O controle orçamentário é uma forma de a empresa entender, com profundidade, como andam as suas finanças e se estas são aplicadas nos lugares certos. Conforme veremos ao longo do texto, não se trata apenas de elaborar, mas sim, de acompanhar de perto se as expectativas em relação ao orçamento se tornaram reais ou não.

Com a transformação digital, é praticamente impossível fazer a gestão de qualquer coisa na empresa sem um software. Uma das principais razões disso é a exigência cada vez maior por processos ágeis e fluidos, visando atrair mais clientes e aumentar a competitividade do negócio. Para entender melhor sobre como o controle orçamentário deve ser feito e o papel de um software nesse sentido, continue lendo nosso artigo até o fim!

O que é controle orçamentário?

Podemos definir o controle orçamentário como um instrumento de gestão financeira que visa o monitoramento e a revisão contínua de um orçamento. Seu principal objetivo é dar sustentabilidade às finanças, à medida que os recursos são alocados com eficiência em uma empresa.

Quais os seus principais tipos?

Os tipos de orçamento variam mediante o modelo de gestão da empresa. Dito isso, as principais formas de fazer um controle orçamentário são:

• orçamento estático: é feito antes de iniciar o ano-calendário na empresa;

• rolling forecast: assim como o orçamento estático, é feito para um período de um ano. No entanto, mês a mês, é possível haver reajustes orçamentários;

• beyond budgeting: consiste em um orçamento focado em áreas específicas da empresa, em vez de considerar a companhia na sua totalidade;

• orçamento ajustado: se assemelha ao rolling forecast, com a possibilidade de reajustes sempre que necessário, sendo flexível e responsável por trazer mais conhecimento da situação financeira da empresa, além das condições atuais do mercado;

• orçamento base zero: ocorre quando todos os resultados passados são ignorados, sendo criadas novas metas para o próximo período que servirá de base;

• controle matricial: tem semelhanças com o beyond budgeting, pois usa o chamado pacote de gastos. Este consiste em saber como anda a saúde financeira de certos setores da empresa, sendo, portanto, um tipo de orçamento variável.

Como o controle orçamentário deve ser feito?

Vale sempre deixar claro que o controle orçamentário é uma ferramenta de cunho econômico-financeiro, visando fiscalizar a execução do programa planejado. Com isso em mente, existem etapas fundamentais a serem seguidas, sendo que vamos apresentá-las a seguir!

Previsão e realização

Em um orçamento, prever significa consultar os dados levantados em períodos anteriores. A ideia é dispor de informações consistentes, que sirvam de base na elaboração de controles orçamentários aprimorados, mas sem esquecer de qual modelo de gestão a empresa segue.

Como vimos há pouco, um dos tipos de controle é o orçamento de base zero, que não considera o histórico de períodos anteriores. Os demais tipos citados se aplicam à previsão. A realização nada mais é que o resultado prático, que deve se submeter às próximas etapas, de acompanhamento e revisão.

Acompanhamento e revisão

Suponha que uma quantia X foi direcionada a algum setor da empresa. O acompanhamento consiste em verificar como esse dinheiro foi aplicado e se foi suficiente ou não para suprir as necessidades do departamento.

Também consiste em saber se as metas planejadas foram alcançadas, considerando o todo da empresa ou os seus setores de modo separado. Revisar é corrigir tudo aquilo que não deu certo ao longo do período base, visando assegurar o máximo alinhamento com o que foi inicialmente planejado.

Por que fazer esse controle com um ERP?

Quanto mais setores uma empresa tem, maior a necessidade de fazer a integração entre eles. Assim, os dados obtidos são melhor aproveitados, servindo de base para decisões cada vez mais acertadas dos gestores. Um software ERP pode ajudar bastante nesse sentido, visto que, além de promover a integração, promove automatização das rotinas e melhor controle do fluxo de caixa da companhia.

Toda empresa deseja um crescimento escalável e o ERP é uma solução crucial para que esse objetivo seja alcançado. Hoje, é praticamente impossível extrair informações relevantes em tempo hábil usando planilhas, sem contar o risco de ter informações duplicadas ou inconsistentes nesses documentos. Portanto, a ideia de um ERP é trazer mais agilidade aos processos e menor tempo de resposta na comunicação entre os setores.

Várias atividades manuais podem ser automatizadas no ERP, de modo a ocorrerem com mais rapidez e menos erros. O preenchimento de relatórios contábeis e financeiros, por exemplo, terá informações mais consistentes, ajudando a empresa, inclusive, a fazer o recolhimento correto dos seus tributos. Tudo isso contribui não só no controle de gastos, mas também na identificação deles, por meio da análise de dados.

Quais as principais dicas para uso de um ERP?

Por mais que seja vantajoso, o ERP sozinho não consegue prover um controle orçamentário efetivo. Em termos de dicas, não podemos deixar de falar que várias coisas precisam antes ser feitas fora do software, como o planejamento e a definição de objetivos e metas. Em seguida, deve-se fazer a parametrização do sistema, que nada mais é que configurar os dados de entrada e saída do software.

Simular cenários também ajuda bastante o ERP a cumprir o seu propósito na empresa. Em relação a isso, o software pode ser útil, por exemplo, na hora de calcular o impacto orçamentário em caso de aumento nos salários de todos os colaboradores. De início, espera-se um certo desfalque no caixa da empresa, mas existe a possibilidade de compensação, dado que os colaboradores vão trabalhar com mais afinco, aumentando os resultados da companhia.

O controle orçamentário pode contar tanto com um ERP quanto por um software específico. Na prática, o software orçamentário projeta o fluxo de caixa, com dados que podem ser oriundos do ERP. Além disso, esse sistema auxilia os gestores a planejar investimentos, prezando pela economia e aumento contínuo da eficiência operacional.

Como vimos, o controle orçamentário auxilia a empresa a entender como os recursos financeiros são aplicados. O ERP da Senior Mega é uma solução bastante robusta, com funcionalidades que auxiliam gestores e colaboradores a serem mais produtivos, por meio da automação de rotinas e a análise de dados.

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