Supervisionar o cumprimento de obrigações da empresa com fornecedores e clientes e administrar de maneira eficiente os diferentes tipos de transações presentes em seu negócio, podendo ajudar, ainda, a otimizar os seus recursos. Esses são os objetivos de uma boa gestão de contratos. Mas afinal, como melhorar seus processos nesse sentido para que eles fluam com mais naturalidade e eficácia em sua empresa?

Entender como fazer gestão de contratos é fundamental para modernizar o seu negócio e melhorar a sua relação com os parceiros estratégicos. É disso que vamos falar neste artigo. Leia, a seguir, nossas dicas para gerenciar melhor a documentação na sua empresa.

Revise os termos regularmente

Quem lida com diversos contratos, de diferentes fornecedores e clientes, sabe que podem ocorrer imprevistos durante a vigência do documento. Essas controvérsias, muitas vezes, acabam desequilibrando a relação com os parceiros, trazendo desvantagens, inclusive, financeiras ao negócio.

Para evitar que isso ocorra, a gestão de contratos deve fazer uma revisão sistêmica de todas as cláusulas e termos para que, se houver uma mudança no mercado que possa levar a um prejuízo para ambas as partes, ela seja prevista e sanada em comum acordo. Portanto, quem realiza o gerenciamento do contrato deve saber monitorar essa relação e negociar as possíveis alterações. Essa atitude pode ajudar, inclusive, no controle da inadimplência.

Antecipe as renovações

Uma boa gestão de contratos permite que a sua empresa tenha uma visão geral sobre todas as necessidades em seu relacionamento com os parceiros, sejam eles clientes, sejam fornecedores. Assim, entendendo melhor a importância dele para o seu negócio, será possível iniciar as transações para renovação antes de seu término.

Isso garante mais tempo para as negociações, o que evita o fechamento de negócios movido pela pressa, que pode trazer desvantagens para a empresa. Essa antecipação ajuda, ainda, a garantir a fidelização dos seus parceiros estratégicos.

Atente-se à redação do contrato

Invista na personalização dos seus contratos, investindo tempo e recursos na celebração de cláusulas específicas para a relação com cada cliente e fornecedor. Não se esqueça de que todos os termos devem detalhar as informações importantes que vão reger a relação entre vocês da assinatura do documento em diante.

Por isso, não deixe de envolver o departamento jurídico nesse processo para garantir que todos os direitos e deveres de ambas as partes sejam contemplados.

Preste atenção aos detalhes e prazos

Tenha cuidado e atenção a todas as cláusulas do contrato, em especial àquelas que se referem aos prazos, renovação automática ou sanções em caso de descumprimento. O gestor de contrato deve fazer o acompanhamento de todos os processos de perto e evitar que haja problemas, como uma rescisão do acordo.

Conte com a ajuda de um software

A tecnologia pode ser uma excelente ferramenta para o gerenciamento de contratos. Não se esqueça de escolher um software de gestão que possa ser personalizado às necessidades da sua empresa e integrado aos sistemas já utilizados nela. Esse investimento, certamente, ajudará a otimizar o trabalho e, por consequência, reduzir os seus custos. Além disso, esse tipo de sistema ajuda na elaboração de relatórios que vão embasar a tomada de decisões sobre manutenção e renovação das suas parcerias, cruzando dados de forma inteligente e segura.

Agora que você já sabe como fazer gestão de contratos de forma eficiente e entendeu que a tecnologia é uma forte aliada nesse processo, não deixa de aplicar as nossas dicas em sua empresa. O bom gerenciamento desses documentos pode interferir diretamente na produtividade da sua equipe, no relacionamento com seus parceiros estratégicos e, até mesmo, aumentar a sua rentabilidade.

Gostou do nosso artigo? Deseja ampliar os seus conhecimentos sobre o uso da tecnologia e como um sistema de gestão pode ajudar a melhorar os fluxos internos? Leia, também, nosso passo a passo para ganhar tempo na hora de fazer relatórios.