Software para backoffice: como ele pode melhorar a gestão da empresa

Software para backoffice: como ele pode melhorar a gestão da empresa

Você sabe quais departamentos constituem o chamado backoffice e qual sua importância para que todas as demais equipes possam trabalhar com tranquilidade?

Backoffice são todos os departamentos administrativos ou operacionais de uma empresa que exercem suas funções com pouco ou até mesmo nenhum tipo de contato com clientes. Ou seja, fazem parte do backoffice o Financeiro, Fiscal, Contabilidade, Administração de materiais, entre outros.

Com tantas funções sendo executadas por todas estas equipes diferentes, é claro que a falta de integração de todos os dados pode ser muito prejudicial para vários aspectos da organização. E é sobre isso que vamos falar no post a seguir: a importância de melhorar a gestão do backoffice e todos os benefícios que um ERP para backoffice podem levar para toda a empresa. Confira!   

Quais as principais dificuldades da gestão de backoffice?  

São muitos dados diferentes que precisam ser analisados em conjunto para que gestores e líderes consigam obter insights e tomar decisões mais assertivas e com agilidade. 

Vamos imaginar como cenário uma construtora. Faz parte da gestão de backoffice desta empresa lidar com compras, vendas, negociação com fornecedores, estoque, distribuição e inúmeras outras funções.

E se na hora de levantar um edifício acaba todo o estoque de estrutura metálica? Ou se o fornecedor que geralmente vende o material de repente fecha as portas e a construtora se vê tendo que negociar com novos fornecedores que cobram valores diferentes? Tudo isso eventualmente irá impactar na construção, no fluxo de caixa, nos orçamentos da empresa, e até mesmo nos valores cobrados pelas construções depois de prontas.

Sem uma gestão de backoffice eficiente, otimizada e integrada, toda a operação da construtora poderia ficar impactada durante dias, ocasionando um prejuízo enorme. 

Em outras palavras, o backoffice é fundamental para que as demais áreas das organizações, incluindo o front office, ou departamentos que lidam diretamente com os clientes, possam funcionar com fluidez e produtividade. E a melhor forma de garantir a eficiência da gestão de backoffice é investindo em um software para backoffice.  

Importância e benefícios do investimento em um ERP de backoffice

Como dissemos acima, para que todos os departamentos de uma empresa funcionem em sincronia, é necessário que haja uma gestão de backoffice de ponta a ponta, com integração de dados em uma solução ágil e simples de ser utilizada. E todas estas necessidades podem ser diminuídas com o uso de um software para backoffice.

Acompanhe a seguir que outros resultados e ganhos o gestor consegue ao investir em um ERP de backoffice:

1.Agilidade nos processos

Muitos departamentos do backoffice lidam com informações burocráticas e complexas, como acontece nas áreas de contabilidade ou fiscal, por exemplo. Um software para backoffice completo oferece funcionalidades desenvolvidas especificamente para agilizar o cotidiano destes profissionais, como emissor de notas fiscais, centralizador de cotações, entre outros.

2.Integração de dados e segurança na tomada de decisão

Para que uma empresa funcione com fluidez, é necessário que a gestão de backoffice seja completamente integrada, já que as informações de determinado departamento influenciam nas decisões dos outros.

Já imaginou se os dados dos departamentos de Compras, Estoque e Logística não estivessem integrados e disponíveis para os diferentes gestores? Com certeza haveria problemas como excesso de produtos nas prateleiras, ou falta de matéria-prima para a produção, atraso nas entregas e muitos outros desafios.

Além disso, como a equipe de marketing poderia criar estratégias assertivas sem conhecer as informações da equipe de vendas? Tomadas de decisão eficientes exigem informações seguras e disponíveis a qualquer momento, e este é um dos principais benefícios de um ERP para backoffice.    

3.Fluidez de informações entre os times

Como dissemos, muitas informações precisam ser consultadas e analisadas por pessoas de outras equipes. E a única forma de proporcionar essa troca de informações fluída é com um software para backoffice que esteja na nuvem, possa ser acessado por dispositivos móveis e atualize as informações em tempo real. 

4.Compliance para áreas estratégicas

Um software para backoffice completo e atualizado é desenvolvido segundo as exigências de conformidade tributárias e fiscais. Dessa forma, os processos de lançamento, processamento e consulta de informações podem ser feitos de maneira segura, ágil e integrada. Ou seja, as burocracias que tomam tanto tempo e dedicação dos profissionais contábeis e fiscais ficam muito mais fáceis e precisas.   

Como escolher o melhor ERP para backoffice?

Se você compreendeu as vantagens que um software para backoffice pode levar para toda a empresa, mas ainda está inseguro quanto à escolha da melhor tecnologia, muitos diferenciais podem ser levados em consideração durante a análise de fornecedores. São eles:

Solução robusta e confiável

Um ERP para backoffice completo e robusto deve ser desenvolvido de acordo com as necessidades das diferentes equipes que exercem suas funções utilizando a tecnologia. Pode ser bastante positivo fazer uma lista de funcionalidades que poderão levar mais produtividade para os departamentos e procurar uma solução que ofereça tudo isso. Além disso, para saber se o software para backoffice é realmente confiável, busque opiniões de quem já utiliza e confira os cases de sucesso.  

Reconhecida pelo mercado

Acessar o site da empresa de tecnologia que desenvolve o software já é uma grande oportunidade de saber se a empresa é reconhecida pelo mercado. Isso porque o site já irá dizer se a empresa tem filiais, quantos anos está no mercado, qual o número de clientes, que prêmios já conquistou em sua jornada, entre outros. Todas essas informações são importantes na hora de tomar a decisão de escolha da tecnologia.

Portfólio de clientes contextualizados ao segmento

Alguns segmentos específicos têm necessidades diferentes, e isso deve ser levado em consideração na hora de escolher o software de backoffice adequado. A empresa que você está analisando oferece um portfólio de clientes completo dividido por segmento para você compreender se a parceria é a correta para seu negócio? 

Facilidade de uso (UX)

De que adianta uma solução completa e robusta se a troca de informações é lenta, a usabilidade é prejudicada e complexa e os profissionais encontram inúmeras dificuldades ao utilizá-la? Neste caso, a user experience é fundamental para que o sistema seja simples e intuitivo.

Plataforma em nuvem

Este é um diferencial indiscutível. Em um cenário de home office, trabalhos externos, dispositivos móveis, etc. é fundamental que o ERP de backoffice seja baseado em computação em nuvem e possa ser acessado independente de onde o profissional esteja.

Integração de processos

Já ficou mais do que compreendido que uma gestão de backoffice eficiente só é conquistada quando todos os departamentos têm a certeza de que os dados compartilhados estão integrados e atualizados em tempo real. 

Compliance garantido

Ter a confiança de que os processos dos departamentos de contabilidade e tributação fiscal estão de acordo com o compliance e com as mudanças legislativas do país é um diferencial que pode tornar o dia a dia dos seus profissionais muito mais produtivo e livre de erros.

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