Saiba como implementar um programa de compliance na sua empresa
Como implementar um programa de compliance na sua empresa

Saiba como implementar um programa de compliance na sua empresa

Para que a governança corporativa aconteça, é preciso que um programa de compliance seja aplicado. O termo é oriundo do verbo em inglês "to comply" e quer dizer "estar de acordo com". O tema vem ganhando cada vez mais destaque a partir da busca pelas empresas na integridade e transparência de suas operações.

Saber como implementar o compliance envolve etapas que, se não forem cumpridas adequadamente, podem colocar em xeque a reputação de uma companhia. Em outras palavras, quem vai querer fechar negócio com uma empresa sem transparência?

Por isso, preparamos este conteúdo para que você entenda o que é um programa de compliance, qual a importância de contar com um sistema de gestão que garanta conformidade e transparência aos processos e como implementar essa ferramenta na empresa. Continue a leitura do artigo para saber mais sobre o assunto!

O que é um programa de compliance?

De forma simplificada, o programa de compliance é uma ferramenta capaz de indicar processos que atuam frente ao desenvolvimento de diretrizes dentro de uma empresa. Esses direcionamentos devem contribuir para que o negócio esteja em conformidade com a legislação e as normas previstas. Além disso, o sistema oferece recursos para uma boa organização interna.

Por organização interna entende-se os procedimentos necessários para a fiscalização e o incentivo às denúncias de corrupção. Com o auxílio da ferramenta, esse processo é feito por meio de auditorias e campanhas para combater quaisquer irregularidades dentro da instituição.

O trabalho para manter a transparência dos dados, a visibilidade da organização e a conformidade dos processos é um esforço contínuo e precisa ser realizado ainda que a empresa não tenha um histórico de atitudes indevidas.

Em outras palavras, a finalidade do programa de compliance não é limitada apenas a corrigir um problema já existente, mas sim prevenir que situações indesejadas venham a acontecer.

Organizações que gerenciam um grande número de colaboradores na equipe tendem a lidar com cenários ainda mais desafiadores quando se trata de regulamentar cada membro do time dentro de um ambiente corporativo. Portanto, é fundamental contar com determinações e regras que norteiem as condutas desejadas por cada indivíduo e, é claro, pela companhia em seu papel como uma entidade jurídica.

Por que é importante contar com um programa de compliance?

Agora que você já sabe o que é um programa de compliance e qual a sua finalidade no ambiente corporativo, mostraremos os principais motivos pelos quais esse tipo de ferramenta tem se mostrado indispensável em organizações com perspectiva de futuro e crescimento em um mercado cada vez mais acirrado.

Mantém a empresa em conformidade com as legislações

Como mencionamos, entre as inúmeras funcionalidades de um programa de compliance, podemos afirmar que o estabelecimento de práticas e ações para alinhar os valores da organização com as normas regulamentadoras e exigências da lei é uma das mais importantes.

Esses procedimentos devem ser transparentes na proposta de combate à corrupção da empresa, além de priorizar outras condutas que estejam em conformidade com a clareza das informações e a ética dos negócios.

Garante transparência aos processos

Um eficiente programa de compliance conta com todos os recursos necessários para que a empresa sustente a sua credibilidade e mantenha a sua reputação intacta em um mercado disputado e inconstante como o atual. Isso é imprescindível para que o negócio seja sustentável, reduza danos e garanta uma boa saúde financeira por bastante tempo.

Por vivermos em tempos em que conceitos como Indústria 4.0 e Consumidor 4.0 são cada vez mais comuns, é muito importante que os gestores entendam como o comportamento de consumo e as relações entre os clientes e as marcas estão mudando, devido à forte presença da tecnologia na vida da sociedade moderna.

Garante a segurança da informação

Em tempos de transformação digital acelerada, muito se fala sobre a segurança da informação na Cloud Computing, visto que dados sensíveis dos usuários circulam diariamente no ambiente virtual em grandes volumes.

O menor descuido, seja por falta de conhecimento de um colaborador ou ausência de um sistema de gestão seguro, pode resultar em graves consequências, como vazamento de informações corporativas sigilosas.

O fato é que a migração em massa para o mundo online tem inúmeras vantagens, mas também oferece seus riscos, especialmente para empresas que não contam com ferramentas adequadas para gerenciar processos, como um bom programa de compliance fundamentado na nuvem e recursos de segurança, como a criptografia.

