Diante de um mercado tão competitivo, um dos principais desafios de qualquer organização é manter a produtividade. Uma forma de fazer isso é eliminar ações que não estejam totalmente alinhadas aos propósitos do negócio e a geração de valor para os clientes.

A boa notícia é que existem metodologias operacionais focadas nessa finalidade. É o caso do Lean Office, uma técnica que apresenta os mesmos princípios do pensamento enxuto (Lean) adaptados aos processos administrativos.

Neste artigo, vamos explicar o que é Lean Office e quando ele surgiu, destacando seus benefícios e como pode ser aplicado em uma empresa. Continue a leitura e confira!

O que é Lean Office e quando surgiu?

Esse conceito surgiu na revolução industrial japonesa no pós-guerra, dentro do Sistema Toyota de Produção. O Lean Office é proveniente da metodologia Lean Manufacturing, uma estratégia de excelência operacional que busca mais qualidade em menos tempo e por um menor custo, evitando, assim, desperdícios em processos industriais.

Em vez de aplicar a filosofia original à indústria, tal metodologia é adaptada ao ambiente de escritório ou a espaços administrativos da organização para evitar desperdícios no fluxo de informação e na execução das atividades.

Na época em que foi desenvolvida, a metodologia possibilitou que a montadora otimizasse o aproveitamento dos recursos. Para isso, elimina etapas, amplia a comunicação entre os setores e maximiza sua produtividade operacional para obter mais resultados.

Mas, em comum, todas as abordagens são inspiradas na mesma ideia: adquirir eficiência, praticidade, economia e agilidade. Afinal de contas, essas são as características que determinam uma operação lean, que remete a qualidade de algo enxuto e livre de excessos. 

É importante destacar que, para alcançar sucesso na implantação, o conceito foca alguns pilares:

• comunicação intersetorial;

• acompanhamento do desempenho por métricas, objetivos e índices;

• adoção de um método operacional;

• emprego de tecnologia em softwares de gestão;

• padronização de etapas e processos.

Como aplicar o Lean Office em um ambiente administrativo?

Antes de aplicar o Lean Office, é importante entender e identificar o fluxo de valor no ambiente administrativo, ou seja, reconhecer o que agrega valor aos processos. Vale lembrar que, atualmente, existem diversas metodologias operacionais para delimitar as tarefas da sua empresa, cada uma priorizando um aspecto, como comunicação, tecnologia ou eficiência.

Falta de alinhamento entre atividades executadas e os objetivos do processo, tempo de espera, movimentações desnecessárias, retrabalho, processos manuais, recursos mal-usados e realização de processos informais são alguns dos principais exemplos dos desperdícios relacionados a escritórios.

Em seguida, inicia-se o processo de implementação de ferramentas operacionais para delimitar as atividades da empresa, que auxiliam, sobretudo, na eliminação dos desperdícios, como o Método 5S, Seis Sigma e Kanban.

Em suma, para implementar a metodologia, algumas etapas são imprescindíveis:

• realize um mapeamento para compreender a situação atual;

• entenda a fundo as teorias do Lean Office;

• escolha o fluxo de valor;

• padronize os processos;

• identifique oportunidades e elimine os desperdícios;

mantenha o ciclo de melhoria contínua nos processos.

Por fim, é possível obter um desempenho maior das atividades na corporação, sempre adaptando quando necessário.

Vale lembrar que, embora comprovada a eficácia do pensamento enxuto, é preciso que as mudanças sejam realizadas de maneira gradual e planejada, para não ocorrer um corte desnecessário e não gerar conflitos na equipe.

Quais os benefícios do Lean Office?

A partir da aplicação das ferramentas de Lean no ambiente administrativo e da estruturação de seus devidos processos, é possível obter diversos benefícios, como:

• redução dos gastos e desperdícios com materiais;

• diminuição de atrasos e dificuldades operacionais;

• melhoria na pontualidade e na qualidade das entregas;

• simplificação de processos complexos;

• rapidez no processamento das informações;

• modificação da cultura empresarial;

• reorganização do ambiente de trabalho;

• aumento da produtividade;

• conscientização dos colaboradores no uso dos recursos.

Como você pôde ver, adotando as estratégias do Lean Office, a empresa consegue otimizar os processos e ganha a capacidade de responder com mais agilidade às demandas dos clientes, gerando uma experiência positiva e mais fidelidade. Como resultado, obtém mais vendas e maior lucratividade.

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