O que é eSocial? Como funciona, prós e contras!

O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas, também conhecido como eSocial, é um projeto do governo federal do Brasil que visa unificar o envio dos dados sobre trabalhadores em um site e permitir que as empresas prestem as informações uma única vez.

O interesse do governo é simplificar o processo de contratação e modernizar suas rotinas com a criação de sistemas e novas regras, para que o empresário tenha mais facilidade em cumprir as exigências governamentais. Saiba que multas serão aplicadas quando as informações não forem entregues corretamente e dentro do prazo. Sem essas informações, é difícil ter um bom planejamento para se preparar e evitar gastos desnecessários.

Neste conteúdo, vamos contar para você quais são as informações mais relevantes sobre o eSocial e os dados que devem ser inseridos no uso da ferramenta. Por isso, continue a leitura!

Por que o eSocial foi criado?

Entender o que é eSocial se torna mais claro quando sabemos o motivo da sua criação. O projeto foi criado para simplificar a entrega de obrigações, já que os documentos como a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF), o Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP) e o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) agora estão reunidos em um único sistema online, o que evita prestações de contas duplicadas e inconsistências nos dados.

Ele surgiu em 2014, pelo Decreto 8.373/2014, para consolidar o banco de dados do Ministério do Trabalho, da Receita Federal e da Caixa Econômica Federal. Com isso, a ferramenta permite que as empresas cadastrem os dados de seus trabalhadores e formalizem as obrigações trabalhistas, otimizando os processos burocráticos.

O resultado dessa implementação é uma maior transparência à organização e aos colaboradores, bem como o aumento da fiscalização e a garantia de que todas as exigências sejam cumpridas rigorosamente pelas partes envolvidas.

Qual é o seu objetivo?

Seu principal objetivo é melhorar a maneira como as empresas repassam suas informações para o governo, a partir da simplificação do processo de envio dos dados para reduzir a burocracia e otimizar as suas atividades. Além disso, o eSocial possibilitou o aumento da arrecadação de tributos, já que as empresas passaram a regularizar suas contratações com mais facilidade. 

Para isso, foi criado um Ambiente Nacional Virtual para o recebimento de dados previdenciários, trabalhistas e tributários de instituições de todos os segmentos e portes. Por meio dele, é possível determinar uma comunicação unificada em um ambiente que apresenta diferentes informações dos colaboradores, como contribuições previdenciárias, folha de pagamento, aviso prévio, Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT), entre outros dados.

Dessa forma, o eSocial é uma ferramenta que veio para facilitar e agilizar o trabalho dos profissionais da área de RH, Fiscal e Contábil, para que as obrigações sejam cumpridas corretamente. Assim, a empresa garante a realização das obrigações com o máximo de eficiência possível.

Quem deve aderir e qual é o cronograma de implementação?

Todas as empresas que apresentam colaboradores e que precisam seguir a legislação trabalhista, tributária ou previdenciária devem aderir ao eSocial. Da mesma forma que pessoas físicas que contratam algum prestador de serviço, como empregada doméstica, e pessoas jurídicas, microempresas e empresas de pequeno porte também precisam cumprir as obrigações, conforme previsto na lei.

Durante os primeiros anos, seu uso foi opcional, agora sua obrigatoriedade tem sido implementada, de acordo com um cronograma de adaptação colocado pelo governo. As empresas de médio e grande porte, com faturamento acima de R$78 milhões, já passaram pela fase de implementação e se encontram totalmente dentro do sistema desde janeiro de 2018.

Naquele mesmo ano, a exigência também passou a valer para empresas públicas e privadas de pequeno porte (incluindo microempresas), que precisaram se adequar para realizar a prestação de contas trabalhistas e fiscais diretamente pelo eSocial. Os Microempreendedores Individuais (MEIs) sem empregados são uma exceção e poderão continuar a declarar pelo portal do Sistema de Recolhimento em Valores Fixos Mensais dos Tributos abrangidos pelo Simples Nacional (SIMEI). Entretanto, a expectativa é de que até os MEIs e os produtores rurais tenham que usar esse novo ambiente futuramente.

