Acompanhar os números dos produtos dentro da sua empresa é fundamental para garantir a saúde financeira do seu negócio. Mas, além disso, também é importante para resguardar a saúde fiscal da sua companhia.

Existem várias leis que regulam a gestão de estoque dentro de empresas, especialmente para fins de fiscalização de tributos. Conhecer tais regulamentações é fundamental para evitar multas ou processos.

Os artigos da legislação que falam sobre o tema são relativamente dispersos. Então, para ajudar a simplificar o tema, resumimos aqui algumas das principais regras que você deve seguir para gerir corretamente o estoque da sua empresa. Confira e tire suas dúvidas sobre o assunto:

Qual a importância e os benefícios da gestão de estoque?

A gestão de estoque é muito importante para qualquer empresa, independentemente de sua área de atuação ou de seu porte. Mas se você acha que essa atividade significa apenas controlar a entrada e a saída de mercadorias, está enganado.

O estoque é fundamental para a gestão estratégica de qualquer negócio, pois se relaciona diretamente com o capital de giro. Este, por sua vez, significa a quantidade de dinheiro que a empresa tem para funcionar durante determinado período de tempo.

Todas as áreas do negócio, desde o atendimento até o financeiro, passando pela produção, se relacionam com o estoque. A falta de um produto, por exemplo, pode impedir que as vendas aconteçam. O excesso de produtos, por outro lado, pode causar prejuízo.

Por isso, a gestão de estoque é tão importante. Acompanhar o inventário da empresa e as obrigações fiscais dos produtos é fundamental para evitar problemas futuros, tanto na saúde financeira do negócio quanto na relação com as leis.

Uma gestão de estoque bem-feita traz inúmeros benefícios para a empresa. Evitar o desperdício de matérias-primas, identificar falhas e melhorar processos, aumentar a produtividade e criar novas estratégias de vendas são alguns deles. Todos impactam na geração de mais lucro para o negócio.

Para alcançar essas vantagens e se destacar da concorrência, entretanto, é preciso adotar algumas práticas, como o uso eficiente da tecnologia e o cumprimento das normas. Falaremos mais sobre essa última nos tópicos a seguir.

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As regras se aplicam para quem?

Muitas das regulamentações sobre gestão de estoque são aplicadas a todo tipo de empresa que possua um estoque. Isso inclui desde companhias que trabalham com a extração de matéria-prima até grandes redes varejistas, por exemplo, incluindo todos os processos de transporte e indústria que possam existir entre eles.

A única exceção está nas empresas que fazem parte do Simples Nacional. Mais conhecido como Simples, esse programa é um incentivo aos micro e pequenos empresários, que garante a isenção de vários impostos.

Além disso, os estoques dessas organizações costumam ser pequenos. Por isso, não há tanta necessidade de seguir as regulamentações que se aplicam às maiores.

Se você, por outro lado, dirige uma média ou grande empresa, é preciso estar atento a algumas especificações. Veja, a seguir, 4 das regras que você deve seguir para fazer a gestão de estoque de uma média ou grande empresa de forma correta:

1. Relatório Anual de Inventário

Uma das principais obrigações das empresas que possuem um estoque, especialmente grandes varejistas como é o caso dos supermercados, é prestar contas pelo menos uma vez ao ano sobre o volume de produtos que armazena.

Para isso, é preciso elaborar o Relatório Anual de Inventário com tudo aquilo que a empresa armazena, seja internamente ou em depósito. A empresa deve incluir em sua declaração todos os produtos em estoque conjunto, em lojas, filiais, entre outros.

A declaração deve ser feita por meio do SPED Fiscal (Sistema Público de Escrituração Digital), contendo todas as informações já citadas. Para evitar erros e ter certeza de que todas as informações estão corretas, é possível utilizar um software de gestão apropriado, o que ainda o ajudará a economizar tempo e esforço.

2. Imposto sobre Produtos Industrializados

Um dos propósitos das leis de gestão de estoque é evitar sonegação fiscal por produtos não declarados. Por isso, é importante sempre conferir se os registros feitos pela empresa estão de acordo com o inventário físico real.

Caso haja alguma irregularidade, os órgãos fiscais podem apontar suspeita de fraude. Se adiantar para cumprir as normas é uma boa forma de evitar esse tipo de problema. Um dos impostos que devem ser observados, por exemplo, é o Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI), definido pelo decreto Nº 7.212 de 15 de junho de 2010.

O valor do imposto é calculado com base na alíquota do TIPI (Tabela do IPI) correspondente ao tipo de produto estocado e comercializado. Uma versão atualizada da tabela pode ser encontrada no site do Portal Tributário para conferência.

3. Registro permanente de estoque

Um registro permanente é uma forma de gestão de estoque que envolve o acompanhamento de cada tipo de produto em longo prazo. Ele pode ser utilizado para fins de declaração, bastando que os valores registrados sejam ajustados de acordo com os números reais.

É importante lembrar que, como cada tipo de mercadoria possui uma alíquota diferente de acordo com a TIPI, cada registro deve ser feito separadamente. No caso de um livro caixa, deve haver uma página ou sessão separada para cada produto.

Mais uma vez, você pode utilizar a tecnologia para gerenciar as informações de entrada, saída e devolução de produtos e matérias-primas. Assim, os produtos poderão ter suas informações separadas e mais organizadas.

4. Bloco K

O Bloco K é o Registro de Controle da Produção e do Estoque. Também compõe uma das partes do SPED Fiscal ICMS/IPI. Essa obrigação trata da digitalização do livro de controle da produção e do estoque de indústrias e empresas atacadistas.

O objetivo do registro é acabar, de uma vez por todas, com as adulterações em notas fiscais e as manipulações nos inventários de estoque. Aumenta-se, assim, o controle e a fiscalização por parte do governo no processo produtivo das empresas.

Neste post, você viu como a gestão de estoque é importante para as empresas, sejam elas pequenas, médias ou grandes. No caso dessas últimas, algumas regras específicas devem ser respeitadas.

Um gerenciamento eficiente dos produtos de um negócio pode trazer diversos benefícios. Mas, para isso, é preciso se certificar de que todas as informações sejam registradas e estejam corretas.

Se você está pensando que fazer com que isso seja possível exige muito tempo e atenção, é verdade. Mas você pode otimizar essa atividade, garantindo eficiência e produtividade, por meio do uso de sistemas de gestão.

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