Gestão de documentos: torne-a eficiente em 4 passos

Gestão de documentos: torne-a eficiente em 4 passos

Sua equipe perde horas de trabalho procurando documentos? Certamente, essa situação produz impactos negativos nos resultados do seu negócio.

A boa gestão dos processos de uma empresa impacta significativamente na produtividade dos colaboradores e, consequentemente, gera mais competitividade da empresa diante dos concorrentes.

Para ajudá-lo nessa questão, elencamos 4 passos para tornar a gestão de documentos mais eficiente!

Por que a gestão de documentos é tão importante?

A gestão de documentos é a solução que permite que documentos sejam arquivados, consultados e atualizados de forma organizada, confiável e segura. Alguns dos seus principais benefícios são simplificar e agilizar os processos empresariais, possibilitar a recuperação de arquivos e padronizar processos.

A gestão dos arquivos também possibilita grande vantagem competitiva. No setor de construção, por exemplo, ela auxilia no atendimento às exigências para certificação de qualidade, permite o compartilhamento de informações com os canteiros de obras que estão longe do escritório, facilitam a organização do espaço físico e muito mais.

Se você quer alcançar estes benefícios, confira as dicas a seguir!

Como tornar a gestão de documentos mais eficiente?

1. Crie processos para a armazenagem de documentos

A melhor maneira de realizar uma boa gestão de documentos é por meio de um bom planejamento. Por isso, você deve realizar um diagnóstico de todos os documentos utilizados pela empresa e como estão sendo armazenados atualmente.

Dessa maneira, você pode saber quais pontos podem ser melhorados nesse percurso e planejar um fluxo que os colaboradores devem seguir para a boa categorização e armazenagem dos documentos.

2. Prefira os documentos digitais

A digitalização de documentos empresariais é de grande importância para a gestão da informação. Os documentos digitais são muito mais seguros contra perda que os arquivos físicos, além de serem mais fáceis de acessar.

A partir da digitalização, você economiza dinheiro com papel, ganha maior espaço físico e sua equipe se tornará mais produtiva, já que perde menos tempo procurando informações.

3. Troque informações por meio da nuvem

Para agilizar ainda mais o processo de troca de dados, você pode fazê-lo por meio da nuvem (cloud computing). Todos os colaboradores podem atualizar informações importantes para a execução de atividades em um sistema que pode ser acessado por outros colaboradores em tempo real e a partir de qualquer lugar.

Dessa maneira, o acesso à informações fica mais ágil e os ganhos com eficiência aumentam.

4. Utilize um sistema de gestão para concentrar o armazenamento de dados

Um sistema de gestão integrada, também conhecido como ERP, pode trazer inúmeros ganhos para o controle de informações da sua empresa. Ele reúne, em um só lugar, dados, recursos e processos da empresa que facilitam a tomada de decisões.

Por meio de um ERP, você pode gerenciar documentos financeiros, tributários e de estoque, por exemplo. Assim, ganha mais segurança das informações, reduz os riscos de decisões erradas, controla custos etc.

A gestão de documentos traz inúmeros benefícios para as empresas. Para isso, é preciso realizar um bom planejamento e administração dos arquivos. Seguindo as dicas deste post, você terá muito o que comemorar!

Agora que você já sabe como realizar uma gestão de documentos eficiente, compartilhe este texto nas suas redes sociais e ajude seus amigos a terem sucesso nessa tarefa!