Como o software de gestão auxilia no controle de contas

Realizar um rigoroso e efetivo controle de contas é condição precípua para a sobrevivência de qualquer empresa, em especial em um mercado competitivo como o que se apresenta atualmente em todos os setores. Trata-se, na verdade, de função essencial para garantir a saúde financeira das organizações, independentemente do ramo em que atuem.

Nesse artigo, vamos mostrar porque é fundamental a utilização de ferramentas que auxiliem no processo de controle de contas, descrevendo os benefícios e facilidades de ter as informações centralizadas e integradas com o uso de recursos tecnológicos adequados.

Softwares para gestão financeira

Até algum tempo atrás — modelo que ainda existe em alguns casos —, as empresas se valiam de relatórios e controles realizados manualmente, a partir do uso de tabelas e calculadoras e, mais recentemente, de planilhas eletrônicas.

Como é natural, o tempo despendido nessa tarefa era longo e a ocorrência de erros frequente. Além disso, não havia forma prática para integração das informações com outros setores da empresa ou mesmo com dados de mercado, inviabilizando a tomada de decisão rápida e proativa.

Com o surgimento e evolução de ferramentas apropriadas, os softwares de gestão, as empresas passaram a ter uma vantagem competitiva considerável. Afinal, as informações começavam a ser processadas de forma mais rápida e segura, possibilitando aos gestores o entendimento da situação da empresa bem como a aplicação de medidas gerenciais efetivas quando necessário.

Informações precisas e acessíveis

No modelo tradicional de controle de contas, é comum observar a existência de informações dispersas e desestruturadas em vários setores da empresa. Por falta de padronização e de um banco de dados centralizado, cada agente que necessita da informação a armazena e atualiza da forma que entende ser mais conveniente.

Como é natural, a mesma informação tende a ficar desatualizada em cada um desses repositórios, além do acesso direto ficar restrito somente ao responsável pelo seu armazenamento.

Um software de gestão financeira garante que a informação está sempre exata e atualizada, uma vez que os dados são centralizados e as alterações são realizadas em um único ponto. Mais que isso, o acesso é garantido a todos que assim necessitam, inclusive fora do ambiente físico da empresa, respeitadas as restrições de acesso definidas pelo gestor.

Modelos pré-definidos e ajustáveis

Ao realizar o controle de contas da empresa, por meio de planilhas eletrônicas, invariavelmente o responsável se obriga a começar o trabalho do zero. Definir e coletar as informações necessárias, criar as fórmulas de cálculo e os relatórios são atividades praticamente “artesanais”.

Com a utilização de um software adequado para gestão financeira, esse trabalho já é feito previamente pelo desenvolvedor da ferramenta, que se vale das regras providas pela legislação e pelo mercado para a definição das informações necessárias, bem como sua integração e processamento.

Além disso, o software evolui constantemente e permite a personalização dos modelos para a realidade específica de cada organização.

Como escolher uma ferramenta para controle de contas

Embora o investimento em um software de gestão seja atitude recomendável às empresas que buscam o efetivo controle das contas, é importante buscar uma ferramenta que ofereça recursos que permitam agregar vantagem competitiva, afinal o sucesso do negócio depende basicamente das decisões tomadas pelo gestor.

Um bom software deve ofertar uma visão geral e instantânea da situação da empresa, de modo a permitir que sejam rapidamente identificados e solucionados eventuais indicadores de problemas, antes mesmo que se tornem complicações reais.

Mais que isso, é imprescindível que a ferramenta escolhida ofereça recursos de organização e compartilhamento de informações em tempo real — afinal, agilidade é exigência cada vez mais frequente. No campo operacional, é ainda exigido que permita a troca de dados entre as diferentes áreas da empresa e possua recursos que garantam a segurança dessas informações.

Por fim, deve o software fornecer elementos que possibilitem ao gestor identificar com clareza o desempenho dos diversos departamentos que compõem a organização e permita simular e antecipar cenários futuros, que por sua vez criarão as condições necessárias para tomadas de decisão baseadas em informações concretas.

Gostou desse artigo? Leia também nosso post que mostra como a utilização de um sistema de gestão pode trazer mais eficiência e produtividade para sua empresa!