Qual é o momento ideal para implementar um ERP na sua empresa?

Descobrir o momento ideal para implementar um ERP na sua empresa é essencial para o sucesso dos negócios. Na era da inovação, dispor de informações úteis e dados estratégicos do ambiente interno e do seu ramo de atuação com agilidade e eficiência pode fazer toda a diferença. Afinal, isso permite desenvolver uma tomada de decisão mais assertiva, primordial para se manter competitivo e relevante no mercado.

O ERP é um aliado importante na gestão do conhecimento corporativo, um ativo muito valioso que não pode ser negligenciado pelas empresas. A seguir, você encontrará dicas relevantes que vão lhe ajudar a descobrir qual é o momento ideal para implementar esse sistema e aprimorar suas atividades. Acompanhe!

Como saber se sua empresa precisa de um ERP?

Por integrar várias rotinas empresariais, todo negócio precisa de sistemas que facilitem e otimizem esses processos. É o caso do ERP (do inglês Enterprise Resource Planning), usado por empresas que desejam centralizar as atividades corporativas de áreas distintas em uma única plataforma.

Essas ferramentas são extremamente importantes para a tomada de decisão estratégica da empresa. Por meio delas, os gestores podem ter uma visão mais completa da organização, tornar a operação mais ágil e usufruir de informações relevantes de maneira prática.

Um bom ERP deve ser moldado conforme as necessidades do cliente, sendo capaz de processar dados variados, tais como:

- faturamento;

- fluxo de caixa;

- tributos;

- recursos humanos;

- gerenciamento do estoque;

- inventário de bens;

- gestão patrimonial.

Vale destacar que, infelizmente, muitos empreendedores só percebem a real necessidade da implementação de um software ERP quando as coisas perdem o controle ou quando as operações começam a demonstrar falhas, ocasionando prejuízos ou ineficiência nos processos.

Por isso, o ideal é pensar nessa estratégia como uma melhor forma de gerenciar a sua empresa e planejar esse investimento como a base principal para a gestão. Dessa forma, se sua empresa ainda não apresenta todas essas comodidades no dia a dia, fica muito fácil perceber a necessidade de implantar um ERP, não é mesmo?

Como um ERP pode ajudar a melhorar a gestão da empresa?

Uma boa gestão garante não só a estabilidade do negócio, como também facilita as tomadas de decisão, visando ao crescimento e à expansão. Por ser algo abrangente, que envolve desde questões financeiras até gestão de pessoas, é necessário contar com tecnologias inteligentes que otimizem e auxiliem o trabalho dos gestores.

Diante disso, podemos dizer que o software de gestão tem o intuito de integrar as informações, possibilitando um melhor controle gerencial. Isso permite que a empresa tome decisões mais coerentes, já que todas as informações ficam concentradas em um só lugar de forma organizada e armazenadas com segurança em uma base de dados confiável.

Com esse sistema de gestão integrado, o retrabalho, o acúmulo de dados e a dificuldade em encontrar informações importantes são praticamente eliminados do cotidiano da empresa, aumentando a produtividade e o compartilhamento de dados entre os setores.

Além da gestão integrada dos processos empresariais, o ERP oferece inúmeras vantagens que otimizam o gerenciamento dos negócios, tais como:

- melhoria da comunicação;

- redução dos custos;

- garantia de vantagem competitiva;

- aumento na produtividade;

- padronização das atividades;

- eficiência na geração de dados;

- maior controle das operações;

- segurança da informação;

- cumprimento das obrigações legais;

- aperfeiçoamento da gestão financeira;

- garantia de qualidade das informações processadas.

Quais sinais indicam o momento ideal para implementar um ERP?

Muitos problemas vistos como inerentes ou corriqueiros aos negócios podem ser solucionados com um sistema integrado de gestão. Por isso, é necessário que os gestores estejam atentos a possíveis sinais que indicam que chegou a hora de implementar um ERP.

Confira agora algumas situações que podem ser resolvidas facilmente pelos ERPs!

Informações descentralizadas

Quando a informação não está disponível de maneira fácil, perde-se um tempo precioso apenas para adquiri-la, tornando as rotinas engessadas e custosas. Sem um relatório exato da situação do estoque ou dos bens da empresa, por exemplo, o departamento de vendas e o de contabilidade ficam prejudicados em suas funções.

Dificuldade para tomada de decisões estratégicas

Informações desencontradas, incompletas ou mal registradas podem gerar inconsistências prejudiciais à tomada de decisão. Apenas com uma gestão empresarial integrada é possível dispor de indicadores, de relatórios e de canais de comunicação que tornam a condução do negócio mais objetiva e fluida.

Uso de múltiplas ferramentas

Os colaboradores podem enfrentar dificuldades para executar sua rotina de trabalho quando contam com sistemas distintos e ultrapassados. Burocracia e ferramentas inconsistentes tornam as operações lentas, fazendo com que tarefas simples demorem muito mais tempo, prejudicando a produtividade da empresa.

Atendimento do fornecedor não adequado à necessidade

Outra situação muito comum é quando a empresa experimenta um amplo crescimento e o sistema não consegue acompanhar essa evolução. O ideal é que o fornecedor dê conta de atender às suas necessidades e preste um suporte adequado aos usuários do sistema de gestão.

