Entenda o que é e para que serve a nota fiscal eletrônica

Entenda o que é e para que serve a nota fiscal eletrônica

Assim como a nota fiscal em papel, a nota fiscal eletrônica serve para controlar a tributação relativa à comercialização de produtos e serviços.

Toda vez que uma empresa realiza uma venda, é necessário recolher ICMS e outros impostos. A nota fiscal, portanto, registra o valor da transação para que, então, ocorra a tributação.

A nota fiscal eletrônica surgiu com o objetivo de substituir a tradicional nota em papel, trazendo mais agilidade para a fiscalização tributária e facilitando o controle contábil das empresas. Neste post, saiba mais sobre a funcionalidade deste documento e confira algumas dicas importantes para a sua emissão!

Antes e depois da nota fiscal eletrônica

Até 2005, para que uma empresa pudesse emitir notas fiscais, era necessário ter um cadastro junto à Secretaria da Fazenda do Estado, bem como uma autorização para a emissão dos talões de notas. O controle contábil também era feito de forma manual e, de tempos em tempos, a empresa precisava prestar contas ao Fisco sobre os tributos recolhidos.

Com a nota fiscal eletrônica, o controle fiscal passou a ser feito de forma automática, já que, a cada nota emitida, a Secretaria da Fazenda consegue verificar a transação comercial e, consequentemente, o recolhimento dos impostos. Da mesma forma, o controle contábil ocorre de forma mais automatizada, pois o cálculo do recolhimento é feito automaticamente no momento da emissão.

A nota fiscal eletrônica, no entanto, substitui apenas o modelo 1 e 1-A da nota fiscal em papel e pode ser usada nas mesmas circunstâncias previstas na legislação.

Responsabilidades e obrigações do emissor

Para emitir a NF-e o contribuinte emissor deve se credenciar junto à Secretaria da Fazenda do Estado em que a empresa está localizada, atentando aos prazos estabelecidos pelo Governo, já que a adoção da NF-e é obrigatória.

Além disso, é necessário que o contribuinte utilize um certificado digital com padrão ICP-Brasil e deve armazenar todas as notas emitidas no prazo de cinco anos, como estabelece a legislação.

O emissor da NF-e também é responsável por todos os dados que apresenta no documento, logo, é importante que eles sejam consistentes para que não aconteça o recolhimento incorreto dos tributos.

Para que haja o envio do documento pelo emissor contribuinte é necessário a autorização da Secretaria da Fazenda, pois só assim o documento terá a validade jurídica que garante a transação comercial.

Consulta da NF-e

Quando o contribuinte emissor recebe a autorização para imprimir a representação gráfica da nota fiscal, que é denominada de DANFE, é necessário que ele envie esse documento juntamente com a mercadoria adquirida. O DANFE, vale destacar, não tem a mesma validade da NF-e, porém serve para que o comprador possa consultar sua NF-e com o código de acesso que fica impresso nesse documento.

Cancelamento e dispensa de NF-e

A nota fiscal eletrônica permite o cancelamento no prazo de 24 horas. Após esse prazo, o sistema autoriza o cancelamento em 480 horas da data de autorização da NF-e, no entanto, em situações como estas, a empresa fica sujeita ao pagamento de multa — outras situações envolvendo o cancelamento também devem ser consultadas aqui.

Já os casos de dispensa podem variar conforme o estado onde a empresa se localiza. No estado de São Paulo, por exemplo, mercadorias que são vendidas fora do estabelecimento comercial são dispensadas da emissão, desde que na remessa e no retorno da mercadoria a nota fiscal já tenha sido emitida. As situações de dispensa no estado de São Paulo estão todas regulamentadas pela Portaria CAT 162/2008.

Além de ser obrigatória, a NF-e traz mais agilidade e automação para os processos contábeis de uma empresa, sem falar na economia de recursos que vão desde o papel até o tempo.

Este conteúdo foi útil para você? Então, leia o nosso post e confira mais dicas sobre como otimizar a gestão fiscal da sua empresa!