ERP e Mapeamento de Processos: o grande desafio das empresas

A sigla ERP, do inglês enterprise resource planning, pode não ser familiar para muitas pessoas. No entanto, ela está mais presente no dia a dia das empresas do que se pode imaginar. Trata-se de um sistema de informação que realiza a integração de todos os dados e processos de uma organização em um único sistema. Com isto, é possível simplificar as atividades do cotidiano corporativo e a gestão de cada departamento da companhia.

A partir desta premissa, os gestores de uma empresa, que passa a utilizar um ERP, podem pensar que os seus problemas acabaram definitivamente. Num primeiro momento, eles podem acreditar que as atividades serão controladas 100% em todos os departamentos e que haverá aumento da performance e produtividade no trabalho. Mas, na prática, geralmente, é muito diferente.

Muitas vezes, as empresas não buscam realizar o trabalho de aderência, ou seja, medir sob o ponto de vista processual e tecnológico o quanto ela está preparada para utilizar qualquer ERP. Desta maneira, acabam seguindo o caminho inverso. O que o sistema oferece em relação às atividades realizadas em seus respectivos departamentos, em muitos casos, não passam de suposições, conversas ou processos não definidos. E isto ocasiona uma falha crucial, impactando diretamente nos módulos sugeridos para contratação e possíveis customizações, que forçam um maior investimento em TI.

Uma aderência mal realizada torna o ERP uma solução tortuosa para a empresa e faz com que  funcionário não utilize o sistema em sua totalidade. Isto resulta na realização de diversas atividades em paralelo ou até mesmo “fora” do sistema, como a utilização do Excel, por exemplo. E mais: pode forçar, também, a compra de um ERP especializado para cada atividade, gerando uma descentralização das informações, essencial para uma gestão sadia.

E encontrar um ERP com alto nível de aderência é o maior desafio no momento da tomada de decisão. O primeiro passo é realizar um mapeamento de processos para assim realizar a aquisição do sistema mais adequado às necessidades da empresa. Isto garante benefícios como:

• Processos definidos e padronizados;
• Identificação de possíveis riscos e gargalos dentro dos processos;
• Sugestão de melhorias com base nos processos definidos;
• Procedimentos descritos para todos os processos;
• Gestão centralizada do negócio;
• Transparência nas informações;
• Aderência em alto nível em relação aos seus processos.

Com os processos bem definidos, o especialista/consultor em ERP obtém um melhor entendimento das atividades desempenhadas pelo cliente, o que resulta no melhor cenário para a implantação e treinamento dos usuários, além de identificar quais serão as customizações indispensáveis.

Para o software ser solucionador e atingir uma excelência na gestão, os processos têm que se adequar ao ERP ou as fornecedoras do ERP desenvolverão customizações/novos módulos para atingir uma alta aderência no processo da sua empresa.

E na sua empresa? O ERP é solucionador ou tortuoso? Se for tortuoso, por que não realizar um mapeamento de processos e restabelecer um novo contato para obter uma melhor aderência para as suas atividades? Pense nisto!