O que é e como funciona o mapeamento de processos?

Erros em projetos e na operação da empresa podem ser facilmente corrigidos pelo mapeamento de processos. Afinal, isso ocorre devido às ações mal definidas, sem clareza e com gargalos não previstos no planejamento e na comunicação entre os departamentos.

A ferramenta ajuda na resolução desses problemas por fornecer conhecimento detalhado sobre suas produções. Mesmo sendo uma tarefa demorada para aplicar, traz uma série de benefícios reais para os números de uma organização.

Neste artigo, vamos explicar o que é e como funciona o mapeamento de processos, além de dar dicas estratégicas para você adotar esse recurso e fazer uma gestão com resultados positivos. Confira todas essas informações nas próximas linhas!

O que é e como funciona o mapeamento de processos?

O mapeamento de processos consiste no planejamento e gerenciamento do fluxo de trabalho por meio de ferramentas visuais. Em outras palavras, é um documento que contém as etapas de cada tarefa e qual a direção que elas devem seguir de forma clara.

O objetivo é mostrar o passo a passo para desenvolver um produto ou serviço contínuo, para gerar um resultado desejado. Por esse motivo, também é chamado de gráfico de processos, fluxograma, diagrama de fluxo de trabalho e tantas outras nomenclaturas.

Funciona como um norte para os gestores. Afinal, possibilita ver todos os detalhes que compõem a empresa e evidencia o que cada colaborador faz, com prazos e lógica sequencial da cadeia produtiva.

Dessa forma, serve para melhorar a comunicação e evitar as falhas entre os setores, pois cada ação é transparente devido ao nível de detalhamento que reflete a realidade da empresa.

Para ser eficiente, é necessário:

• determinar os objetivos;

• documentar cada processo;

• identificar as entregas referentes a cada processo (outputs);

• reconhecer os clientes das etapas e o papel de cada um deles;

• documentar as entradas e os elementos modificados no decorrer da demanda (inputs);

• reconhecer os recursos usados na empresa, desde maquinários até os funcionários;

• apontar os fornecedores e os limites do processo;

• finalizar o fluxograma com automatização.

Qual é a importância do mapeamento de processos?

A organização de uma empresa vai além do ambiente bem-arrumado. Todas as atividades devem seguir uma hierarquia de produção e atender às demandas dentro do prazo, com as pessoas certas à frente das tarefas. Com isso, é possível aproveitar as diversas vantagens do mapeamento, como as que detalhamos nos próximos tópicos!

Agilidade

Os mapas de processo criam e aceleram o desenvolvimento do projeto. Uma vez documentado tudo o que deve ser feito, fica mais fácil promover a agilidade da linha de produção, justamente por eliminar etapas problemáticas e pensar em um fluxo fluido.

Otimização

Quando há uma estrutura definida, a promoção de melhorias no trabalho é inevitável. Os sistemas e o planejamento são otimizados e alinhados com mais clareza, melhorando os métodos usados. Assim, as funções são executadas com excelência, com menos tempo, dinheiro e insumos aplicados.

Impedimento de desperdícios

Ao conhecer e entender a empresa, é possível evitar desperdício de recursos, aproveitando-os melhor devido à organização realizada. Além disso, economiza o tempo de ociosidade ou de deslocamento do colaborador para buscar algo, e os materiais, já que são utilizados somente o necessário.

Aumento da produtividade

A empresa contará com uma equipe mais produtiva, uma vez que os funcionários vão compreender com mais facilidade o seu papel no processo. Nesse sentido, eles ficam menos sobrecarregados e conseguem aproveitar melhor o tempo de trabalho executando as suas funções sem confusão.

Alinhamento do time

Com os fluxos operacionais padronizados, a equipe tem uma visão macro dos processos e pode acompanhar suas próprias responsabilidades e dos demais indivíduos. Assim, haverá uma integração que não desencadeará mais desentendimentos ao longo da jornada, e a demanda será concluída no tempo exato.

Melhora do faturamento

Com todas essas vantagens já citadas, mapear ainda melhora o faturamento por causa dos fluxos internos que terão um desempenho melhor. Nessa lógica, há maior potencial de lucro para o negócio, possibilitando uma margem para crescimento, por exemplo.

Como fazer uma gestão estratégica?

Agora que você sabe como funciona e qual a importância de ter um mapa das demandas, é o momento de aprender a fazer uma gestão estratégica eficiente. Confira abaixo as principais dicas!

Estabeleça as pessoas interessadas

Defina quais são as pessoas interessadas no processo, como fornecedores, clientes e colaboradores. Essa etapa é importante porque possibilita criar uma comunicação fluida e transparente com todos os envolvidos.

Analise os processos do negócio

Faça um estudo dos processos existentes. É o momento de entender como cada ação acontece e o que é necessário para ela ser efetuada. Para isso, considere:

• materiais usados;

• custos;

• tempo de entrega;

• consequências provenientes de possíveis erros.

Identifique falhas e pontos de melhoria

Após essa avaliação, identifique quais são os pontos fracos e os problemas de cada etapa, assim como o ponto exato em que ocorrem. A partir disso, é possível ver o que pode ser incrementado e quais ações de melhorias devem ser adotadas.

Faça uma diagramação dos processos

Esse é um modelo simplificado para ordenar as atividades de forma a organizar o que acontece na empresa. Desenhe com o máximo de detalhes relevantes sobre cada etapa e aperfeiçoe. Inclua os participantes, os resultados, as normas, os sistemas e outros fatores envolvidos.

Use ferramentas adequadas para mapear

Para iniciar o seu mapeamento, é necessário usar ferramentas próprias para a construção. Algumas delas são:

• Matriz GUT — auxilia na resolução de problemas, priorizando os mais urgentes;

• 5W2H — organiza os processos com base nas perguntas What? (O quê), When? (Quando), Who? (Quem), Where? (Onde), Why? (Por quê), How? (Como) e How much? (Quanto custa);

• ERP — é um software de gestão que ajuda no controle, permitindo aos usuários projetar, modelar, implementar, automatizar e analisar os processos. Por isso, identifica e elimina gargalos, controla e garante a eficiência.

Uma coisa é fato: o mapeamento de processos é eficiente por evitar a dependência somente das próprias pessoas que produzem, o que pode ser bastante arriscado. Com esse planejamento e visualização, o gestor controla tudo com facilidade e mantém os resultados positivos.

Gostou do artigo? Aproveite para saber como fazer um checklist completo de automação de processos e conheça os principais aspectos que envolvem o assunto!