Você já ouviu falar em ordem de serviço digital? Estamos em plena era da tecnologia da informação e muitas empresas ainda utilizam papel na hora de formalizar os pedidos de trabalho.
Esse modelo já está ultrapassado e ainda pode acabar prejudicando as atividades com a perda e extravio de informações, demanda por espaço físico de armazenamento e falta de organização.
Para demonstrar para você como pode ser benéfico para a sua empresa realizar a troca de seu sistema atual para um modelo de ordem de serviço digital, criamos essa pequena lista de vantagens. Confira!
1. Segurança da informação
Uma ordem de serviço é um documento que compartilha informações, muitas vezes confidenciais, e a sua perda ou extravio pode prejudicar a empresa, com o vazamento de dados dos clientes
Ao utilizar-se de um sistema digital de criação e compartilhamento de ordens de serviço, toda a informação será protegida por credenciais de acesso e apenas os interessados poderão verificar esses dados, evitando perdas e vazamentos.
2. Otimização do Gerenciamento de documentos
Um sistema específico para exercer uma determinada função, nesse caso a gestão das ordens de serviço, ele é muito mais ágil para desenvolver essa tarefa, trazendo maior eficiência para o seu time.
Além disso, um sistema de ordem de serviço digital já conta com modelos prontos para o preenchimento, sendo que o próprio solicitante pode abrir o pedido, agilizando ainda mais o processo.
Como se trata de um sistema, ele já valida as informações cadastradas e evita que documentos sejam gerados de forma errada e demandam uma correção.
3. Melhor controle de estoque
O sistema de ordens de serviço pode ser aplicado em conjunto com o controle de estoque, garantindo assim uma maior conformidade entre as atividades desenvolvidas e as informações cadastradas.
No caso de uma auditoria, para verificar qualquer situação, os dados cadastrados no sistemas de ordem de serviço digital podem ser checadas para garantir a consistência do estoque.
4. Sustentabilidade
O desperdício de papel é outro problema no uso de um modelo de ordens de serviço que pode ser evitado ao se passar para o digital. A sustentabilidade e a preocupação com o meio ambiente é cada vez maior dentro da sociedade.
Ao aderir a um sistema de ordens de serviço, imprimir pilhas de papéis deixa de ser necessário, evitando o desperdício ao mesmo tempo em que se corta custos operacionais.
5. Melhoria da comunicação
Com um sistema integrado que permita diferentes níveis de acesso, todos os interessados poderão ter acesso a ordem de serviço e descrever suas atividades, facilitando a comunicação.
Ou seja, não haverá desencontros e problemas durante a execução das atividades, pois todos poderão visualizar as etapas de trabalho sendo realizadas.
O Mega Serviços é a solução da Mega para a abertura de ordem de serviço digital, utilizando computação em nuvem para ofertar um sistema disponível a qualquer momento e de qualquer lugar, inclusive dispositivos móveis.
Antes de ir embora, dê uma olhada em nosso próximo post e entenda como otimizar as decisões de manutenção em sua empresa!