eSocial: você está preparado?

Enfim o tão comentado Manual do eSocial chegou. E com ele diversas dúvidas e muito trabalho pela frente.

O eSocial veio para socializar. Sim, socializar, manter os empregadores e empregados alinhados. A partir da obrigação, todas as informações contratuais estarão disponíveis para consulta do contribuinte e, desta forma, ele tem condições de acionar o Ministério do Trabalho para fazer uma reclamação sobre algo que não concorda ou foi alterado sem o seu consentimento. Neste sentido é importante ressaltar que com essa iniciativa o governo não está alterando ou criando nenhuma nova lei, mas sim fazendo cumprir a lei, para a qual o seu maior fiscal será o colaborador.

As adequações ao eSocial serão parte de um longo processo e as empresas devem tomar alguns cuidados, pois a partir da entrega dos eventos registrados assumirão um compromisso com práticas trabalhistas que devem estar muito bem definidas, de acordo com a lei e alinhadas juridicamente com a direção da empresa. Para isso, as empresas precisam ter todos os seus processos estruturados para não ocorrerem equívocos que possam gerar notificações e/ou multas.

Algumas ações devem ser tomadas de imediato:

• A primeira, que na minha percepção é primordial, é a criação de um comitê interno envolvendo as áreas que serão atingidas pelo eSocial, como por exemplo: Recursos Humanos, Jurídico, Financeiro, Contabilidade, Segurança e Medicina no Trabalho
• A segunda é o mapeamento dos processos. Crie um macroprocesso das áreas envolvidas e discuta no comitê todos os processos, possíveis mudanças e seus impactos.
• A terceira é a conscientização da direção da empresa. Apresente o macroprocesso das áreas mostrando os impactos e mudanças necessárias nos processos para adequação das leis.

Após todos os responsáveis das áreas e a direção da empresa estarem alinhados com o projeto, mãos à obra, pois temos muito trabalho pela frente!

DICAS IMPORTANTES

Você sabe o que é Qualificação Cadastral?

A qualificação cadastral é a verificação dos dados dos colaboradores junto ao programa responsável pelo NIS (CNIS) e o CPF (Receita Federal).

Você sabia que é preciso fazer a Qualificação Cadastral de todos os seus colaboradores?

Sim, é preciso comparar os dados do seu sistema de folha de pagamento com os dados que estão registrados no CNIS e Receita Federal.

Você sabe quais são os dados necessários para Qualificação Cadastral?

Os dados são: Nome, CPF, Data de Nascimento, Nome da Mãe, PIS/NIS. Todos devem estar corretos e válidos.

Você sabe como fazer a Qualificação Cadastral?

No site do eSocial (www.esocial.gov.br), área inferior esquerda da tela, está disponível o acesso a Qualificação Cadastral, sem ação no momento. Há estudos realizados pelo Governo para disponibilizar uma forma para fazer a verificação de todos os colaboradores de uma única vez, mas não existe um prazo para o projeto ficar pronto.
 

Você sabia que se os dados não estiverem corretos e válidos no cadastro do CPF e NIS  não será possível o envio da carga inicial dos colaboradores para o eSocial?

Se os dados dos colaboradores enviados na carga inicial do eSocial, não estiverem iguais aos cadastrados no CNIS e Receita Federal o arquivo será recusado.

Você sabia que todos os dependentes com idade igual ou superior a 16 anos devem ter CPF?

Exatamente, você precisa informar o CPF dos seus dependentes com 16 anos ou mais e este deve estar válido na Receita Federal.

Você sabia que Jornada de trabalho, Descrição de Atividade do Cargo e Salário devem ser reavaliadas?

Sim, caso o governo encontre pessoas exercendo as mesmas atividades no cargo, trabalhando com carga horária distinta e salários diferentes, estará passível de multa e equiparação salarial entre os colaboradores.

Você sabia que o período de fechamento do ponto deve ocorrer dentro do próprio mês?

Por diversos anos as empresas realizam os apontamentos entre um determinado dia de um mês até o mês seguinte, exemplo: 21 a 20. Considerando um pagamento "no escuro" referente ao dia 21 até 30 daquele mês.

Mas de acordo com o artigo 459 da CLT - O pagamento do salário, qualquer que seja a modalidade do trabalho, não deve ser estipulado por período superior a 1 (um) mês, salvo no que concerne a comissões, percentagens e gratificações.

§ 1º Quando o pagamento houver sido estipulado por mês, deverá ser efetuado, o mais tardar, até o quinto dia útil do mês subsequente ao vencido.

Resumindo o artigo, temos que tratar nossos apontamentos do dia 01 a 30 de cada mês, podendo realizar o pagamento até o quinto dia útil do mês subsequente.

Você sabia que todos os benefícios dos colaboradores devem ser únicos, sem distinção por cargo ou outro tipo de divisão?

Sim, de acordo com a lei qualquer benefício que seja diferente entre um colaborador e outro, trata de prêmio, salário in natura.

Um exemplo clássico é o caso da Assistência Médica. Se a empresa oferece assistência médica de um plano básico para alguns colaboradores e para os gestores oferece um plano superior, isso é considerado como Prêmio, Bônus, Salário disfarçado de benefício.

Fique atento às dicas e saia na frente! Temos um ano para realizar as adequações nos processos e procedimentos. Comece a olhar para os processos, não somente para o sistema, e prepare sua empresa para o futuro! Mãos à obra!