A tomada de decisões corretas e eficazes é fundamental para o sucesso das operações de manutenção. Essa atividade envolve uma série de ações como identificação de problemas, análise de cenários e recursos disponíveis, avaliação de custo-benefício das opções, entre outras.

Para fazer com que tudo isso não exija muito tempo e recursos, mas sem deixar de alcançar os melhores resultados, é preciso adotar algumas estratégias. Por isso, reunimos informações sobre como você pode otimizar a tomada de decisões em operações de manutenção. Boa leitura!

Qual é a importância da tomada de decisões?

Tomar decisões é uma das principais e mais importantes atividades dos gestores, independentemente de sua área de atuação ou do porte da empresa na qual trabalham. Essa tarefa pode ser fácil ou não a depender das consequências que a escolha pode gerar. Além disso, muitos fatores podem afetar as opções possíveis, como mão de obra e recursos disponíveis, aspectos financeiros, prazos de entrega, entre muitos outros.

Tudo isso torna a tomada de decisões complexa, envolvendo grandes riscos e responsabilidade. Afinal, uma escolha errada pode afetar seriamente os resultados e a saúde financeira da empresa e comprometer o seu funcionamento.

Para ter sucesso nas operações de manutenções e evitar problemas é possível traçar algumas estratégias que colaboram para tomar decisões mais corretas, precisas e eficazes, mesmo em momentos de tensão. Saiba mais no próximo tópico.

Como otimizar a tomada de decisões em operações de manutenção?

Como você pôde ver, a tomada de decisões é importante para o sucesso de operações em diferentes setores, inclusive no de manutenção. A seguir, você confere quais ações adotar para alcançar melhor performance nesse quesito.

Utilização de softwares

Foi-se o tempo em que o uso de planilhas era a melhor maneira de tomar decisões nas empresas. Com o avanço tecnológico, softwares de gestão empresarial foram criados para tornar essa tarefa muito mais fácil e eficiente.

Em um único programa você pode reunir todos os dados de manutenções, desde a solicitação até a execução de serviços, passando pelo controle de garantias, entre outras ações. Além disso, é possível gerar relatórios que otimizam o processo de análise e, consequentemente, aumentam as chances de tomar decisões mais acertadas.

Planejamento estratégico

Saber quais são os objetivos e metas da empresa, bem como sua missão e seus valores, é fundamental para a tomada de decisões. Essas e outras questões são resultados do planejamento estratégico.

A organização e o direcionamento da gestão de manutenção devem estar alinhados àquilo que a empresa deseja alcançar. Por isso, para que a tomada de decisões traga os resultados desejados para o negócio, é preciso conhecer os ambientes internos e externos a ele.

Análise de dados

É preciso acompanhar e analisar diversos dados ligados ao negócio para que o planejamento estratégico possa ser colocado em prática por meio de decisões adequadas. Apenas dessa maneira é possível saber se as metas estão sendo alcançadas ou se as estratégias devem ser modificadas para que isso ocorra.

Para ter certeza de que todos os dados serão registrados de forma correta e nada será perdido, você deve contar com um software de gestão que integre os diferentes setores ligados às atividades de manutenção.

Verificação do histórico de manutenções

O acompanhamento do histórico das manutenções realizadas pode oferecer uma série de informações capazes de auxiliar na otimização da tomada de decisões na área. Por meio dele, uma série de escolhas com mais chances de acerto podem ser feitas com base em cenários que já aconteceram.

É possível, por exemplo, prever a necessidade de troca de equipamentos e prazos de manutenções, o que facilita a montagem de um cronograma e torna o trabalho mais eficiente, entre outras vantagens.

Matriz GUT

A Matriz GUT é um dos métodos que ajudam a otimizar a tomada de decisões em diferentes áreas, inclusive em operações de manutenção. Esse instrumento auxilia na identificação de qual ação deve ser realizada primeiro. GUT é a sigla para:

• gravidade — magnitude da questão;

• urgência — prazo no qual ele precisa ser resolvido;

• tendência — a possibilidade de o problema crescer rapidamente.

É de acordo com esses quesitos que você deve classificar os problemas e definir as ações. Aquilo que for mais grave, mais urgente e com maior tendência de piorar com rapidez deve ser tratado com mais brevidade. Dessa forma, fica mais fácil saber qual decisão tomar em situações de tensão.

Simulação de processos

A simulação de processos é uma ferramenta que pode auxiliar bastante no processo de tomada de decisões em operações de manutenções. Principalmente porque tudo é feito de forma antecipada em relação ao surgimento dos problemas e da pressão, o que permite uma análise mais racional dos fatos.

Por meio da simulação é possível elaborar diversos cenários e avaliar os riscos e os resultados de cada um deles. Assim, pode-se prever com antecedência quais ações serão necessárias para evitar gargalos, perdas em performance, gastos desnecessários, entre outros.

É possível, por exemplo, analisar o que acontecerá quando determinado equipamento estiver passando por manutenção preventiva. Suponhamos que seja um aumento no tempo de espera em outra etapa do processo de produção. Desta forma, verifica-se que a manutenção preventiva não deve acontecer em momentos de grande demanda de fabricação, por exemplo.

Planos variados

Ainda que tenha planejado algumas opções de decisões possíveis em simulações de cenários, é importante estar preparado para imprevistos. Afinal, eles sempre podem acontecer.

Assim, para evitar perda de tempo e recursos quando situações não planejadas surgirem, prefira ter planos variados que possam ser adotados em diferentes momentos. E mesmo em cenários de tensão eles devem ser adotados com base em análise de dados para terem mais chances de sucesso.

Como você viu, a tomada de decisões corretas é fundamental para o sucesso das operações de manutenção. Seguindo as dicas que apresentamos neste post você poderá otimizar esse processo, tornando-o mais eficiente e fazendo com que gere resultados cada vez mais alinhados com as necessidades da sua empresa.

Agora que você sabe como otimizar a tomada de decisões em operações de manutenção, baixe o e-book "Gestão de mão de obra e insumos" e aprenda a aumentar a produtividade e reduzir os desperdícios na sua organização!