Controle de projetos: como lidar com mudanças no escopo do projeto?

Para que um projeto tenha sua realização bem sucedida, ele depende de um planejamento detalhado e que ajude a todos os envolvidos atingir os resultados desejados e estabelecidos previamente. O escopo, por exemplo, é um elemento muito importante no controle de projetos, servindo como um manual.

Mas o que fazer quando surgem mudanças com o passar dotempo? Sendo inevitáveis, descubra a seguir como lidar com mudanças no escopo do projeto e como garantir os resultados desejados mesmo com alterações.

A importância de definir um escopo

Independente do porte do projeto, é muito importante que antes de iniciá-lo seja elaborado um escopo detalhado e bem definido. Esse escopo será responsável por identificar o que se busca com o projeto e, principalmente, quais serão as medidas tomadas para que o objetivo final seja alcançado.

Além disso, o escopo também pode estabelecer o que será medido, como será medido e de quanto em quanto tempo serão realizadas avaliações. Prazos e custos também são definidos no escopo, que serve como uma guia para que o projeto seja concluído da maneira mais otimizada possível.

Por isso definir um escopo é tão importante para o projeto; sem ele é praticamente impossível saber qual deve ser o próximo passo, o que ajuda ou prejudica o trabalho coordenado.

As mudanças do escopo

Por mais bem definido que ele seja e por mais que o escopo contemple boa parte do cenário do projeto, alguns fatores são imprevisíveis. Um atraso no fornecedor, uma mudança no mercado ou necessidade não prevista que surge no meio do caminho acabam provocando e gerando mudanças.

Essas mudanças, por sua vez, devem ser absorvidas no escopo já que somente assim influenciarão diretamente o projeto. Com isso, a definição do escopo também se torna importante para que a gestão possa saber, em primeiro lugar, o que é caracterizado como uma mudança e como resolver com imprevistos e problemas.

Como lidar com mudanças no escopo do projeto?

Embora na teoria as mudanças no escopo pareçam simples e, em determinados casos, até mesmo benéficas, a verdade é que pode não ser tão fácil incluí-las de modo que não prejudiquem o a0ndamento do projeto em si. Por isso, para lidar com essas mudanças é muito importante que a gestão:

Identifique a necessidade de mudança

Depois que um projeto tem seu andamento iniciado é natural surigrem outras ideias e possibilidade. Mas é preciso entender que nem todas elas precisam se concretizar e, assim, alterar o escopo.

Logo, é preciso uma análise crítica relevante para identificar se a mudança é benéfica ou, ao menos, estritamente necessária para que seja incluída no escopo do projeto.

Priorize as mudanças

Por melhor que seja a avaliação, a inclusão de mudanças nos escopo do projeto causa certa confusão e uma necessidade de adaptação. Em vez de querer dar início a todas as mudanças de uma só vez, é melhor que elas sejam priorizadas e realizadas conforme a sua importância.

Documente

Qualquer mudança no escopo, por menor ou mais natural que pareça, deve ser adequadamente documentada. Essa documentação, que pode ser feita através de um sistema de gestão, serve tanto para que todos fiquem cientes da mudança como também para que os resultados possam ser avaliados de maneira mais precisa.

Se a mudança não for documentada, então não será possível avaliar com o mínimo de precisão qual o efeito, positivo ou negativo, que ela teve no projeto.

Tenha uma boa comunicação

Se manter uma boa comunicação já é importante para a realização adequada do projeto, com mudanças no escopo este é um fator indispensável.

Somente com um canal aberto de comunicação e com um acesso democrático ao escopo é possível que todos os envolvidos saibam exatamente qual o plano de ação. Desta forma evitam-se erros, como colaboradores seguindo o escopo antigo, ou ruídos na comunicação.

Saber como lidar com mudanças no escopo do projeto é crucial porque as alterações estão presentes em praticamente todas as execuções. Com uma metodologia ajustada de mudanças, entretanto, é possível causar o mínimo de perturbação ao projeto, garantindo resultados igualmente satisfatórios.

Tem alguma dica para lidar com as mudanças no escopo de um projeto? Restou alguma dúvida? Então aproveite para comentar e participar!