Apesar de existirem ótimas ferramentas para elaborar planilhas, atualizar informações e relatórios, elas não são mais suficientes para uma boa gestão, principalmente para negócios com mais de um funcionário ou departamento, menos ainda para servirem como base para as tomadas de decisão na empresa.

Em nosso post de hoje, confira 5 razões para abandonar as planilhas e buscar ferramentas e softwares de gestão realmente eficazes!

1 - Planilhas não são seguras

Por funcionarem offline, as planilhas salvas no seu computador estão arquivadas no HD ou servidor da empresa. Isso quer dizer que em caso de curtos ou caso o servido trave, todo o material salvo pode ser perdido e não haverá maneira de recuperá-lo.

Além disso, você também sempre corre o risco de vírus infectarem documentos importantes e outros problemas não recorrentes, mas comuns, como quedas momentâneas de energia, que podem danificar e corromper os arquivos.

2 - Falta de praticidade

Geralmente você só consegue acessar as planilhas diretamente no computador em que elas foram salvas — claro que existem pen drives e HDs externos que podem ser usados como backup, mas você não quer passar pela situação em que precisa de um arquivo, para fechar um trabalho emergencial ou se preparar para uma reunião na segunda-feira, e ele não estar ao seu alcance, não é mesmo?

A utilização de softwares em nuvem permite que você acesse quaisquer documentos da empresa em questão de segundos, no seu smartphone, tablet ou notebook, bastando apenas conexão com internet.

3 - Perda de tempo com manutenção dos dados

Algumas empresas atualizam suas planilhas diariamente, semanalmente ou mensalmente — o ideal é que a periodicidade seja a mais curta possível pra uma boa administração. Mas isso significa muito trabalho e tempo para coletar os novos dados e escrevê-los na planilha.

Os softwares atuais têm a funcionalidade de atualização automática e fazem com que a sua equipe de gestão concentre-se na análise e não na verificação dos dados, o que propicia tomadas de decisão embasadas e acertadas.

4 - Fraca integração de dados

Imagine uma situação em que você precisa dos dados da força de vendas, recursos humanos e do fluxo de caixa ao mesmo tempo. No entanto, se você não tem todos essas informações integradas, será preciso contatar setor por setor, pasta por pasta, planilha por planilha, resultando em horas importantes de produtividade perdidas.

Um software de gestão de última geração permite que você integralize os dados numa única plataforma, podendo acessá-los e cruzá-los assim que for preciso.

5 - Controle pouco eficiente

Por melhor que seja a sua equipe, as planilhas são feitas à mão e podem conter erros. Um software de gestão completo automatiza o levantamento de dados em tempo real, facilitando até a implementação de indicadores. Ou seja, a margem de erro diminui a praticamente zero.

Você ainda utiliza planilhas em sua empresa? Já passou por alguma situação em que elas te deixaram na mão? Compartilhe com a gente a sua experiência!