O que é eSocial? Como funciona, prós e contras!

O que é eSocial? Como funciona, prós e contras!

O Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas, também conhecido como eSocial, é um projeto do governo federal do Brasil, que visa unificar o envio dos dados sobre trabalhadores em um site e permitir que as empresas prestem as informações uma única vez.

O interesse do governo é modernizar suas rotinas com a criação de sistemas e novas regras, com o objetivo que o empresário tenha mais facilidade em cumprir as exigências governamentais.

Nesse conteúdo, vamos contar para você quais são as informações mais relevantes sobre essa ferramenta e quais são os dados que devem ser inseridos na utilização da ferramenta.

Saiba que multas serão aplicadas quando as informações não forem entregues corretamente e dentro do prazo. Sem essas boas informações é difícil ter um bom planejamento para se preparar e evitar gastos desnecessários. Por isso, continue a leitura!

Por que o eSocial foi criado?

Entender o que é eSocial se torna mais claro quando se entende o motivo da sua criação. Ele foi criado para simplificar a entrega de obrigações, já que os documentos como a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF), o Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP) e o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) agora estão reunidos em um único sistema online, o que evita prestações de contas duplicadas e inconsistências nos dados.

Ele surgiu em 2014 para consolidar o banco de dados do Ministério do Trabalho, Receita Federal e Caixa Econômica Federal e tinha como principal objetivo: melhorar a maneira como as empresas repassam suas informações para o governo.

Qual é o cronograma de implementação?

Durante os primeiros anos do eSocial, sua utilização foi opcional e, gradativamente, sua obrigatoriedade vem sendo implementada, de acordo com um cronograma de adaptação colocado pelo governo.

As datas foram alteradas várias vezes, muito em função de dificuldades das empresas para cumprir os prazos estabelecidos, mas agora empresas de grande porte (com faturamento acima de R$ 78 milhões) já passaram pela terceira e última fase de implementação e se encontram totalmente dentro do eSocial.

Já para empresas de médio e pequeno porte (incluindo microempresas), o prazo foi adiado para novembro de 2018 e até julho de 2019 todas as empresas públicas e privadas do país farão a prestação de contas trabalhistas e fiscais diretamente pelo eSocial.

Os Microempreendedores Individuais (MEIs) sem empregados são uma exceção e poderão continuar a declarar pelo portal do Sistema de Recolhimento em Valores Fixos Mensais dos Tributos abrangidos pelo Simples Nacional (SIMEI).  

O cronograma do eSocial para 2019

A primeira etapa do programa já foi concluída e após a adaptação de mais de 13.000 das maiores empresas do Brasil ainda em 2018, a Receita Federal levantou as principais dificuldades enfrentadas para reavaliar e ajustar seu planejamento de implantação do novo sistema.

Para isso, o órgão fiscal dividiu o restante das empresas brasileiras em 4 grupos diferentes, sendo que cada um possui uma data limite para a adequação ainda em 2019. Segue o novos dados.

1º grupo

Organizações com faturamento superior a R$ 78 milhões de reais no ano de 2016 têm prazo para adequar as informações do FGTS e GFIP até fevereiro de 2019 e do SST até o mês de julho desse mesmo ano.

2º Grupo

No caso de organizações que faturaram até R$ 78 milhões em 2016 e não são optantes do Simples Nacional, plano de tributação diferenciado têm um prazo um pouco mais longo.

É preciso estar enviando os Periódicos até o dia 10 de janeiro, GFIP e FGTS até o mês de Abril e SST apenas em janeiro de 2020, podendo se programar melhor.

3º Grupo

Quem opta pelo Simples Nacional também conta com um prazo um pouco mais estendido em relação à adequação ao novo sistema, bem como os empregadores pessoas físicas, produtores rurais e entidades sem fins lucrativos.

Para todos eles os prazos se referem a entrega das Tabelas até o dia 10 de janeiro de 2019, os Não Periódicos até 10 de abril, Periódicos em julho desse ano, GFIP e FGTS apenas em outubro e o SST em julho de 2020.

4º Grupo

Por último e contando com maiores prazos de adaptação estão os órgãos públicos e organizações internacionais.

