Atuar com equipes externas é uma realidade para muitas empresas. Como é necessário alcançar os clientes para além do âmbito do escritório, é essencial saber lidar com essa demanda e ter consciência do que deve ser feito. Sem isso, a produtividade pode se tornar a grande vilã da história

É nesse momento que a gestão da equipe externa ganha grande importância. A boa administração de colaboradores tende a gerar resultados positivos. Nesse caso, precisamos entender o que vem acontecendo de errado e planejar uma mudança. Esse é o objetivo deste artigo! Vamos lá?

Quais problemas atrapalham a produtividade da equipe externa?

Como falamos, a primeira coisa que devemos fazer para melhorar a produtividade da equipe é entender o que está sendo feito de errado. Nós separamos aqui alguns erros comuns na gestão de equipes externas. Confira!

Falta de acompanhamento e de gestão de indicadores

Deixar de acompanhar os trabalhos, não definir formas de avaliar a evolução dos projetos e tardar na conferência dos indicadores são péssimas práticas em qualquer contexto, ainda mais quando não há o contato direto com os colaboradores.

Pense bem: o contato que você terá com o funcionário externo será por meio de indicadores e relatórios. Isso significa que controlar essas informações é o mesmo que gerir a equipe.

Ausência de canal de comunicação direta

Mesmo que a equipe externa seja bem treinada, podem surgir dúvidas sobre a execução de trabalhos. Quando isso acontece, o contato com o escritório é necessário. Logo, algum colaborador buscará se comunicar com o escritório enquanto os demais ficarão ociosos. Nem precisamos falar sobre como isso é prejudicial para a produtividade, certo?

Falta de orientações para a equipe externa

Para assegurar que qualquer trabalho seja bem executado, mesmo sem a supervisão próxima, é importante que as instruções passadas para a equipe sejam claras e detalhadas. A ausência desse procedimento gera, inevitavelmente, entregas incompatíveis com o que era esperado, ou seja, insatisfação do cliente.

Quais as formas de melhorar a gestão da equipe externa?

No meio de tantas questões, existe ainda alguma luz no final do túnel? Na verdade, resolver os problemas com relação à gestão da equipe externa não é nenhum bicho de sete cabeças. Tudo depende de organização e acompanhamento. Dê uma olhada nas soluções que nós preparamos para você!

Ter uma política voltada para o trabalho externo

Ter uma política é algo que vai além do planejamento estratégico. Isso significa a especificação de regras e diretrizes responsáveis, entre outras coisas, para posicionar o colaborador perante o negócio e fazer a empresa ser competitiva.

Isso é importante para que o profissional tenha um norte a respeito de seus comportamentos e de suas condutas no trabalho externo. Afinal de contas, durante a sua atuação, é comum se deparar com imprevistos e situações fora do esperado, exigindo dele expertise e entendimento para lidar com aquela situação.

Padronizar processos

Unindo uma boa comunicação com a padronização dos principais processos, a equipe externa só tende a ganhar e a se desenvolver. Uma das principais razões para isso é que as atividades padronizadas facilitam na hora de o profissional saber, por exemplo, a ordem de prioridade dos locais que deve visitar e quais pessoas procurar.

Além disso, a padronização é sempre melhor do que a improvisação — esta agora só vai acontecer diante de situações muito específicas e atípicas.

Roteirizar processos

Existem alguns procedimentos que precisam ser feitos sempre da mesma maneira, para evitar transtornos futuros. As medições são um grande exemplo disso. Nesse caso, estabelecer um roteiro para os processos (e disponibilizá-lo em formato impresso) permite maior grau de acerto do seu pessoal.

Isso não reduz o tempo no qual um trabalho é feito, mas evita a necessidade de consertar determinados erros. Logo, a produção aumenta.

Definir entregas

É importante definir prazos e objetivos para todo trabalho feito fora do escritório. Essa ideia funciona assim: como não conseguimos controlar tudo o que é feito pelos colaboradores no ambiente externo, nós definimos um prazo para a entrega do trabalho e isso determina que as tarefas sejam feitas.

Mas cuidado para não deixar esse planejamento muito rígido, certo? Alguns imprevistos podem ocorrer, o cliente pode intervir e isso recairá sobre o período de produção do pessoal. Assim, é preciso analisar sempre o que deve ser definido e o que pode ser flexibilizado.

Estabelecer uma liderança

Um gestor interno não é suficiente para liderar equipes externas. Na prática, ainda que exista um meio de se comunicar com os colaboradores, é preciso alguém que os acompanhe mais de perto. Um dos objetivos por trás disso é mitigar ruídos na comunicação que podem comprometer a eficiência do trabalho externo.

Contar com um líder externo facilita bastante o trabalho da equipe, visto que o profissional tem a seu favor o suporte dos dados. Em outras palavras, ele dispõe de acesso às informações dos softwares de gestão e as transmite aos colaboradores, inclusive agregando valor e a sua experiência.

