O que é eSocial? Como funciona, prós e contras!

O que é eSocial? Como funciona, prós e contras!

Nos últimos tempos, o governo vem buscando modernizar suas rotinas com a criação de uma série de novas regras e sistemas com o intuito de facilitar a entrega de informações por parte do empresário. Se você está lendo este post é porque está interessado em uma dessas novas rotinas e quer saber o que é eSocial, não é mesmo?

Nas próximas linhas vamos contar para você todas as informações mais relevantes sobre essa ferramenta e todos os dados que você precisa compartilhar com ela.

A transição pode ser trabalhosa para o empregador, mas é importante lembrar que ela é obrigatória, e multas serão aplicadas quando as informações não forem entregues corretamente e dentro do prazo. Sem um bom planejamento, sua empresa pode perder dinheiro com essa inovação. Leia até o final para não deixar isso acontecer!

O que é eSocial

O eSocial é um projeto que unificará a entrega das informações previdenciárias, trabalhistas e fiscais em uma única plataforma. Ele faz parte do Sistema de Escrituração Pública Digital (SPED), uma iniciativa de modernização tecnológica do governo, que virtualiza e unifica diversas obrigações em uma plataforma digital.

A tendência é simplificar a entrega de obrigações, já que documentos como a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF), a Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP) e o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) agora estão reunidos em um único sistema online, evitando prestações de contas duplicadas e inconsistências nos dados.

Ele surgiu em 2014 para consolidar o banco de dados do Ministério do Trabalho, Receita Federal e Caixa Econômica Federal. Seu principal objetivo é melhorar a maneira como as empresas repassam suas informações para o governo, agilizando o processo e evitando erros e inadimplência.

Cronograma de implementação

Durante os primeiros anos do eSocial, sua utilização foi opcional e, gradativamente, sua obrigatoriedade vem sendo implementada, de acordo com um cronograma de adaptação colocado pelo governo. As datas foram alteradas várias vezes, muito em função de dificuldades das empresas para cumprir os prazos estabelecidos, mas agora empresas de grande porte (com faturamento acima de R$ 78 milhões) já passaram pela terceira e última fase de implementação e se encontram totalmente dentro do eSocial.

Já para empresas de médio e pequeno porte (incluindo microempresas), o prazo foi adiado para novembro de 2018 e até julho de 2019 todas as empresas públicas e privadas do país farão a prestação de contas trabalhistas e fiscais diretamente pelo eSocial. Os Microempreendedores Individuais (MEIs) sem empregados são uma exceção e poderão continuar a declarar pelo portal do Sistema de Recolhimento em Valores Fixos Mensais dos Tributos abrangidos pelo Simples Nacional (SIMEI).  

Informações relevantes

O eSocial é um portal completo para a disponibilização de informações acerca da mão de obra e o intuito é que todas os dados mais relevantes sejam consolidados nessa plataforma. Entre as principais informações que deverão ser repassadas pelas empresas estão:

  • admissão e desligamento;

  • afastamento temporário;

  • alteração de salário;

  • alteração da jornada de trabalho;

  • aviso prévio;

  • apuração de débitos e créditos tributários federais;

  • cadastro de benefícios previdenciários;

  • atestados de saúde;

  • condições ambientais de trabalho;

  • declaração sobre o imposto de renda retido na fonte;

  • comunicação de acidente de trabalho;

  • geração do documento de arrecadação de receitas federais;

  • monitoramento de saúde do trabalhador;

  • folha de pagamento.

Essas são apenas algumas das informações de maior relevância que deverão ser disponibilizadas pelas empresas para o governo por meio da utilização do portal do eSocial.

Prós e contras

A principal vantagem do uso dessa nova plataforma por parte do governo é a facilidade com que a empresa poderá disponibilizar as informações, poupando tempo e deixando o setor mais eficiente. A tendência de todos os trâmites burocráticos é a simplificação e a digitalização e, nesse sentido, o Brasil está dando um passo para o futuro. Por outro lado, a dificuldade se dá no momento da transição — algumas empresas ainda têm uma administração totalmente analógica, e o choque pode ser grande.

É importante não deixar para a última hora, já que a implementação do sistema é obrigatória. Sabendo o que é eSocial, cabe ao gestor preparar o terreno e criar um cronograma interno para atender aos prazos sem sufoco, evitando assim que a fiscalização seja direcionada para a sua empresa e que penalizações e multas se abatam sobre ela.

A folha de pagamento, que faz parte da última etapa de implementação, é considerada a parte mais desafiadora da adaptação, e foi motivo para vários adiamentos de prazo. Empresas que já têm um Sistema de Gestão Empresarial (ERP) farão a transição com muito mais tranquilidade, mas aquelas que aderirem a ele durante o processo também terão vantagens como assessoria profissional e ferramentas inteligentes, que guiarão a contabilidade e o RH em meio ao período de adaptação.

Multas

A legislação não foi alterada com a criação do eSocial. Portanto, os valores de multa permanecem os mesmos desde a reforma trabalhista. Os prazos, no entanto, foram adequados à nova situação. Como o recolhimento e o envio de informações foi simplificado, o tempo limite para a entrega dos documentos também ficou bem menor, e o risco está justamente aí. Aqui estão algumas obrigações que merecem atenção:

Admissão

Os Atestados de Saúde Ocupacional (ASOs) são uma obrigação do empregador, e o contrato trabalhista depende deles. O primeiro é o de admissão e, a partir de agora, ele deve ser enviado até o dia anterior ao começo das atividades do empregado. Falhar em entregar o ASO admissional a tempo pode resultar em multa de até 6 mil reais, no caso de reincidência. Nas microempresas, esse valor será de 800 reais.

Acidentes de trabalho

O Comunicado de Acidente de Trabalho (CAT) agora é enviado pelo eSocial, no prazo de um dia útil do ocorrido. Caso o acidentado venha a óbito, o comunicado deve ser imediato. A multa por descumprimento varia entre o limite mínimo e máximo do Salário de Contribuição (SC), mas seu valor pode dobrar em caso de reincidência.

Riscos trabalhistas

O empregador deve disponibilizar para os empregados o Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP), que detalha os riscos à saúde e segurança que estarão presentes em suas atividades e no ambiente de trabalho. O conteúdo do PPP determina direitos como aposentadoria especial e percentual de insalubridade ou periculosidade. Multas relacionadas a omissão de riscos podem chegar até a R$181.284,63. Afastamentos do trabalho não declarados podem gerar multas semelhantes.

Alterações contratuais

Quando a relação de trabalho sofre alterações, é preciso atualizar o eSocial com as novas informações. Alterações de cadastro do trabalhador também precisam ser informadas. Elas podem gerar multa de R$600,00 por empregado com dados irregulares.

Além da maior agilidade que o eSocial impõe, a integração do sistema torna muita mais fácil para a fiscalização descobrir informações incorretas ou faltantes — o algorítimo faz o trabalho de análise e cruzamento de dados, os fiscais são responsáveis apenas pela confirmação e autuação dos responsáveis. Então, a eficiência do seu trabalho será multiplicada de agora em diante.

Vale lembrar que, uma vez escolhida para uma inspeção, a empresa será escrutinada com muito mais detalhes. Portanto, o ideal é manter os olhos do governo bem longe da sua sede. Mas não se preocupe: agora que você já entende bem o que é eSocial, nós podemos ajudá-lo a enfrentar esse desafio da melhor forma possível! Leia o nosso artigo e entenda como preparar a sua empresa para a implantação do eSocial.