Como escalar o crescimento da sua empresa usando um ERP?

Em um pequeno negócio, é comum que a comunicação seja feita de forma direta e pessoal e que decisões estratégicas sejam baseadas mais na intuição do que em conjuntos de dados e pesquisas de mercado. Mas, ainda que as coisas estejam progredindo dessa forma, novos instrumentos são necessários para integrar o setores e tornar o crescimento escalável.

Quer saber mais sobre como escalar o crescimento da sua empresa com a ajuda de um ERP? Confira o post que preparamos!

A importância de um ERP

O ERP — sigla, em inglês, para Sistema de Gestão Empresarial — é fundamental para centralizar todas as informações e comunicações da empresa em uma única plataforma, tornando tudo mais acessível.

Essa ferramenta permite melhor visão do todo, o que vai direcionar o gestor para tomadas de decisão acertadas e manter a companhia nos trilhos.

O ERP e a escalada do negócio

Um ERP promove diversas melhorias que contribuem para o crescimento da organização que o adota. Confira algumas delas nos próximos tópicos.

Gerenciamento rápido e eficiente

Crescimento empresarial é sinônimo de setorização, segmentação, especialização e aumento no quadro de funcionários. O acúmulo de funções vai ficando mais raro, as distâncias físicas podem se tornar maiores e a responsabilidade do gestor escala junto com o tamanho da empresa. Em um determinado momento, é comum a criação de novos postos de gestão, que atuarão diretamente nos setores e responderão a um gestor principal.

Por mais autonomia que os funcionários e os subgerentes tenham, algumas decisões precisam ser tomadas de forma hierárquica — não raro, as mais importantes. Escolher requer grande conhecimento não apenas dos processos envolvidos, mas também das circunstâncias específicas de cada cenário.

Por meio de um ERP bem construído, o gestor acompanha todos os projetos da empresa simultaneamente e em tempo real, seja do escritório central ou de qualquer outro lugar do planeta com acesso à internet.

Todos os dados da sua empresa serão colocados diretamente no sistema e, com a devida personalização da ferramenta, ficarão automaticamente disponíveis e fáceis de visualizar, em formatos que ajudam a tomar decisões estratégicas, como gráficos e tabelas.

A gestão financeira fica significativamente mais fácil com todos os dados de despesas e receitas reunidas automaticamente para você. Avisos relacionados a baixo estoque ou datas de pagamento próximas também podem ser programados para que nada passe em branco.

Além de proporcionar grande agilidade aos processos internos, um Sistema de Gestão Empresarial inclui toda a comunicação externa, seja com fornecedores, parceiros ou clientes. Dessa forma, o gestor tem controle de absolutamente todas as etapas de produção e vendas em um único lugar.

Fácil emissão de NF-e

O preenchimento de notas fiscais (físicas ou eletrônicas) exige atenção e precisão — é um dos trabalhos mais repetitivos e maçantes da área administrativa. Um ERP pode dar grande agilidade a essa tarefa, mantendo salvos os dados dos seus clientes e os principais serviços prestados, bastando alguns cliques para finalizar o processo.

As tributações também já podem ser adicionadas ao próprio sistema, de acordo com cada atividade, dispensando cálculos ou conferências em tabelas e evitando pequenos erros que podem gerar muita dor de cabeça. Durante a emissão da nota, basta focar no valor e na quantidade do produto. Com esse tempo ganho, o gestor pode focar em outras atividades estratégias para escalar o crescimento da empresa!

Armazenamento de dados e backup

Quanto mais tempo de mercado, mais dados armazenados — e eles são cruciais para o planejamento estratégico! Com o crescimento de uma empresa, a geração de novos dados se multiplica. Você pode até guardar todas essas informações em dispositivos físicos, como HDs externos e computadores da empresa, mas o risco de danos ou perda de dados é grande.

Alguns sistemas de armazenamento, inclusive ERPs de desktop, funcionam centralizados na própria sede e ficam completamente inacessíveis quando as máquinas apresentam defeitos, além de correrem riscos de perda completa e serem alvos mais fáceis de ataques criminosos.

Um ERP em nuvem torna desnecessário o investimento em hardwares de armazenamento e mantém os dados protegidos, seja de invasores ou de defeitos técnicos. Além disso, o conteúdo pode ser acessado integralmente de qualquer ponto mundo por meio da internet, e com as medidas de segurança da web mais atualizadas.

Planejamento e inovação

Como o ERP centraliza e conecta todas as informações da empresa, gargalos são muito mais fáceis de serem identificados. Quando um imprevisto acontece em uma etapa, todos os elos seguintes da cadeia produtiva ficam cientes e podem se preparar da melhor forma possível.

Em outros casos, o que se visualiza é a própria ineficiência de um modo de realizar determinado processo, que envolve desperdício de tempo, de matéria-prima ou, ainda, mobiliza um número de funcionários muito grande.

Percebendo os pontos críticos do funcionamento da empresa, o gestor poderá focar sua energia em alterar a logística dos processos. Quando bem-sucedido, o resultado de suas ações será rapidamente visível nas planilhas e estatísticas do ERP, dando espaço para procurar o próximo desafio!

Redução de custos

Se a sua empresa ainda tem um funcionamento essencialmente analógico, você verá que não é apenas a gestão que será facilitada pela implementação de um ERP:

• relatórios de produtividade serão elaborados no próprio sistema — ou, talvez, se tornarão obsoletos quando os resultados do trabalho forem computados automaticamente;
• agendamentos de reuniões, lembretes de datas, envio de informação em massa, conferência e atualização de dados, confirmação de venda: tudo pode ser feito por meio de um tablet ou smartphone, sem auxílio de terceiros e sem o risco de que algo se perca no caminho;
• a comunicação com clientes se torna mais rápida e precisa, sem a necessidade de contratar mais funcionários para o atendimento — talvez seja possível até mesmo reduzir a equipe.

Por outro lado, se a empresa já está bem inserida nos sistemas virtuais, as vantagens econômicas serão:

• redução do tamanho do setor de TI, tanto em relação ao número de funcionários quanto ao de equipamentos;
• minimização de investimentos futuros em tecnologia, sem, contudo, perder em capacidade, mantendo o sistema sempre o mais atualizado possível.

Essas são algumas das formas como o ERP pode ajudar a escalar o crescimento da sua empresa. Cada setor produtivo possui funcionamento e desafios únicos e, por isso, não é possível dimensionar todos os possíveis benefícios neste post. Se você quer saber mais sobre como o ERP se aplicaria ao seu caso, basta procurar um especialista e conhecer todos os detalhes!

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