A parte técnica é fundamental, mas não podemos deixar de falar do lado motivacional de uma liderança. Existem momentos da colaboração externa em que a equipe se vê diante de desafios ou pouco motivada. Portanto, é de grande valia uma pessoa para conduzir as atividades que precisam ser realizadas.

Aprimorar a comunicação

A comunicação clara e fluida é essencial não só nas relações empresariais, como em toda e qualquer interação social. Dito isso, é preciso saber se há ruídos e inconsistências na comunicação da equipe externa, bem como se as instruções são transmitidas de forma compreensível.

A importância de uma boa comunicação não para por aí. Quando há clareza e fluidez na transmissão das informações, isso se reflete também no atendimento e no relacionamento com o cliente. Vale destacar o papel dos canais estabelecidos pelos gestores na comunicação da equipe externa, no sentido de que eles devem ser bastante acessíveis e eficientes.

Muitas organizações usam o WhatsApp, por exemplo, mas existe um leque de soluções disponíveis a depender das particularidades do trabalho da equipe externa. No âmbito empresarial, a comunicação deve ser empregada para:

• informar;
• monitorar;
• apresentar;
• divulgar.

Estipular metas atingíveis

Metas atingíveis são feitas mediante um conhecimento aprofundado sobre o trabalho externo da equipe. Os locais visitados pelos colaboradores e o perfil dos clientes, por exemplo, são informações cruciais e precisam ser coletadas previamente.

Além disso, antes de elaborar um planejamento estratégico, deve-se fazer um levantamento acerca do potencial produtivo da equipe externa. Dessa forma, as metas estipuladas estarão de acordo com as habilidades e as experiências do time.

Com um bom planejamento estratégico, o risco de delegar atividades demais ou de menos para os colaboradores externos será menor. Outra vantagem é que, conforme o trabalho é desenvolvido com eficiência e produtividade, os profissionais se tornam mais motivados, inclusive para assumirem metas mais ousadas e desafiadoras no futuro.

Treinar e desenvolver a equipe externa

Até agora falamos em aspectos como metas atingíveis e política para o trabalho remoto. Embora necessárias, elas ainda não são suficientes para o colaborador performar bem em sua atividade. É preciso considerar ainda, além do potencial produtivo do profissional, quais as habilidades que ele já tem e quais podem ser desenvolvidas.

Outro ponto a ser considerado é a experiência dos colaboradores. É comum que a equipe seja composta tanto de pessoas que estão há bastante tempo na empresa como de estagiários ou profissionais recém-contratados.

Também é fundamental criar uma cultura de feedback, em uma via de mão dupla. Somente assim o time conseguirá um bom desenvolvimento nas suas atividades externas, de modo a agregar cada vez mais valor e torná-lo perceptível aos clientes.

Investir em tecnologia

Vamos agora nos aprofundar no uso da tecnologia na gestão de equipes externas. Muitos dos problemas enfrentados nessa questão podem ser resolvidos com o auxílio de softwares.

Uma das principais razões para a empresa apostar em um software auxiliando os times é a centralização dos dados, de modo que todos tenham acesso às mesmas informações. Não é mais recomendado, por exemplo, fazer a marcação de visitas manualmente, pois isso pode ser uma fonte de erros e desencontros.

Quando o acompanhamento das atividades é feito de forma manual, as ineficiências e os retrabalhos são quase inevitáveis. A pouca centralização dos dados torna essa gestão mais difícil, além de dificultar na identificação precisa de falhas e gargalos.

Da mesma forma, delegar tarefas aos colaboradores e agendar manutenções são procedimentos menos suscetíveis a erros se forem registrados e geridos por um software. A digitalização dos processos torna toda a operação mais segura, eficiente e produtiva, melhorando a comunicação entre os profissionais e destes com os gestores internos.

Outro exemplo de como um software pode melhorar a gestão de equipes externas é o chamado field services. O termo se aplica àqueles serviços que são prestados de forma presencial na empresa ou na residência do cliente, sendo bastante usado no setor de TI. Um sistema é usado no registro dessas operações, proporcionando maior transparência e contribuindo para o aumento da qualidade do serviço prestado.

A disponibilidade dos dados em tempo real e a mobilidade são outras duas fortes razões para adotar um software na gestão de equipes externas. O primeiro permite a tomada de decisões com maior rapidez e margem de acerto, e o segundo tem relação com a computação em nuvem.

Em outras palavras, é possível acessar e compartilhar esses dados em tempo real sem estar no escritório, através do uso de algum dispositivo móvel conectado à internet. Isso contribui não só para a melhora da comunicação, como também para o aumento do nível de colaboração entre a equipe.

Certamente a administração de pessoal que atua fora do escritório é uma tarefa trabalhosa. Mas isso não significa que é difícil fazê-la, mas sim que ela exige atenção e organização constantes. Respeitando esses dois detalhes, a gestão da equipe externa deve se dar de uma maneira natural, sendo possível até mesmo criar ações para melhorar a produção.

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