Não é nenhuma novidade que a gestão de contratos gera um grande volume de trabalho aos departamentos jurídicos das empresas. Apesar de as relações profissionais e comerciais entre clientes, parceiros e fornecedores ainda serem feitas com base na palavra de confiança, a mitigação de riscos e a preocupação com a segurança jurídica são questões imprescindíveis.
É por razões como essas que muitas organizações têm investido não apenas em estratégias e boas práticas, mas também em tecnologias para melhorar a eficiência da gestão de contratos de terceiros, automatizando processos, reduzindo o índice de falhas humanas e aumentando a produtividade.
Dado o contexto, preparamos este artigo para você entender melhor o que é a gestão de contratos de terceiros e quais os principais benefícios de fazê-la de maneira eficiente.
Para saber mais sobre o assunto, continue a leitura do conteúdo!
O que é a gestão de contratos de terceiros?
Para muitos gestores, a gestão de contratos é encarada como um processo periódico simples de acompanhamento das etapas de vida de um contrato. Isto é, desde sua criação, passando pela execução das tarefas estabelecidas até o seu encerramento. Entretanto, o fato é que um gerenciamento eficiente vai muito além disso.
A gestão de contratos de terceiros abrange atividades relativas a:
- padronização de termos;
- monitoramento das etapas do documento;
- organização de outros documentos;
- comprovação do cumprimento dos atos;
- minimização de riscos;
- visualização panorâmica dos contratos da empresa.
Uma vez que o objetivo do contrato é justamente garantir a segurança jurídica às partes envolvidas dentro do documento, é fundamental que ele seja redigido com todo o cuidado necessário, deixando todas as cláusulas e regras claras. Contratos redigidos de maneira vaga abrem margem para riscos judiciais e problemas para a empresa.
Quais são os benefícios da gestão de contratos de terceiros?
A seguir, veja as principais vantagens que uma boa gestão de contratos de terceiros pode proporcionar, tanto para a empresa prestadora de serviços quanto para a contratante dos mesmos.
1. Mais organização para a empresa
A gestão de contratos é um excelente método de melhorar a organização e a eficiência do negócio, pois envolve desde a fase pré-contratual até a relação pós-contratual. Todas as etapas envolvidas são abarcadas e otimizadas, o que gera uma infinidade de benefícios para as partes envolvidas.
Para você ter uma ideia, a eficiente gestão de contratos consegue identificar, até mesmo, problemas futuros. Assim, pode-se afirmar que a relação entre produtividade e lucratividade de uma empresa está diretamente ligada a questões básicas, como redigir documentos de tamanha importância da maneira correta.
2. Menos riscos de ajuizamentos de ações judiciais e prejuízos futuros
É importante ter em mente o fato de que uma relação comercial séria precisa ser estabelecida com suporte jurídico e não somente na confiança entre as partes. Ou seja, cada detalhe de um negócio fechado deve ser devidamente estipulado e documentado. Afinal, como diz a máxima: o combinado não sai caro.
Dito isso, a simples existência de um documento que passou pelo crivo de uma gestão de contratos eficiente evita problemas e fadigas entre a empresa e os seus fornecedores, já que evita o esquecimento da renovação de prazos, por exemplo.
Além do mais, a gestão de contratos de terceiros garante que os pagamentos sejam feitos nas datas certas, eliminando prejuízos com multas ou outros fatores que impactem os lucros do negócio. A gestão de contratos ainda pode minimizar ou eliminar os desperdícios financeiros desnecessários de uma longa e cansativa ação judicial, visto que o contrato é uma forma de precaver riscos.
3. Mais segurança e respaldo jurídico
Pela perspectiva jurídica, uma gestão de contratos bem-feita é o que garante o cumprimento dos direitos e das obrigações entre as partes, em uma relação comercial contratualmente sustentada. Em outras palavras, o documento prevê tudo o que os envolvidos necessitam e concordam.
O contrato apresenta dados indispensáveis sobre como foi feita a negociação, a qualidade e a quantidade do produto, os prazos e as condições de entrega, assim como o órgão competente para o julgamento de crises. Ele também aborda aspectos pertinentes às multas em caso de descumprimento de cláusulas, entre outras questões.
4. Redução de custos e maior lucratividade
Ao reduzir os custos oriundos do retrabalho e de problemas, causados por inconsistências de informações ou ações judiciais (devido a contratuais), é possível aumentar do lucro da empresa. Isso ocorre porque, nesse tipo de documento, são estabelecidos os possíveis riscos e prejuízos envolvidos no negócio. Sendo assim, as medidas de precaução devem ser tomadas desde as etapas iniciais de redação do contrato.
Além do mais, quando os gestores estabelecem um bom planejamento, seja ele financeiro ou estrutural, a companhia passa a se posicionar de maneira mais ágil e estratégica — gerenciando prazos de entrega e acompanhando de perto os valores estipulados. Isso evita danos e litígios em larga escala, economizando tempo e dinheiro.
Como fazer a gestão de contratos e terceiros com eficiência?
Por fim, vale a pena ressaltar que um contrato bem claro, bem redigido, com uma correta e completa identificação das partes e o objeto bem delimitado, garante a segurança judicial e evita dores de cabeça no futuro, visto que a gestão de contratos também é uma vertente da gestão de crises.
Ainda, o documento deve ter multas e sanções (em caso de inadimplência ou descumprimento de alguma cláusula) definidas de forma transparente. Assim como as hipóteses de rescisão contratual — entre outros aspectos —, para que não fiquem dúvidas sobre os direitos e os deveres das partes.
Felizmente, existem ferramentas modernas para fazer a gestão de contratos com maior precisão, eficiência e agilidade, como um ERP munido com recursos que englobem demandas dos mais diversos departamentos da empresa.
Como você pôde ver, a gestão de contratos de terceiros pode ser muito beneficiada com o auxílio da tecnologia. Investir em um ERP que abranja as rotinas contábeis, jurídicas e tributárias da organização é a melhor maneira de manter o negócio e seus parceiros contra riscos judiciais.
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