10 dicas práticas para controlar o estoque

10 dicas práticas para controlar o estoque

Controlar o estoque é um dos maiores desafios dentro de uma empresa. Além disso, dependendo do ramo do negócio, a complexidade aumenta significativamente. Por isso, você deve estar se perguntando: como melhorar a gestão de estoque e evitar perdas e prejuízos?

Bom, não se preocupe antes de terminar a leitura deste artigo. Afinal, reunimos 10 dicas matadoras para melhorar — e muito — o gerenciamento sobre as entradas e saídas de produtos na sua organização, bem como os movimentos que são feitos no interior dos depósitos.

Assim, você nunca mais vai sofrer com perdas ou má gestão. Continue conosco e confira esta lista!

1. Planilhas? Nunca mais!

Ainda existem diversas empresas que realizam o controle de estoque por meio de planilhas. Isso mesmo: planilhas!

Porém, esses documentos não são bons meios para administrar o fluxo de produtos e afins. Isso porque podem ficar desatualizados rapidamente.

É necessário realizar verificações manuais em cada uma delas na hora de cadastrar entradas ou saídas de materiais. Se por acaso a sua empresa ainda utiliza esse modelo, livre-se dele o quanto antes.

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2. Compras na medida certa

Periodicamente, faça uma avaliação das demandas. Quais são os produtos com maior saída do depósito? Esse levantamento vai servir para embasar suas próximas aquisições e reposições. Lembre-se de que, quanto mais cheio estiver o estoque, mais alta será a quantia de capital imobilizado.

Por esse motivo, tente manter seus produtos armazenados em conformidade com o ritmo de vendas. Essa sincronia traz oportunidades de economia fantásticas. Contudo, preste atenção na sua gestão de fornecedores. Afinal, para trabalhar com estoques enxutos, você terá de contar com bons parceiros comerciais, o que inclui o reabastecimento rápido.

Mas, além do benefício financeiro — não ter de gastar tanto com armazenagem nem com compras muito volumosas —, você ganha mais facilidade para fazer a devida gestão de estoque. Isso acontece porque é mais simples organizar um número menor de mercadorias.

Porém, você pode se perguntar: como eu vou prever a demanda? Para alcançar esse objetivo, será essencial registrar seu histórico de vendas e aquisições, tópico que abordaremos em seguida. Acompanhe!

3. Importância do histórico

Qual é o melhor momento para uma compra ou reposição? Essa é uma grande dúvida na cabeça de muitos gestores. Porém, há uma maneira simples de respondê-la. Você pode utilizar o seu histórico de entrada e saída de materiais!

Dessa forma, dá para verificar em qual momento certo produto teve maior demanda. Assim, você consegue saber quais as compras que sua empresa deve realizar em determinados períodos.

Infelizmente, muitas organizações ainda têm dificuldades para rastrear seus próprios movimentos e operações. No entanto, hoje em dia, é preciso instituir políticas sólidas de governança de dados para conseguir extrair informação relevante em meio a números e índices desconexos.

Mas o que é a governança de dados? Trata-se de uma série de medidas adotadas para aproveitar melhor a informação que a companhia produz. Esse conteúdo deve incluir dados internos, de fornecedores, de clientes e, até mesmo, da concorrência.

4. Organização, organização e mais organização

Um estoque desorganizado só traz prejuízos para uma empresa. Afinal, nessa bagunça, o que se vê são materiais perdidos, vencidos, perda de tempo para encontrar o que se procura, entre outros problemas. Nesse sentido, a falta de organização pode pôr em risco toda a operação.

Por esse motivo, separe todo o seu espaço de estocagem em lotes, com endereços internos, agrupando materiais de acordo com nome ou utilização. A organização melhora a produtividade expressivamente.

5. Papel da padronização

Como acabamos de dizer, a palavra-chave na gestão de estoque é a organização. Porém, para alcançá-la, você vai precisar de disciplina e de um padrão para todos os procedimentos. Desse modo, crie rotinas e roteiros a serem seguidos. Isso é essencial para otimizar os processos.

Assim, todas as entradas e saídas devem seguir regras de registro. Pode ser uma ficha para ser preenchida pelos colaboradores do almoxarifado. Nesse documento, devem constar todas as especificações das mercadorias: estado de conservação, data de validade, condições de temperatura, cor, tamanho, nível de demanda (se for alta, deve ficar sempre perto das portas para escoar mais rápido) etc.

Para ter como encontrar todos esses dados com facilidade, use códigos para cada artigo. Esses símbolos devem remeter o gestor a essas informações quando as consultas forem necessárias. Isso pode acontecer por meio de programas de informática especializados.

No entanto, tente evitar as planilhas. Como já dissemos, elas dificultam a visão global dos fenômenos. Mais do que isso: se estiverem desorganizadas, não permitirão uma visualização dos fatos, nem mesmo os específicos.

Isso, sem falar do quanto é perigoso manter dados valiosos em papel. Pare e pense: incêndios, desvios, goteiras e até traças e cupins podem, simplesmente, destruir seu arquivo.

Mais um ponto importante: sem a disciplina, erros de informação, como a duplicidade de registro ou a informação errada sobre a disponibilidade do item, vão gerando mais e mais falhas no processo. Lá na ponta, quem sente o efeito é seu cliente. Mais tarde, a empresa costuma amargar prejuízos por causa da falta de padrão nas operações.

6. Perecíveis em primeiro lugar

Produtos perecíveis podem ser um problema e exigem maior atenção. Caso você acabe fazendo uma compra muito grande, pode ser que sua empresa não consiga absorver todo o material a tempo, isto é, antes de ele vencer, o que vai gerar perdas.