Na época da implementação, foi estipulado um calendário com prazos para 4 diferentes grupos de empresas e entidades. A primeira etapa do programa foi concluída em 2018 e, após a adaptação de mais de 13.000 empresas do Brasil, a Receita Federal levantou as principais dificuldades enfrentadas para reavaliar e ajustar seu planejamento de implantação do novo sistema. Agora, todos os prazos de adequação já foram vencidos, com exceção do envio de informações sobre eventos de Saúde e Segurança do Trabalhador (SST). O cronograma estava dividido da seguinte maneira:

1º grupo

Organizações com faturamento superior a R$78 milhões de reais no ano de 2016 têm prazo para adequar as informações do FGTS e GFIP até fevereiro de 2019 e do SST até o mês de julho desse mesmo ano.

2º Grupo

No caso de organizações que faturaram até R$78 milhões em 2016 e não são optantes do Simples Nacional, plano de tributação diferenciado, têm um prazo um pouco mais longo. Todos os Periódicos, GFIP e FGTS tiveram data final de entrega até o dia 29 de junho de 2021. E os dados SST até janeiro de 2022.

3º Grupo

Quem opta pelo Simples Nacional também conta com um prazo um pouco mais estendido em relação à adequação ao novo sistema, bem como os empregadores pessoa física, produtores rurais e entidades sem fins lucrativos. Para todos eles, os prazos se referem à entrega das tabelas até o dia 10 de janeiro de 2019, os não periódicos até 10 de abril, periódicos até novembro de 2020 e o SST em janeiro de 2022.

4º Grupo

Por último, e contando com maiores prazos de adaptação, estão os órgãos públicos e as organizações internacionais. As tabelas deveriam ser entregues até julho de 2021 e os eventos não periódicos até novembro de 2021. Já os periódicos e os dados SST se estenderam até 2022, em abril e julho, respectivamente.

Além disso, foram acrescentadas mais algumas datas dos grupos referentes aos entes públicos estaduais, e o Distrito Federal, e aos entes públicos municipais, as comissões polinacionais e os consórcios públicos. Ambos iniciaram o cadastro do empregador e o envio de tabelas em 2021, sendo que o primeiro finaliza o SST em julho de 2022 e o segundo em janeiro de 2023.

Quais são as principais informações exigidas?

Não é possível falar do eSocial sem explicar que ele é um portal completo para a disponibilização de informações acerca da mão de obra. O intuito é que todos os dados mais relevantes sejam consolidados nessa plataforma.

As principais informações que deverão ser repassadas pelas empresas são:

• admissão e desligamento;

• afastamento temporário;

• alteração de salário;

• alteração da jornada de trabalho;

• aviso prévio;

• apuração de débitos e créditos tributários federais;

• cadastro de benefícios previdenciários;

• atestados de saúde;

• condições ambientais de trabalho;

• manual normativo de arquivos digitais;

• declaração sobre o imposto de renda retido na fonte;

• comunicação de acidente de trabalho;

• geração do documento de arrecadação de receitas federais;

• monitoramento de saúde do trabalhador;

• folha de pagamento.

Quais são os prós e os contras?

A principal vantagem do uso dessa plataforma por parte do governo é a facilidade com que a empresa pode disponibilizar as informações, poupando tempo e deixando o setor mais eficiente.

Além disso, os dados podem ser centralizados em um mesmo sistema, permitindo a padronização no envio de informações e facilitando a rotina dos colaboradores. Isso reduz significativamente as chances de falhas humanas e garante maior segurança e transparência nas relações trabalhistas. A tendência de todos os trâmites burocráticos é a simplificação e a digitalização e, nesse sentido, o Brasil dá um passo para o futuro.

Por outro lado, a dificuldade se dá no momento da transição, já que algumas empresas ainda apresentam uma gestão totalmente analógica e o choque pode ser grande. Nesse caso, é necessário revisar os processos internos e investir no treinamento dos profissionais de RH, para que saibam usar o sistema, o que pode gerar alguns custos extras para a empresa.

