O uso de planilhas ainda é muito presente no dia a dia de muitas empresas. Porém, é considerado ultrapassado para determinadas atividades, podendo atrapalhar a produtividade e, com isso, trazer diversos prejuízos.

As planilhas financeiras sempre foram utilizadas para organizar as contas nas empresas e com o tempo foram se aprimorando e ganhando mais funções. No entanto, apesar de oferecerem uma infinidade de recursos, muitas vezes são limitadas e pouco práticas no controle de projetos.

Se a sua empresa for grande, fica ainda mais complicado utilizar esse tipo de recurso, pois compilar as informações em um único local se torna praticamente impossível. Isso acontece porque, além de tornar lento o acesso e visualização da planilha, conseguir localizar uma informação com facilidade desperdiçará bastante tempo. Por conta disso, as organizações que desejam sair na frente e que possuem um bom planejamento já substituíram as antigas planilhas e adotaram softwares ERP.

Entenda no post de hoje por que é melhor ter um software ERP do que depender de planilhas.

Segurança das planilhas financeiras

Apesar de muita gente achar que as planilhas financeiras são seguras, esse pode ser um grande engano, pois, uma vez que são compartilhadas, as informações podem ser alteradas e o que havia lá anteriormente é perdido. A possibilidade de informações serem inseridas com erros também é muito grande — quanto mais humanizado o processo, maior a chance de falhas.

Isso tudo sem falar que ela pode ser facilmente apagada do local que está armazenada, mesmo que por engano e, no caso de um backup, esse pode estar desatualizado. Ainda pode cair em mãos erradas, por ser facilmente enviada por e-mail ou copiada em um pen drive. Enfim, os riscos são muitos, o que demonstra algumas das fragilidades e incertezas que as planilhas propiciam.

Complexidade do uso

Trabalhar com fórmulas simples é fácil e qualquer um pode aprender, porém uma planilha financeira vai exigir um conhecimento profundo no software, a fim de criar as fórmulas complexas e assim fazer os balanços e outros controles financeiros.

Por ter todos os processos otimizados e automatizados, um software ERP pode ser muito mais simples e, por conta disso, contribuir para que a produtividade dos colaboradores aumente.

Tomada de decisões

Um sistema ERP agrupa de maneira clara e estratégica todas as informações referentes aos diferentes setores da sua empresa. Você poderá acessar com facilidade e de qualquer lugar a informação que está necessitando, seja para um relatório ou para acrescentar uma informação em uma reunião. Além disso, este software fará com que a tomada de decisões seja muito mais embasada e certeira.

Qual seria a solução?

Apesar de as planilhas financeiras serem úteis para pequenos cálculos, para gerenciar toda uma empresa e apoiar as decisões financeiras, com certeza, não é mais. O avanço da tecnologia permitiu que fossem criadas novas alternativas para facilitar a rotina de uma empresa, e o software ERP é a mais acertada para quem deseja organizar as contas, já que são fáceis de manusear e contam com todo o suporte do desenvolvedor para utilização.

Além disso, elas podem ser parametrizadas de acordo com a necessidade da empresa e os acessos podem ser restritos conforme os níveis gerenciais, garantindo a confidencialidade das informações.

Como elas costumam ser armazenadas em nuvem, é possível que diversas pessoas acessem ao mesmo tempo e até mesmo de fora da empresa, agilizando o acesso as informações e o controle de processos.

Para a organização, o ERP é essencial, pois permite que documentos fiquem armazenados no sistema e vinculados à informação, então, se precisar de um dado importante, bastará apenas um clique.

Sua empresa já faz uso de um software ERP? Qual a sua experiência com ele? Compartilhe-a com a gente