta serviço domiciliar, por exemplo, o funcionário pode alterar dados do cliente e fazer um relatório diretamente do local.

Segurança

Cuidar da sua própria segurança online pode ser difícil, ineficiente e caro, dependendo da capacitação dos seus funcionários de TI e do software adquirido para esse fim. Um SaaS, por outro lado, já inclui a proteção dos seus dados — afinal, eles estarão armazenados na sede da empresa contratada.

Esse é um dos fatores que mais devem pesar na hora de escolher entre os softwares por assinatura que atendem ao seu perfil. Procure uma empresa séria, que possa realmente garantir a proteção de todos os dados da sua empresa e dos seus clientes.

Ainda assim, existem muitas portas de entrada para pessoas mal-intencionadas no mundo virtual. As estratégias de segurança precisam ser elaboradas de acordo com as especificidades da empresa e devem ser cumpridas por todos que utilizam o sistema, para evitar riscos de invasão e perda de dados.

Economia

Com a transferência da operacionalização para uma empresa terceirizada, o setor de TI da companhia se torna extremamente enxuto, tanto em relação ao número de profissionais quanto ao espaço físico, quantidade e qualidade de equipamentos. Rodar programas é, de uma forma geral, a função que exige mais capacidade de um sistema computacional.

O que considerar antes de optar por um SaaS?

Empresas muito pequenas, em que a comunicação acontece basicamente offline, que não trabalham com grande quantidade de dados ou que não precisam de programas de computador complexos, podem optar por softwares de baixo custo ou, até mesmo, gratuitos, que podem atender às suas necessidades básicas. No entanto, praticamente toda empresa de médio e grande porte encontrará vantagens ao optar por um SaaS.

Faça uma boa pesquisa de mercado antes de escolher o sistema que atenderá a sua empresa. Comece pelos softwares prontos disponíveis no mercado. Além do preço do programa, considere os requisitos mínimos e o investimento em hardwares que deve ser feito para suportá-lo.

Coloque na conta, também, os custos de manutenção e a energia elétrica que seu funcionamento demanda. Faça uma previsão de obsolescência para calcular quando será necessário outro investimento. Com esses valores em mãos, procure um SaaS, veja o que oferece como diferencial e faça a comparação do custo-benefício. Você verá que as vantagens falam por si mesmas.

O SaaS é uma ferramenta poderosa nas mãos de gestores com boa visão de futuro. Aproveite o que a tecnologia pode fazer de melhor pela sua empresa e se preocupe menos com o que você precisa fazer por ela, focando sua energia no crescimento organizacional.

Quer sair na frente dos seus concorrentes? Entenda a relação entre vantagem competitiva e tecnologia e descubra como fazer isso por meio da melhoria dos seus processos.