Gestão de documentos: torne-a eficiente em 4 passos

Sua equipe perde horas de trabalho procurando documentos em pilhas e pilhas de papéis e aquivos? Certamente, essa situação produz impactos negativos nos resultados do seu negócio. A boa gestão dos processos de uma empresa impacta significativamente na produtividade dos colaboradores e, consequentemente, gera mais competitividade da empresa diante dos concorrentes.

Para ajudá-lo nessa questão, vamos explicar esse conceito e elencar 4 passos para tornar a gestão de documentos mais eficiente em sua organização!

O que é gestão de documentos?

A gestão de documentos pode ser conceituada como uma série de procedimentos que tem como objetivo principal a produção, a utilização e o armazenamento de registros documentais de uma empresa, podendo ser realizada de diversas maneiras.

Ela tem como responsabilidade a administração de todos os documentos gerados e recebidos pela empresa durante suas ações, facilitando a busca por informações e auxiliando as organizações a se organizarem melhor.

Em plena era da tecnologia e com a transformação digital ocorrendo em todas as áreas, as empresas não podem mais ignorar os avanços em ferramentas e soluções para a gestão de documentos.

Quais os principais benefícios de aplicar a gestão de documentos?

Existem vários benefícios na utilização de sistemas de gestão de documentos. Vamos listar alguns dos principais.

Redução de custos

Tempo é dinheiro e, quando sua equipe perde um longo período em busca de informações em um arquivo, está deixando de realizar outras funções mais produtivas e agregar valor ao seu negócio. Além disso, investir em uma digitalização de seus arquivos fará com que você gaste menos recursos com insumos de impressão como papel, tonners, pastas e estruturas de arquivo.

Caso seja necessário imprimir algum deles, será por demanda, gastando muito menos do que o necessário para a impressão de todos, garantindo também maior responsabilidade ambiental.

Redução de espaço

As empresas estão cada vez menores e mais comprimidas. Não faz sentido manter grandes espaços apenas para o armazenamento de documentos.

Além de ocupar um grande espaço, a depender do tamanho do arquivo, também é preciso manter uma certa manutenção para evitar que o tempo e as condições climáticas, como umidade, prejudiquem os documentos. Isso é totalmente eliminado em um sistema digital.

Acessibilidade facilitada

Em uma estrutura tradicional, sempre que um colaborador precisa checar um determinado documento, ele precisa entrar em contato com alguém ou se dirigir até o setor responsável e buscar o que precisa.

Em um sistema digital de gestão de documentos, pode-se simplesmente acessar o que se busca por meio de uma listagem, categoria ou diretamente pelo nome do arquivo.

Segurança dos dados

Diferentemente de um arquivo físico, que está diretamente à mercê de diversas variáveis, como desastres naturais e incêndios, por exemplo, dados alocados em ambiente digital estão a salvo.

É possível implementar rotinas de backup e recuperação que evitam que, mesmo que o servidor sofra qualquer tipo de dano, os dados sejam perdidos, pois são transferidos rapidamente para outro equipamento.

Aumento da produtividade

O tempo para buscar e verificar documentos é minimizado, permitindo que os colaboradores se dediquem a outras atividades que gerem valor ao negócio.

Compartilhamento inteligente

Dentro de um sistema eletrônico, é possível criar um sistema de permissões que permite que documentos possam ser acessados ou não por determinados membros de time.

Ainda, existe a opção de compartilhar alguns documentos com outros colaboradores, facilitando ainda mais o trabalho e evitando um tempo na busca por esses arquivos.

Por que a gestão de documentos é tão importante?

A gestão de documentos é a solução perfeita para que arquivos sejam armazenados, consultados e atualizados de forma organizada, confiável e segura. Por meio dela, podemos simplificar e agilizar os processos empresariais, possibilitar a recuperação de arquivos e padronizar processos.

A gestão dos arquivos também possibilita grande vantagem competitiva. No setor de construção, por exemplo, ela auxilia no atendimento às exigências para certificação de qualidade, permite o compartilhamento de informações com os canteiros de obras que estão longe do escritório, facilitam a organização do espaço físico e muito mais.

Como tornar a gestão de documentos mais eficiente?

1. Crie processos para a armazenagem de documentos

A melhor maneira de realizar uma boa gestão de documentos é por meio de um bom planejamento. Por isso, você deve realizar um diagnóstico de todos os documentos utilizados pela empresa e como estão sendo armazenados atualmente.

Dessa maneira, você pode saber quais pontos podem ser melhorados nesse percurso e planejar um fluxo que os colaboradores devem seguir para a boa categorização e armazenagem dos documentos.

2. Prefira os documentos digitais

A digitalização de documentos empresariais é de grande importância para a gestão da informação. Os documentos digitais são muito mais seguros contra perda que os arquivos físicos, além de serem mais fáceis de acessar.

A partir da digitalização, você economiza dinheiro com papel, ganha mais espaço físico e sua equipe se torna mais produtiva, já que perde menos tempo procurando informações.

3. Troque informações por meio da nuvem

Para agilizar ainda mais o processo de troca de dados, você pode fazê-lo por meio da nuvem (cloud computing). Todos os colaboradores podem atualizar informações importantes para a execução de atividades em um sistema que pode ser acessado por outros colaboradores em tempo real e a partir de qualquer lugar.

Dessa maneira, o acesso a informações fica mais ágil e os ganhos com eficiência aumentam.

4. Utilize um sistema de gestão para concentrar o armazenamento de dados

Um sistema de gestão integrada, também conhecido como ERP, pode trazer inúmeros ganhos para o controle de informações da sua empresa. Ele reúne, em um só lugar, dados, recursos e processos da empresa que facilitam a tomada de decisões.

Por meio de um ERP, você pode gerenciar documentos financeiros, tributários e de estoque, por exemplo. Assim, ganha mais segurança das informações, reduz os riscos de decisões erradas, controla custos etc.

Existe alguma solução ideal para a gestão de documentos?

A Mega lançou o Approvo, um sistema para gerir as solicitações do time, possibilitando ainda a autorização dos mais variados tipos de documento em uma ferramenta simples que pode ser utilizada em dispositivos móveis. Por meio dessa solução, você terá muito mais segurança para gerir seus documentos e aprovações de forma simples e rápida, ganhando agilidade e produtividade.

A gestão de documentos traz inúmeros benefícios para as empresas. Para isso, é preciso realizar um bom planejamento e administração dos arquivos. Seguindo as dicas deste post, você terá muito o que comemorar!

Agora que você já sabe como realizar uma gestão de documentos eficiente, compartilhe este texto nas suas redes sociais e ajude seus amigos a terem sucesso nessa tarefa!