As Tabelas deverão ser entregues até janeiro de 2020 e o SST em janeiro de 2021, o restante dos documentos ainda não têm uma data específica e carecem de legislação.

Quais são as principais informações exigidas?

Não pode falar que domina o que é eSocial, sem explicar que ele é um portal completo para a disponibilização de informações acerca da mão de obra. O intuito é que todos os dados mais relevantes sejam consolidados nessa plataforma. As principais informações que deverão ser repassadas pelas empresas são:

  • admissão e desligamento;

  • afastamento temporário;

  • alteração de salário;

  • alteração da jornada de trabalho;

  • aviso prévio;

  • apuração de débitos e créditos tributários federais;

  • cadastro de benefícios previdenciários;

  • atestados de saúde;

  • condições ambientais de trabalho;

  • declaração sobre o imposto de renda retido na fonte;

  • comunicação de acidente de trabalho;

  • geração do documento de arrecadação de receitas federais;

  • monitoramento de saúde do trabalhador;

  • folha de pagamento.

Essas são apenas algumas das informações de maior relevância que deverão ser disponibilizadas pelas empresas para o governo por meio da utilização do portal do eSocial.

Quais são os prós e contras?

A principal vantagem do uso dessa nova plataforma por parte do governo é a facilidade com que a empresa poderá disponibilizar as informações, poupando tempo e deixando o setor mais eficiente.

A tendência de todos os trâmites burocráticos é a simplificação e a digitalização e, nesse sentido, o Brasil está dando um passo para o futuro. Por outro lado, a dificuldade se dá no momento da transição — algumas empresas ainda têm uma administração totalmente analógica, e o choque pode ser grande.

É importante não deixar para a última hora, já que a implementação do sistema é obrigatória. Sabendo o que é eSocial, cabe ao gestor preparar o terreno e criar um cronograma interno para atender aos prazos sem sufoco, evitando assim que a fiscalização seja direcionada para a sua empresa e que sofra penalizações e multas.

A folha de pagamento, que faz parte da última etapa de implementação, é considerada a parte mais desafiadora da adaptação, e foi motivo para vários adiamentos de prazo. Empresas que já têm um Sistema de Gestão Empresarial (ERP) farão a transição com mais tranquilidade, mas aquelas que aderirem a ele durante o processo também terão vantagens como assessoria profissional e ferramentas inteligentes, que guiarão a contabilidade e o RH em meio ao período de adaptação.

Quais são as multas?

A legislação não foi alterada com a criação do eSocial. Portanto, os valores de multa permanecem os mesmos desde as alterações na legislação trabalhista. Os prazos, no entanto, foram adequados à nova situação.

Como o recolhimento e o envio de informações foi simplificado, o tempo limite para a entrega dos documentos também ficou bem menor, e o risco está justamente aí. Continue a leitura para conhecer algumas obrigações que merecem atenção.

Admissão

Os Atestados de Saúde Ocupacional (ASOs) são uma obrigação do empregador, e o contrato trabalhista depende deles. O primeiro é o de admissão e, a partir de agora, ele deve ser enviado até o dia anterior ao começo das atividades do empregado. Falhar em entregar o ASO admissional a tempo pode resultar em multa de até 6 mil reais, no caso de reincidência. Nas microempresas, esse valor será de 800 reais.

Acidentes de trabalho

O Comunicado de Acidente de Trabalho (CAT) agora é enviado pelo eSocial, no prazo de um dia útil do ocorrido. Caso o acidentado venha a óbito, o comunicado deve ser imediato. A multa por descumprimento varia entre o limite mínimo e máximo do Salário de Contribuição (SC), mas seu valor pode dobrar em caso de reincidência.

Após esse esclarecimento, você domina o que é eSocial e está pronto para dominar as principais funcionalidades da ferramenta. Com isso, sua empresa está mais preparada para lidar com essas mudanças, sem precisar ter medo de algumas multas. Basta continuar acompanhando as exigências do governo e as novas mudanças que podem surgir.

Não deixe também de acompanhar nosso webinar sobre reforma trabalhista e esteja atualizado com as mudanças que foram realizadas.