Gestão de frotas: como manter o controle sobre seus equipamentos com eficiência

Utilizar um sistema de gestão de frotas pode ser uma boa maneira para manter o controle sobre seus equipamentos, mas apenas isso não é suficiente para alcançar os melhores resultados.

Se você está à frente de uma empresa que opera com transportes de cargas e logística sabe que é importantíssimo contar com uma boa gestão e manutenção de seus veículos para obter maior eficiência, certo?

Afinal de contas, manter essa alta disciplina não só garante os resultados da frota, como também diminui os custos da empresa de maneira bastante eficaz. Mas como exatamente implementar essa organização toda?

Pois confira nosso post de hoje, observe por que é essencial manter o controle de seus equipamentos e aprenda direitinho sobre como fazê-lo! Então vamos lá?

Faça manutenção preventiva

Alguns veículos, infelizmente, tendem a ter falhas excessivas ou imprevistas, não é mesmo? E isso, inevitavelmente, provoca atrasos em suas operações logísticas e de distribuição, além de exigir reparos que tendem a sair caros.

Nesse contexto, alguns carros podem se tornar inseguros para seus motoristas ou ficar fora de serviço quando menos se espera, de modo que a capacidade produtiva de sua frota ficará reduzida levando a atrasos e demandas de remanejamento. Ou seja, custos maiores para a sua empresa.

E é aí que entra a manutenção preventiva. Reunindo ações de conservação, inspeções constantes, ajustes diversos e pequenos reparos em peças ao menor sinal de problema é possível evitar boa parte das potenciais complicações futuras, que podem até ser bem maiores.

Com isso, o gestor é capaz de reduzir, de forma proativa, quaisquer avarias graves a seus carros, maximizando a disponibilidade de sua frota. A verdade é que se a empresa não tem um programa de manutenção preventiva regular, a vida útil dos veículos acaba sendo bastante reduzida.

O ideal é criar fichas de controle de manutenção para todos os seus veículos, agendando e planejando avaliações constantes de toda a frota para garantir a longevidade do conjunto.

Estabeleça um planejamento de rotas

A criação de programas de planejamento de rotas é uma parte vital do processo de gestão de uma frota, pois garante que tanto os equipamentos como os veículos cumprirão trajetos mais otimizados, gastando menos recursos da empresa.

É comum que empresas acabem se atrapalhando e esquecendo de realizar uma entrega, ou deixar de enviar um item que poderia ter sido entregue em conjunto com outros. Todos esses deslocamentos extras trazem custos para a empresa.

Além disso, quem tem o poder decisório na hora da reposição da frota estará devidamente a par do controle de gastos de cada modelo de veículo, já que terá à disposição diversos dados de consumo de combustível, desgaste de peças e performance ao longo de um certo período.

Traçar as melhores rotas significa garantir o cumprimento dos prazos combinados com os clientes e ter os menores custos com as circulações de veículos e equipamentos.

Treine bem seus colaboradores

Um dos principais pontos no setor logístico de uma empresa é o material humano, seus colaboradores, que são os principais responsáveis por manter a frota.

Não adianta tomar todos os cuidados com manutenção e planejamento de rotas se as pessoas que trabalham para você não cuidam bem de seus veículos e equipamentos.

Por isso, seus motoristas devem receber um ótimo treinamento sobre direção defensiva e boas maneiras no trânsito, para que não pratiquem muitas freadas bruscas e acelerações desnecessárias, bem como para que evitem acidentes e multas.

O pessoal de manutenção e os demais funcionários precisam estar a par de seus programas de manutenção preventiva e de otimização de operações, para que a eficiência de todo o sistema não caia.

Adote um sistema de gestão de frotas eficiente

Um software de gestão completo será seu principal aliado para controlar os diversos aspectos da sua frota, auxiliando na prevenção de riscos, no monitoramento de rotas, no controle de custos e na boa manutenção do funcionamento dos veículos.