Por essa razão, é preciso intensificar o controle sobre os produtos perecíveis e realizar aquisições estratégicas: apenas de itens com destino certo! Esse aumento no controle ajuda a evitar gastos indesejáveis, frutos de má gestão.

7. Inspeções constantes

Não basta controlar as entradas e saídas. Afinal, dentro de um depósito, existem movimentações de mercadorias antes que elas deixem o recinto. Em uma delas, um produto pode ficar perdido em um carrinho no meio de um corredor qualquer.

Por essas e outras razões, de tempos em tempos, é necessário conferir de novo tudo que está armazenado. Afinal, não adianta apenas saber que a mercadoria está lá. É fundamental conhecer a fundo todos os dados sobre ela: qual sua exata localização? Quais as suas condições físicas e funcionais? Ela já foi ou não vendida?

O ideal é produzir um inventário rotativo diariamente. Caso não seja possível, não deixe de fazer essas inspeções pelo menos uma vez por semana.

8. Treinamento sempre

Seu time precisa entender as rotinas de um estoque e como devem funcionar as principais operações. Afinal, uma equipe treinada e motivada é campeã, ou seja, o gestor não é o único responsável pelo estoque. Dessa forma, se o pessoal estiver preparado, o líder pode ficar tranquilo para dividir a responsabilidade entre todos os colaboradores do setor.

Portanto, é fundamental realizar treinamentos periódicos com todos os funcionários. Sabe aquele ditado: "quem planta tempestade colhe ventania"? Com seu time funciona do mesmo jeito.

Em outras palavras, colaboradores competentes precisam de qualificação e treino para que estejam prontos para enfrentar os desafios diários. Você não pode deixá-los a esmo em um ambiente caótico e esperar sucesso nas operações.

Nesse contexto, não faltam teorias importantes sobre gestão de estoque que devem ser ensinadas a esse pessoal. Por exemplo: você sabia que existem diferenças entre armazenagem e estocagem?

A expressão “armazenar” remete à guarda de um produto em área feita apenas para esse objetivo. Por sua vez, a estocagem é o acondicionamento da mercadoria com um objetivo pré-estabelecido: exportações ou a fabricação de novos artigos a partir desse primeiro, por exemplo. Dominar esse e outros conceitos vai trazer mais eficiência para os recursos humanos durante o trabalho árduo da gestão de estoque.

9. Programas para diminuição de perdas

A gestão do estoque deve levar em conta o fato de as perdas serem inevitáveis, até certa medida. Contudo, é fundamental criar estratégias para minimizá-las.

Para estabelecer um bom programa de redução de prejuízos, antes, você terá de conhecer as causas desses problemas, criando técnicas de rastreabilidade. Esse processo vai “contar” a você o que acontece durante o trajeto da mercadoria da sua empresa até o cliente ou do fornecedor até você.

Muitos podem ser os motivos das perdas. Confira, a seguir, os principais.

Furtos

Infelizmente, eles são comuns quando o volume é alto e a política de segurança é falha. Descubra se eles acontecem internamente ou externamente e crie ferramentas para coibi-los. Alarmes, câmeras e programas de informática ajudam bastante nesse controle.

Estragos

Erros na armazenagem e durante o transporte podem provocar muitas perdas também. Lembra-se de quando falamos de padrões? Se não houver uma regra rígida para embalar vidros, por exemplo, a empresa perderá produtos repetidamente durante a movimentação do item. Porém, muitas vezes, soluções simples, como uma proteção com plástico bolha, são capazes de reduzir os desperdícios.

Erros na gestão do estoque

Falhas na hora de registrar os artigos também ocasionam perdas. Imagine um alimento que entra para o estoque sem que seu prazo de validade seja identificado. Mais tarde, são altas as chances de o produto vencer sem sair das suas prateleiras.

10. Tecnologia como aliada

A tecnologia revolucionou os negócios, e deixar de utilizar todo o seu potencial no controle de estoque seria um desperdício, não é mesmo? Ferramentas como um ERP podem facilitar a vida do gestor.

Com sistemas de gestão informatizados, existe a facilidade de acesso às diversas informações de controle e a todos os dados do estoque, possibilitando a visão geral do setor e suas demandas.

Por exemplo: com programas de informática de ponta, você controla o estoque em tempo real por tamanho, cor ou lotes. Esses softwares ainda transformam os dados em estatísticas úteis para a sua tomada de decisão.

Assim, você identifica divergências instantaneamente, ganhando tempo para corrigi-las. Trata-se de uma verdadeira preparação para auditorias ou processos de certificação.

Tais ferramentas gerenciam entradas, saídas e transferências, e acompanham os principais indicadores de estoque. Desse modo, com alguns cliques, você descobre o estoque mínimo e máximo, bem como percebe rapidamente qual é o ponto de renovação.

Esses sistemas também apontam lotes de compras mais econômicos, medem o grau de rotatividade, a curva ABC e o nível geral de segurança de seus produtos armazenados. Não é incrível?

Portanto, a gestão de estoque deve seguir protocolos de boas práticas, treinamento, adesão tecnológica e muita disciplina. Por falar nisso, a Senior Mega desenvolve soluções de TI empresariais há mais de 30 anos. Assim, temos know how para ajudar sua empresa a enfrentar os desafios de ter um armazenamento eficiente, produtivo e econômico.

Quer saber como ter uma gestão de estoque impecável? Então, entre em contato com a Senior Mega agora mesmo!