A aprovação de orçamentos é uma das grandes dificuldades enfrentadas pelos gestores atualmente. Isso porque os pedidos realizados pelas diversas equipes da empresa podem ser vários, além da ausência de padronização de processos e organização das solicitações.

Logo, para evitar uma situação crítica dentro da companhia e garantir o processo sadio da aquisição de serviços, insumos ou soluções, o ideal é buscar maneiras de otimizar o fluxo de aprovação de orçamentos e garantir a compra dos itens necessários sem atrasos ou complicações. Confira as nossas dicas!

Fluxo de aprovação de orçamentos

Um dos principais erros desse processo é a falta de um fluxo bem definido para as aprovações. Algumas solicitações costumam ir direto para a mesa do gestor, enquanto outras podem ficar flutuando entre os gerentes.

Com isso, perde-se agilidade e as operações da empresa acabam prejudicadas. O primeiro passo, então, é estabelecer um fluxo de processos. Dessa maneira, todos os orçamentos percorrerão um mesmo caminho.

Dicas de otimização

Com um fluxo bem definido, é hora de utilizar alguns artifícios para melhorar a sua agilidade e otimizar a aprovação de itens essenciais para o bom funcionamento das operações. Veja essas dicas:

Tenha um planejamento anual

Algumas demandas podem ser previstas durante o planejamento do orçamento anual da empresa. Com isso, parte das pré-aprovações já pode ser providenciada, facilitando o processo durante o decorrer do ano.

Entenda as demandas

Algumas das dificuldades em aprovar ou não um orçamento é entender a real necessidade da compra do item. Para isso, é preciso orientar que a equipe solicitante faça um detalhamento específico de sua demanda.

Formalize orçamentos

Um erro comum é a realização do chamado orçamento de boca, ou seja, apenas uma conversa informal com o fornecedor. A falta de documentação de algumas consultas de preço pode fazer com que sua empresa pague mais caro por um item.

Mantenha um padrão

Além de definir o fluxo de aprovação de orçamentos, também é preciso criar um padrão para esses documentos. Isso facilita a leitura e interpretação da demanda e a identificação de sua real necessidade.

Como utilizar a tecnologia nesse processo

Existem hoje ferramentas digitais que podem ser utilizadas para melhorar o fluxo de aprovação de orçamentos. Elas condensam todas as dicas repassadas em uma única solução e constituem-se como a melhor saída para organizar esse processo.

Entre os principais benefícios de sua utilização de recursos tecnológicos na composição pedidos de aprovação de orçamentos, estão:

• agilidade e segurança: todas as solicitações estarão centralizadas;

• comunicação direta: os orçamentos são encaminhados pela equipe diretamente ao gestor responsável pela aprovação;

• simplificação das decisões: a plataforma oferece todas as informações necessárias para uma decisão sobre a aprovação;

• mobilidade: é possível aprovar orçamentos de qualquer local com acesso à internet;

• notificações: a plataforma avisa sempre que novos documentos sejam submetidos.

A aprovação de orçamentos de forma simples e rápida pode ser um fator de aumento de competitividade, já que sua empresa não perderá mais prazos e poderá melhorar todos os seus processos.

A Mega lançou recentemente o Approvo, uma solução especializada para a montagem de um fluxo de aprovação de orçamentos otimizado. Entre em contato conosco agora e conheça mais sobre essa ferramenta!