Reduza os processos burocráticos de sua empresa em 5 passos

A maioria das pessoas enxerga a burocracia apenas como algo negativo. Mas a verdade é que os processos burocráticos, quando bem administrados, são parte importante das organizações.

São eles que permitem que os processos sejam realizados sem falhas e as informações geradas pela empresa sejam arquivadas de forma correta, impedindo a perda de dados importantes.

Dessa forma, podemos entender que a burocracia é parte fundamental para o funcionamento das organizações. No entanto, alertamos que ela deve ser bem administrada para não ocupar um espaço maior do que o necessário no dia a dia da sua empresa.

Afinal de contas, os funcionários são orientados a trabalhar em busca dos objetivos estratégicos da organização. E aí, nesse sentido, sim, o excesso de burocracia pode ser um fator negativo.

Veja, abaixo, como reduzir os processos burocráticos da sua empresa em 5 passos:

1. Estabeleça uma revisão periódica de processos

Processos precisam ser constantemente revisados. Ao longo do percurso organizacional, os processos caem na rotina dos colaboradores e, muitas vezes, ocupam mais espaço na agenda do que deveriam.

Uma lenda comum em organizações é a que diz que um processo só é realizado da mesma maneira porque sempre foi feito assim. Ou seja, ninguém se preocupou em propor melhorias.

Estabeleça um cronograma anual de revisão de processos para que você consiga otimizá-los e até mesmo eliminar aqueles que se tornaram desnecessários.

2. Automatize o que for possível

Processos rotineiros e atividades extremamente repetitivas podem ser realizados com a ajuda da tecnologia. Lembre-se de que os seus funcionários são o seu bem mais valioso e, por isso, eles devem estar focados no cumprimento dos objetivos estratégicos da organização.

Quando fizer a sua revisão de processos, procure verificar quais são aqueles que podem e devem ser automatizados.

3. Digitalize documentos

Papelada combina com burocracia, não é mesmo? Portanto, se você quer reduzir seus processos burocráticos, precisa rever a quantidade de papéis que circulam diariamente na empresa. Eles são realmente necessários?

Hoje em dia, fazer consultas pela tela do computador é mais prático e até mais seguro: se houver um incêndio na empresa, por exemplo, o que vai acontecer com os papéis arquivados?

Nem mesmo as assinaturas podem ser usadas como desculpa para se manter a papelada. Atualmente, é possível contratar softwares que possibilitam a utilização de assinaturas eletrônicas de documentos.

4. Dê mais autonomia à equipe

Uma das vilãs da burocracia é a necessidade de controle total dos líderes sobre os processos. Se você, como gestor, precisa conferir e assinar tudo o que se passa na sua empresa, algo está errado no seu processo.

Por mais importante que seja a sua participação, ela não deve ser obrigatória em todos os momentos. A equipe precisa ter um certo grau de autonomia para dar andamento a tarefas mais rotineiras. Desapegue e veja a produtividade da sua empresa melhorar.

5. Reveja o espaço físico

Pode parecer que não, mas a desorganização do espaço físico é um inimigo da celeridade nos processos.

Armários bagunçados, papéis espalhados, mesas mal posicionadas fazem com que os funcionários percam mais tempo do que o necessário em alguns processos importantes.

Quer saber mais sobre como reduzir os processos burocráticos da sua empresa? Então, não perca tempo e entre em contato conosco!