É importante não deixar a implementação para a última hora, já que o sistema se tornou obrigatório. Logo, sabendo o que é eSocial, cabe ao gestor preparar o terreno e criar um cronograma interno, para atender aos prazos sem sufoco, evitando que a fiscalização seja direcionada para a sua empresa e que sofra penalizações e multas.

A folha de pagamento, que faz parte da última etapa de implementação, é considerada a parte mais desafiadora da adaptação e foi motivo para vários adiamentos de prazo. Empresas que já têm um Sistema de Gestão Empresarial (ERP) farão a transição com mais tranquilidade, mas aquelas que aderirem a ele durante o processo também terão vantagens como assessoria profissional e ferramentas inteligentes, que guiarão a contabilidade e o RH em meio ao período de adaptação.

 Quais são os pontos de atenção?

Em geral, as empresas não costumam atender totalmente à legislação trabalhista e previdenciária. Isso acontece por diferentes razões, porém, uma das principais justificativas é a complexidade das normas e o desconhecimento dos profissionais.

Por isso, é extremamente importante ter atenção em alguns pontos, tais como:

• cadastros incompletos;

• admissão e rescisão retroativas;

• modificações contratuais;

• trabalhadores sem vínculo ou terceirizados;

• férias em dobro não pagas e definidas apenas no papel;

• entrega do CAT fora do prazo;

• horas extras definidas em acordo e com pagamento mensal;

• eventos ou verbas com incidência inadequada;

• notificações de Atestado de Saúde Ocupacional (ASO);

• descontos sem autorização prévia na folha de pagamento;

• aplicação de mão de obra com base em notas fiscais;

• adiantamento e pagamento extrafolha;

• atestados não lançados como afastamento;

• isenções tributárias;

• pagamentos fora do prazo, entre outros.

Quais são as multas?

As empresas que não seguirem adequadamente as recomendações dadas estão sujeitas ao recebimento de multas e sanções. Como o eSocial é obrigatório, é importante ter um cuidado extra, uma vez que as penalidades podem ocasionar o aumento dos custos organizacionais. A legislação não foi alterada com a criação do eSocial. Portanto, os valores de multa permanecem os mesmos desde as alterações na legislação trabalhista. No entanto, os prazos foram adequados à nova situação.

Como o recolhimento e o envio de informações foi simplificado, o tempo limite para a entrega dos documentos também ficou bem menor e o risco está justamente aí. Continue a leitura para conhecer algumas obrigações que merecem atenção.

Admissão

Os Atestados de Saúde Ocupacional (ASOs) são uma obrigação do empregador e o contrato trabalhista depende deles. O primeiro é o de admissão e, a partir de agora, ele deve ser enviado até o dia anterior ao começo das atividades do empregado. Falhar em entregar o ASO admissional a tempo pode resultar em multa de até R$6.000, no caso de reincidência. Nas microempresas, esse valor será de R$800.

Acidentes de trabalho

O Comunicado de Acidente de Trabalho (CAT) agora é enviado pelo eSocial, no prazo de um dia útil do ocorrido. Caso o acidentado venha a óbito, o comunicado deve ser imediato. A multa por descumprimento varia entre o limite mínimo e o máximo do Salário de Contribuição (SC), mas seu valor pode dobrar em caso de reincidência.

Após esse esclarecimento, você provavelmente domina o que é eSocial e está pronto para colocar em prática as principais funcionalidades da ferramenta. Com isso, sua empresa estará mais preparada para lidar com essas mudanças, sem precisar ter receio de qualquer multa. Basta continuar acompanhando as exigências do governo e as modificações que podem surgir.

Não deixe também de acompanhar nosso webinar sobre reforma trabalhista e fique atualizado com as mudanças que foram realizadas! Para ficar de olho em nossas novidades, siga a Senior Mega no Instagram e no LinkedIn.