Reduz custos

Em síntese, contar com ferramentas inovadoras, como um programa de compliance, gera impactos positivos que desencadeiam uma série de benefícios para o que, no final das contas, é o que realmente importa para qualquer gestor: a reputação e a lucratividade do negócio. Fatores indispensáveis para garantir sua sobrevivência e longevidade no mercado.

Afinal, esse tipo de sistema de gestão gera informações úteis para a tomada de decisões e a inteligência de mercado, o que é indispensável para que a organização dê passos nas direções corretas. Assim, a empresa evita desperdícios, otimiza processos e reduz custos operacionais.

Melhora o clima organizacional

Outro impacto notável que a implementação de um programa de compliance traz para a empresa é a melhoria do clima organizacional, pois aumenta a produtividade dos funcionários e garante que a equipe trabalhe em um ambiente livre de riscos.

Com isso, a instituição alinha os valores éticos aos objetivos dos colaboradores, fomentando um sentimento de satisfação entre os funcionários. Sendo assim, um programa de compliance pode até mesmo ajudar a otimizar o índice de retenção e atração de talentos do mercado de trabalho, o que resulta em vantagem competitiva.

Como implementar um programa de compliance em sua empresa?

Nos tópicos abaixo, explicamos as cinco etapas indispensáveis para implementar o compliance na sua empresa. Continue conosco até o final!

Faça uma análise de riscos

Existe uma realidade da qual não há como fugir: muitas empresas cometem atos ilícitos, umas em maior e outras em menor grau. Com base nessa informação, é essencial para o sucesso do compliance que o núcleo gestor de uma companhia tenha consciência disso e faça uma análise de riscos. Dessa forma, o controle sobre as atividades da organização será efetivo, de modo a mitigar atividades que venham a manchar a reputação do negócio.

Crie um código de conduta

Em virtude dos inúmeros escândalos envolvendo o dinheiro público, o Governo Federal aprovou a Lei Anticorrupção, em 2013. Com base em tal legislação é que os responsáveis pelo compliance criaram um código de conduta para ser seguido por todos dentro de uma companhia.

Ofereça canais de comunicação

Um programa não deve ser imposto, mas sim comunicado a todos os colaboradores. Dessa maneira, cada profissional terá a consciência sobre a importância do compliance, assumindo a responsabilidade de prezar a ética corporativa, com o intuito de preservar o nome da empresa perante os clientes e o mercado como um todo.

Capacite os colaboradores

Para implementar o compliance, é preciso montar uma equipe. A quantidade de membros é algo que vai variar de empresa para empresa. O importante é que todos os envolvidos tenham o conhecimento e a expertise necessários para conduzir de modo eficiente o programa de governança corporativa. Nesse sentido, os quatro cargos desejáveis dentro da equipe são:

- analista;

- coordenador;

- gerente;

- diretor.

Avalie e corrija os problemas

Depois de implementado o programa de compliance, é necessário fazer um acompanhamento de perto, com o intuito de identificar e corrigir os problemas que surgirem.

Para isso, o uso de canais de comunicação se faz muito importante. Dessa forma, os colaboradores terão os meios de informar à equipe quaisquer irregularidades, como conflitos de interesses e atividades comerciais não condizentes com o programa adotado.

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Por meio dos softwares da Senior Mega, os gestores podem protagonizar o processo de transformação de suas empresas, proporcionando muito mais agilidade, automação e produtividade aos procedimentos. O programa de compliance do ERP Mega XT, por exemplo, oferece recursos para automatizar de simples atividades cotidianas até os mais complexos processos. Tudo em uma interface simples, acessível e intuitiva.

Como você pôde conferir neste artigo, contar com profissionais capacitados é fundamental, de maneira que a equipe tenha entendimento profundo da legislação, com a finalidade de assegurar uma boa governança corporativa. Portanto, saber como implementar o programa de compliance envolve, além de bons colaboradores, o mapeamento de riscos, a criação de um código de conduta, a boa comunicação interna e o acompanhamento do programa depois de implementado.

Mostramos, também, a importância de um programa de compliance para que a empresa evite escândalos e exposições públicas que comprometam a sua imagem de maneira negativa, visto que essa ferramenta contribui para que os gestores garantam a transparência dos dados, a visibilidade das informações e a conformidade com as normas e legislações.

 

 

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