Softwares que auxiliam a gestão de empresas são uma realidade. É difícil pensar num empreendimento que não utilize, pelo menos, um programa de computador, seja para controlar o caixa, atender aos clientes ou contabilizar o estoque. Porém, existe hoje um único software que é capaz de todas essas tarefas ao mesmo tempo: o ERP.

Você já deve ter ouvido esse nome em algum lugar, não é mesmo? Esse tipo de sistema é comum em grandes organizações há muito tempo e aos poucos vem sendo também adotado pelas médias e pequenas empresas devido aos seus muitos benefícios.

No post de hoje, nós vamos mostrar para você o que é ERP, quais suas aplicações e funcionalidades, principais benefícios e mais algumas informações relevantes. Continue conosco e confira!

O que é ERP?

É uma sigla para Enterprise Resource Planning — pode ser tratado como um software que é capaz de consolidar todos os setores da empresa em apenas um sistema simples e fácil de operar.

Permite, assim, uma visão panorâmica do seu negócio, em tempo real. Quaisquer informações que você precisar, seja para fazer um balanço de vendas diário ou analisar o crescimento nos últimos meses, estarão à sua disposição sem que seja necessário fazer grande esforço.

Esse tipo de sistema é composto por uma série de módulos integrados e que utilizam de apenas uma base de dados comum. Cada um deles é responsável por uma área determinada da empresa. Sendo assim, ao implantar essa solução, o gestor terá a visibilidade sobre todos os aspectos de seu negócio.

Você pode personalizá-lo de acordo com as carências do seu empreendimento, e assim, não precisa lidar com recursos que você não vá aproveitar tanto. Ou seja, mantenha apenas os módulos que precisa e descarte aqueles que não fará uso, simplificando assim o sistema e minimizando o tempo de implantação.

Divisão do sistema

O ERP é dividido em algumas camadas, o que garante o seu pleno funcionamento e apoio às atividades do gestor, entre elas estão a apresentação, processamento lógico e armazenagem. Vamos explicar cada uma delas individualmente para uma melhor compreensão.

Apresentação

É a camada pela qual o usuário terá acesso ao sistema e utilizará para realizar as suas consultas e entradas de dados na aplicação. Também conhecida por front-end, é formada por formulários e campos nos quais o usuário insere os dados. Essa camada fará a comunicação com o processamento lógico do sistema.

Processamento lógico

Esse é o coração da aplicação é a principal responsável pelos resultados obtidos. É aqui que o sistema realiza o cruzamento de informações para buscar dados relevantes para o gestor e distribui as informações entre os diferentes módulos do sistema.

Armazenagem

A camada de armazenagem é a responsável por salvar para posterior consulta todos os dados levantados e salvos. É de extrema importância que haja uma rotina bem estruturada de backup para a proteção dessas informações.

Quais são as funcionalidades de um bom ERP?

Para auxiliar a gestão, o ERP deve fornecer uma visão sistêmica do negócio. Todos os dados dos setores precisam ser compartilhados em uma única tela, facilitando a tomada de decisão por parte dos líderes. Acompanhe a seguir quais funcionalidades são indispensáveis para o bom funcionamento do sistema na companhia.

Integrações

Múltiplas integrações facilitam o crescimento escalável do negócio. Dependendo das particularidades da empresa, pode ser necessário fazer um ERP se comunicar com a loja virtual de modo a centralizar a gestão do estoque de produtos vendidos tanto no ambiente físico como no e-commerce.

Um sistema engessado nesse sentido funciona por um tempo, mas se a organização precisar expandir suas operações, talvez esbarre na limitação do número de integrações.

Agilidade nos processos

Uma plataforma centralizada deve conter dados que, após atualizados, passam a ser do conhecimento de todos. Esse aspecto é crucial para a companhia agilizar os seus processos de forma confiável, precisa e em tempo real. A automatização de rotinas também é um ponto indispensável, pois o ERP deve ser apto a fazer atividades em menos tempo e com maior precisão do que um colaborador.

Bons controles

Bons controles dependem de dados organizados e armazenados. A facilidade de uso e a atualização automática das informações são outros dois fatores de grande relevância para que a comunicação entre os setores seja a mais fluida possível. Quando o sistema funciona na nuvem, as chances de melhorar o gerenciamento são maiores.

Quando implementar?

O custo de implementação de um ERP pode variar bastante, de acordo com o porte da empresa e suas necessidades. Por isso é importante fazer um relatório com três tópicos principais devidamente embasados: o quanto o ERP pode melhorar o lucro da empresa, qual o caixa disponível para investir no software e algumas propostas de fornecedores do sistema.

Jamais aposte em um Enterprise Resource Planning sem levar em conta ao menos essas três questões. Dependendo do provedor e se você não estiver certo do que precisa, o processo de implantação do software pode levar mais tempo do que o planejado, impactando o seu custo-benefício.

Quanto mais informações e engajamento você tiver, mais rápida será a instalação do ERP, e os resultados virão com mais velocidade também. Lembre-se de analisar muito bem o fornecedor em questões como reputação no mercado e atendimento ao cliente.

