Você sabe realmente o que é NFe? Assim como a nota fiscal em papel, a nota fiscal eletrônica serve para controlar a tributação relativa à comercialização de produtos e serviços em todo o território nacional.

Toda vez que uma empresa realiza uma venda, é necessário recolher ICMS e outros impostos. A nota fiscal, portanto, registra o valor da transação para que, então, ocorra a tributação por parte do fisco.

A nota fiscal eletrônica surgiu com o objetivo de substituir a tradicional nota em papel, trazendo mais agilidade para a fiscalização tributária e facilitando o controle contábil das empresas. Neste post, saiba mais sobre a funcionalidade deste documento e confira algumas dicas importantes para a sua emissão!

Antes e depois da nota fiscal eletrônica

Até 2005, para que uma empresa pudesse emitir notas fiscais, era necessário ter um cadastro junto à Secretaria da Fazenda do Estado, bem como uma autorização para a emissão dos talões de notas. O controle contábil também era feito de forma manual e, de tempos em tempos, a empresa precisava prestar contas ao Fisco sobre os tributos recolhidos.

Esse tipo de controle permitia muitas fraudes e também não era eficiente para a gestão de contas das empresas, uma vez que tudo era feito de forma manual. Além disso, havia o risco constante de que as informações se perdessem. No caso de um desastre como um incêndio, por exemplo, todos os dados que estavam armazenados em papel se perderiam.

Com a nota fiscal eletrônica, o controle fiscal passou a ser feito de forma automática, já que, a cada nota emitida, a Secretaria de Fazenda consegue verificar a transação comercial e, consequentemente, o recolhimento dos impostos. Da mesma forma, o controle contábil ocorre de forma mais automatizada, pois o cálculo do recolhimento é feito automaticamente no momento da emissão. A NF-e trouxe muito mais segurança para as empresa, já que os dados podem ser armazenados e protegidos por meio de backups.

A nota fiscal eletrônica, no entanto, substitui apenas o modelo 1 e 1-A da nota fiscal em papel e pode ser usada nas mesmas circunstâncias previstas na legislação.

Responsabilidades e obrigações do emissor

Para emitir a NF-e, o contribuinte emissor deve se credenciar junto à Secretaria de Fazenda do Estado em que a empresa está localizada, atentando aos prazos estabelecidos pelo Governo, já que a adoção da NF-e é obrigatória. As regras e exigências podem mudar, a depender de cada ente da federação, mas no geral são basicamente as mesmas.

Além disso, é necessário que o contribuinte utilize um certificado digital com padrão ICP-Brasil e deve armazenar todas as notas emitidas no prazo de cinco anos, como estabelece a legislação.

O emissor da NF-e também é responsável por todos os dados que apresenta no documento. Logo, é importante que eles sejam consistentes, para que não aconteça o recolhimento incorreto dos tributos.

Para que haja o envio do documento pelo emissor contribuinte, é necessária a autorização da Secretaria da Fazenda, pois só assim o documento terá a validade jurídica que garante a transação comercial.

Consulta da NF-e

Quando o contribuinte emissor recebe a autorização para imprimir a representação gráfica da nota fiscal, que é denominada de DANFE, é necessário que ele envie esse documento juntamente com a mercadoria adquirida. O DANFE, vale destacar, não tem a mesma validade da NF-e, porém serve para que o comprador possa consultar sua NF-e com o código de acesso que fica impresso nesse documento.

Cancelamento e dispensa de NF-e

A nota fiscal eletrônica permite o cancelamento no prazo de 24 horas. Após esse prazo, o sistema autoriza o cancelamento em 48 horas da data de autorização da NF-e. No entanto, em situações como essas, a empresa fica sujeita ao pagamento de multa — outras situações envolvendo o cancelamento também devem ser consultadas aqui.

Já os casos de dispensa podem variar conforme o estado onde a empresa se localiza. No estado de São Paulo, por exemplo, mercadorias que são vendidas fora do estabelecimento comercial são dispensadas da emissão, desde que na remessa e no retorno da mercadoria a nota fiscal já tenha sido emitida. As situações de dispensa no estado de São Paulo estão todas regulamentadas pela Portaria CAT 162/2008.

 Tipos de NF-e 

O projeto de emissão de notas fiscais de forma eletrônica evoluiu com o tempo. Assim, já são vários modelos de documentos fiscais para os mais diversos fins que podem ser emitidos de forma virtual. Vamos listar cada um deles.

 NF-e — Nota Fiscal de Produto 

A NF-e foi o primeiro modelo a surgir e sua abrangência se dá sobre a compra e venda de produtos. Seu objetivo é registrar atividade industrial, comercial, ou qualquer outro tipo de situação em que incorra a circulação de mercadorias e, em consequência, a incidência de ICMS.

Qualquer outro tipo de ocorrência que tenha relação com produtos, e que possam influenciar em processos fiscais, também devem ser registrados por meio de NF-e. Por exemplo, no caso do extravio de mercadoria no estoque, para realizar a baixa é preciso emitir a nota fiscal eletrônica.

    NFS-e — Nota Fiscal de Serviço    

Quem presta serviços deve realizar o recolhimento do ISS, que é de responsabilidade dos municípios, assim como o controle e credenciamento de empresas que queiram utilizar da NFS-e.

Seu funcionamento é praticamente idêntico à nota anterior, porém voltada exclusivamente para serviços, não para produtos. Esse documento substitui a chamada "declaração de serviços", que é o modelo físico.

CT-e — Conhecimento de Transporte Eletrônico

Esse documento é utilizado no transporte de cargas entre municípios e estados sendo que a tributação é realizada pelo ICMS. O modelo surgiu em 2012, para substituição do documento físico.

Hoje, um arquivo em XML é emitido e assinado digitalmente pelas empresas, com autorização da Secretaria de Estado da Fazenda. Dessa forma, existe menos erros entre a nota e os produtos transportados e o custo de frete é reduzido. A fiscalização é feita de forma muito mais rápida também.

NFC-e — Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica

A NFC-e ainda está em desenvolvimento e o credenciamento para a sua emissão será de responsabilidade das secretarias estaduais. O modelo também será emitido quando houver incidência de ICMS. Porém, será destinado a clientes finais, ou seja, pessoas físicas.

Para empresas que revendem os produtos, ou os utilizam como matéria-prima ou material de consumo para as suas atividades, não será possível utilizar-se desse tipo de documento.

MDF-e — Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos

Esse manifesto foi desenvolvido para simplificar o transporte de cargas, intermunicipal ou interestadual, em que consta mais de um CT-e. Ou seja, são transportados produtos referentes a várias notas.

Também pode ser utilizado por empresas que realizam o envio de mercadoria por meio da emissão de várias NF-e. Isso simplifica o transporte e evita que o motorista carregue consigo diversos documentos fiscais diferentes, facilitando a fiscalização.

Como vimos, saber o que é NFe e entender sua utilização traz mais agilidade e automação para os processos contábeis de uma empresa, sem falar na economia de recursos que vão desde o papel até o tempo.

Este conteúdo foi útil para você? Então, leia o nosso post e confira mais dicas sobre como otimizar a gestão fiscal da sua empresa!