A nota fiscal eletrônica (NF-e) vem modificando a forma como as empresas comprovam suas transações comerciais e monetárias. Cada vez mais, a opção do bloco de notas físico vem perdendo espaço para essa opção prática, segura e integrada aos sistemas de gerenciamento empresarial (ERPs).

Como a evolução tecnológica caminha a passos largos, atualizações são corriqueiras para todos os tipos de aparelho eletrônico e programas computacionais.

As notas fiscais não são uma exceção: novas versões podem ser lançadas anualmente — a 3.10, no entanto, foi implementada em 2014 e só agora será substituída. O período de transição (quando as duas versões têm aceitação oficial) dura cinco meses.

Já está em vigor desde o final de 2017 a versão 4.0 da nota fiscal eletrônica, e tanto emissores quanto recebedores precisam ficar atentos às mudanças e ao prazo para adequação e descontinuação da nota 3.10: 02 de abril de 2018.

Se você está lendo este texto, muito possivelmente já sabe o que é Nota Fiscal 4.0, mas ainda não está familiarizado com todas as alterações ocorridas no seu layout. Siga conosco para entender como se dará o preenchimento das NF-e daqui para a frente.

O que há de novo?

Veja algumas das alterações mais significativas:

• o protocolo Secure Socket Layer (SSL) não será mais aceito como canal de comunicação na NF-e 4.0, apenas o Transport Layer Security (TLS) 1.2 ou versão superior. Essa medida trará mais segurança para o processo;

• no campo "indicador de presença" (IndPres), agora há a opção "operação presencial, fora do estabelecimento", que permite enquadramento de transações ambulantes;

• criação de um novo grupo, a "rastreabilidade de produto", no qual devem constar lote e data de fabricação de itens com especificidades sanitárias e possibilidade de recall, como remédios, bebidas, produtos odontológicos e veterinários;

• para medicamentos, há um campo específico para preenchimento com o código do produto na Agência Nacional de Vigilância Sanitária (ANVISA);

• o Fundo de Combate à Pobreza (FCP) ganha um campo de preenchimento para operações internas e interestaduais;

• no "grupo X-informações do transporte da NF-e", agora também serão aceitos o transporte próprio por conta do remetente ou por conta do destinatário;

• "formas de pagamento" se torna "pagamento" (grupo B deixa de existir) e passa a incluir o troco. Além de dizer se à vista ou a prazo, o emissor deve especificar o meio de pagamento (dinheiro, cheque, cartão etc).

Na prática, o que muda?

Embora as alterações sejam pontuais e procurem melhorar a experiência do usuário e a precisão das informações registradas, é necessário cuidado para evitar equívocos no preenchimento de dados, o que pode gerar problemas com a Receita Federal.

Cabe também à empresa recebedora a verificação das informações colocadas. Uma nota rejeitada é sempre uma nova demanda para o setor financeiro.

Se a sua empresa possui um ERP de qualidade, não há muito com o que se preocupar. Os campos de preenchimento dentro do sistema serão atualizados pela prestadora de serviços e devem estar atualizados e bem explicados, ajudando o gestor financeiro a gerar um documento fidedigno.

Se o serviço for bem equipado, o atendimento individualizado poderá ser acionado, quando as dúvidas não forem sanadas no próprio sistema.

Quando devo começar?

O ideal é que não se espere até o fim do prazo para fazer a transição. Sua equipe precisará de tempo para se acostumar com o novo layout e resolver as dificuldades, o que deve ser feito enquanto ainda é possível alternar entre a 3.1 e a 4.0.

Em uma situação de urgência, talvez seja melhor ater-se ao que já é familiar, mas, nas demais situações, a prática levará à perfeição.

Caso o ERP contratado ainda não tenha oferecido a opção atualizada, procure o atendimento o mais rápido possível para que o processo seja iniciado. Se eles não souberem o que é Nota Fiscal 4.0 ou não estiverem prontos para ajudar, fuja! A nota fiscal é um documento oficial e não deve ser negligenciada.

?Agora que você sabe o que é Nota Fiscal 4.0, que tal conhecer mais sobre Escrituração Fiscal Digital (EFD) e o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED)? Fizemos este post especialmente pra você!