Qual é a importância do ERP?

A concorrência no mercado é tão surreal que não há mais como perder tempo de produtividade com questões burocráticas ou meramente funcionais e com erros bobos na captação de dados. Para que delegar tarefas, como a folha de pagamentos ou gestão de estoque, a colaboradores que podem render muito mais em outra tarefa realmente produtiva?

O software automatiza a parte processual – contagem de vendas, faturamento, estoque, folha de pagamentos – e libera tempo para a sua equipe produzir e você tomar as decisões certas — essa talvez seja a maior importância do ERP.

O monitoramento em tempo real permite que você e toda a sua equipe consigam entender os pontos em que precisam melhorar com mais facilidade. Ou seja, se a demanda por determinado produto está muito alta, o pessoal do estoque pode ver e rapidamente solicitar mais unidades, quase que simultaneamente.

Quais são os benefícios do ERP?

Dentre os principais benefícios do ERP estão a praticidade na captação de dados precisos e atualizados para que você encontre focos que podem ser melhorados na empresa e tome decisões mais assertivas. Entre outros pontos que podemos destacar do uso dessa ferramenta estão:

Controle de processos

Um dos principais benefícios da adoção dessa tecnologia em uma empresa é a padronização dos processos e a facilitação no seu controle. Todas as atividades passam a ser desenvolvidas com o apoio da ferramenta e o seu padrão acaba por ser imposto a todos os colaboradores, evitando processos falhos.

Minimização de erros

Boa parte das rotinas e atividades podem ser automatizadas, o que diminui a interação humana e melhora os resultados, entre o que se espera de sua implantação está a redução de erros provenientes de falha humana. As decisões são tomadas de forma rápida e subsidiadas por informações relevantes.

Diminuição de estoque

Ao manter uma visão constante sobre todas as áreas da empresa é possível verificar quando são necessárias maiores ou menores compras de matéria-prima de acordo com a demanda. Isso contribui para a diminuição do estoque e possíveis desperdícios.

Redução de pessoal

Manter boa parte das tarefas automatizadas permite uma redução do número de trabalhadores, o que tem um impacto direto sobre os custos operacionais de uma empresa. Menor necessidade de mão de obra é igual a menor gasto com tributos trabalhistas.

Aumento de produtividade

Cada área da empresa terá acesso aos dados gerados pelas outras, criando um ambiente com mais comunicação e colaboração entre os profissionais, aumentando assim a produtividade geral da equipe.

Como escolher um bom ERP?

Se a sua empresa decidiu pela contratação do ERP, é preciso considerar alguns pontos a fim de evitar transtornos e baixo retorno da ferramenta. O conhecimento sobre a situação do negócio é o primeiro passo a ser tomado, pois é nesse momento que se deve elencar os objetivos, bem como os pontos a serem melhorados.

Procure um sistema que seja fácil de implementar

Se o ERP for fácil de implementar, ele entrará em operação mais rapidamente, e o retorno do investimento será em pouco tempo. Caso uma empresa contrate uma solução líder no mercado e a infraestrutura de TI não for das melhores, os resultados podem ficar aquém do esperado. Em outras palavras, deve-se verificar aspectos relacionados a:

- sistema operacional instalado nas máquinas;

- bancos de dados;

- servidores da empresa.

Portanto, se existe alguma incompatibilidade do ERP com as especificações de hardware e software dos equipamentos, é preciso realizar ajustes antes de implantar o sistema. Mesmo que pareça uma perda de tempo em um primeiro momento, isso evita transtornos futuros, como a troca de sistema, o que implicará novos custos.

Avalie o custo-benefício

Dentro do orçamento, deve-se ter em mente a relação entre o investimento inicial e o quanto aquele ERP trará de retorno. Não adianta, por exemplo, contratar o sistema por um preço acessível se ele não se encaixa nas necessidades da companhia. O retorno nesse caso será muito menor do que quando o investimento é mais alto, mas é capaz de agilizar processos e melhorar a comunicação entre os setores.

Conheça a possibilidade de escalabilidade do sistema

É desejável que o ERP tenha condições para escalar, por meio da integração e expansão de recursos. Do contrário, a solução terá de ser trocada um dia, o que vai representar um custo adicional que talvez a empresa não tenha disponível no futuro.

Mesmo que o valor do investimento seja alto no início, ele tende não só a se pagar, mas também a evitar esse tipo de situação, mantendo a empresa operacional e com viabilidade de crescimento escalável.

Os sistemas ERP vieram para ficar e melhorar os resultados das empresas. Vemos cada vez mais organizações adotando essa tecnologia com o objetivo de ganhar competitividade e espaço no mercado.

Gostou de saber o que é ERP? Quer receber publicações exclusivas diretamente em seu e-mail e estar por dentro de informações relevantes para a sua vida profissional? Assine agora mesmo a nossa newsletter e não perca nenhum novo conteúdo!