Com uma solução tecnológica de alto nível, o gestor pode estender a vida útil dos equipamentos, reduzir o downtime — tempo de inatividade de alguns carros — e gerenciar os gastos de forma ampla, indo desde o controle de abastecimento e lubrificação até os recursos aplicados na manutenção de peças, dos pneus ao sistema de freio.

É necessário buscar um fornecedor de sistema de gestão de frotas com experiência, com bom suporte e bem recomendado no mercado, pois essa ferramenta terá um papel importantíssimo no controle de seus veículos. Em alguns casos, é possível até mesmo a integração com outros softwares já utilizados na empresa.

Monitore processos

A gestão da logística depende de muitos processos, fora e dentro da empresa. Por conta disso, é preciso realizar um monitoramento constante de todas as atividades ligadas ao setor.

Como se trata de algo interligado, qualquer gargalo apresentado por um processo terá impacto direto sobre todos os outros e trazer atrasos e prejuízos para a empresa.

Foco nos Resultados

Realizar a gestão dos custos e receitas da frota é fundamental para o bom funcionamento das operações rumo ao crescimento da empresa como um todo.

Por isso, também é muito importante ficar sempre de olho na rentabilidade de sua frota através da avaliação de custos e receitas geradas pelos equipamentos. Uma boa alternativa para realizar este controle é trabalhar com cada veículo da frota como se fosse uma unidade de negócio.

Dessa maneira é possível torná-lo um centro de resultados para alocação das despesas de operação e manutenção, bem como as receitas proporcionadas pelo veículo, facilitando a apuração do resultado financeiro de cada equipamento e a composição do resultado geral de sua frota.

Integre sistemas

Dentro das empresas é comum o uso de vários sistemas diferentes para controlar todos os setores da organização, porém isso prejudica a comunicação entre os colaboradores e também pode trazer erros.

Imagine se o setor de vendas fecha um contrato para entrega de um material que não está mais em estoque, sua empresa teria um grande problema para realizar a entrega.

Por conta disso, o melhor é buscar a integração de todas as soluções em sistemas, ou buscar um fornecedor que entregue algo integrado para garantir uma comunicação eficiente.

Minimize a ociosidade

Veículos parados também representam um custo extra para a empresa, pois estão perdendo valor ao mesmo tempo em que não estão sendo utilizados para nada. Além dos custos dos motoristas e ajudantes.

Sua frota deve estar sempre se movimentando, entregando o máximo possível, em rotas otimizadas e evitando uma ociosidade custosa para a sua empresa.

Cuide dos pneus

Muitos acidentes acabam acontecendo por um mau cuidado com os pneus dos veículos que acabam com um alto nível de desgaste. Essa falta de atenção pode aumentar, e muito, os custos da logística.

Pneus mal calibrados, sem alinhamento e balanceamento geram um gasto excessivo de combustível, principalmente em veículos pesados. Apenas esse ponto já seria um fator para redobrar os cuidados com os pneus.

Mas, além disso, também é preciso ficar atento com a legislação, uma vez que o desgaste tem um limite e caso abordado por fiscais de trânsito, o veículo pode ser multado.

Alinhe objetivos junto à equipe

Uma boa gestão é compromisso de todos e caso seu time não esteja comprometido com a eficiência da frota, de nada adiantará pôr em prática todas as dicas descritas neste post.O ideal é criar alguma forma de incentivar as boas práticas entre os colaboradores, como algum tipo de recompensa para o motorista do veículo mais bem cuidado ou eficiente. Além de melhorar o controle, pode ser uma chance de melhorar também o ambiente de trabalho.

Manter o controle de seus equipamentos e ter um bom sistema de gestão de frotas são as iniciativas que certamente proporcionarão o diferencial da sua empresa no mercado. Essa eficiência é que vai gerar a vantagem competitiva para você ultrapassar seus concorrentes na disputa pelo domínio do mercado.

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