Quais as etapas para implementar um ERP na sua empresa?

Para implantar um ERP na empresa, é preciso considerar alguns processos para que a transição seja rápida e eficaz. Lembre-se também de envolver os colaboradores no processo. Afinal, eles serão responsáveis por realizar as operações e transmitir as informações importantes dentro da companhia.

Depois de conversar com as equipes, explicar como funciona o sistema e como ele transformará a rotina de trabalho, é hora de iniciar a implementação. Conheça as etapas!

Analise a demanda do negócio

Antes de qualquer coisa, os gestores precisam conhecer as demandas a serem atendidas. Ou seja, é necessário definir quais são os objetivos de adotar um sistema ERP e o que ele precisa fazer.

Essa etapa é fundamental para o sucesso da ferramenta na empresa. Portanto, reúna-se com todo o time, escute os profissionais e entenda quais são as necessidades do negócio e como gerenciar os processos.

Escolha o ERP ideal

Você deve observar alguns detalhes na hora de escolher um ERP para a sua empresa. O ideal é mapear os processos para entender como o negócio funciona e, somente depois, bater as necessidades da organização com os requisitos do sistema. Lembre-se de analisar o momento da empresa, avaliar a sua estrutura, considerar o número de usuários permitidos no ERP e, por fim, avaliar o seu orçamento.

Nesse caso, também é importante buscar um bom fornecedor. Para isso, consulte o histórico da empresa escolhida, verifique se ela disponibiliza uma assistência técnica e quais os horários de atendimento disponíveis.

Realize testes

Depois de configurar o novo sistema, certifique-se de que tudo está funcionando normalmente. Em geral, as adaptações da ferramenta vão depender das necessidades, do porte, além do número de usuários e de serviços escolhidos pela empresa.

Nesse caso, é primordial fazer testes para saber se todo o projeto está funcionando na prática. A recomendação aqui é simular um ambiente que demande uma carga maior do software, de modo que se possa avaliar como ele vai reagir.

Treine os colaboradores

Não basta que os colaboradores saibam quais serão as mudanças realizadas e a causa de aplicá-las. Eles precisam ter domínio da operação do sistema para realizar suas tarefas com o máximo de produtividade possível.

Por isso, não deixe de investir no treinamento da equipe. Afinal, é importante que todos saibam usar a ferramenta e tenham em mente tudo o que ela pode oferecer para as tarefas diárias, a fim de garantir o aumento da produtividade e a eficiência do sistema ERP.

Quais são os erros comuns nesse processo e como evitá-los?

Todo processo de mudança passa por desafios que deixam a transição um pouco mais difícil. E, se você não reconhecer os principais erros durante a implantação, o sistema pode acabar se tornando um problema em vez de uma tecnologia de otimização e organização.

Sem dúvida, não ter um planejamento e não treinar a equipe são os erros que mais prejudicam o funcionamento do ERP. Como a ferramenta precisa reunir todos os dados da empresa, isso exige organização e um planejamento prévio. Além disso, os funcionários são os principais envolvidos no uso da solução e devem estar preparados para a sua chegada.

Nem sempre o software mais lembrado ou mais vendido será o adequado para a sua empresa. Nesse momento, o mais importante é ver o conjunto de funcionalidades que o ERP oferece e optar por aquele que atende às necessidades do negócio.

A implantação do sistema de gerenciamento deve ser encarada como uma transformação cultural na empresa, e todos precisam estar envolvidos, não apenas a alta gestão. Sendo assim, para evitar alguns erros comuns, siga nossas dicas:

- não escolha o ERP pela sua fama;

- não envolva áreas de negócio na definição dos requisitos;

- estabeleça contratos exatos com o fornecedor de ERP;

- modele os processos de acordo com o novo sistema;

- não subestime o tempo e os recursos necessários ao projeto;

- envolva todos os colaboradores da empresa;

- não exagere nas customizações;

- identifique os principais stakeholders do projeto e entenda o nível de engajamento e de influência de cada um deles;

- pense em estratégias de comunicação para reduzir a resistência dos funcionários;

- selecione apenas os dados indispensáveis para o negócio ao migrar de sistema.

Como uma empresa especializada pode facilitar a implementação?

Como vimos, ERPs são soluções altamente exitosas. Mas, para implantar esses sistemas, é preciso contar com os melhores fornecedores que ofereçam um bom produto aliado a um suporte e atendimento diferenciado para evitar dores de cabeça no futuro.

Várias empresas no mercado fornecem esses sistemas com valores e funcionalidades diferentes. Desse modo, é fundamental avaliar cuidadosamente as alternativas disponíveis. Considere, por exemplo, a qualidade do serviço prestado, o suporte e o treinamento que será oferecido depois da implementação do ERP.

É exatamente isso que nós da Senior Mega proporcionamos aos nossos clientes. Contamos com a melhor solução para ERP, longa experiência de mercado e assessoria de uma equipe altamente preparada para melhor atender.

Agora você já é capaz de saber quando implementar um ERP na sua empresa. E então, este é o seu momento? Não espere para tomar essa decisão. Caso ainda tenha dúvidas ou precise de orientação sobre como implantar a ferramenta, entre em contato agora mesmo. Será um prazer atender você!