Se a sigla EFD fiscal e SPED o confundem e geram sempre alguma dúvida, não se preocupe. Lendo este post você será capaz de decifrar todas elas e entenderá melhor como todas essas abreviaturas se aplicam à sua rotina, seja em uma empresa de médio, seja em uma de grande porte.

No entanto, se você possui uma pequena ou microempresa ou se é Micro Empreendedor Individual (MEI), as informações descritas neste post não se aplicam a você.

Continue conosco e confira!

O que é EFD — Arquivo Digital

Se você ainda não sabe o que é EFD fiscal, nós explicaremos agora: trata-se da Escrituração Fiscal Digital, um arquivo digital que deverá conter todos os registros de documentos fiscais de uma empresa e qualquer outra informação sobre ela que seja relevante aos fiscos municipal, estadual ou federal.

Criado em 2009, a EFD trouxe um pouco de agilidade à enorme burocracia que o empresário brasileiro precisa dar conta mensalmente. Eliminou parte da papelada e integrou os sistemas dos fiscos. Com isso, cumprir com as exigências fiscais ficou um pouco mais simples.

No mesmo arquivo digital, também deverão constar os comprovantes de quitação de impostos referentes às atividades empresariais. A EFD é capaz de substituir a apresentação às autoridades dos seguintes livros registro.

• Registro de Entradas e de Saídas.

• Registro de Inventário.

• Registro de Apuração do IPI, do ICMS e do Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente (CIAP).

Entrega mensal

Se a sua empresa adota o uso dos programas ERP e, por isso, possui um banco de dados com informações contábeis e fiscais bem organizadas e atualizadas, a tarefa de fazer a EFD será simples.

O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) fornece o Programa Validador e Assinador (PVA) que, uma vez instalado no computador da empresa (você vai precisar de Java Script para rodá-lo na máquina), ajudará a formatar o documento conforme as especificações pedidas pelo governo, assinar o material eletronicamente e transmiti-lo, mensalmente e via internet, para o SPED.

É preciso ter atenção com o prazo, pois as informações devem ser enviadas até o décimo dia útil de cada mês. E os registros enviados a cada mês serão referentes às atividades empresariais de dois meses antes.

Com a modernização dos processos, no entanto, a Receita Federal espera que, nos próximos anos, a transmissão das informações ao fisco possa ser feita em tempo real.

EFD-ICMS/IPI

O EFD-ICMS/IPI é uma versão digital da escrituração dos livros fiscais com dados acerca de ICMS e IPI. Ou seja, é uma maneira de controlar eletronicamente todos os números relativos à coleta desses dois impostos.

O sistema foi instituído em 2019 para uso dos contribuintes das duas tributações e conta com a versão eletrônica dos seguintes itens:

• livro registro de saídas;

• livro registro de entradas;

• livro registro de apuração do API;

• livro registro de inventário;

• livro registro de apuração do ICMS;

• livro registro de controle da produção e do estoque;

• documento controle de crédito de ICMS do ativo permanente.

No caso de sua empresa optar pelo controle por meio do uso desses livros eletrônicos, está dispensada a utilização da impressão normal. Isso minimiza o uso de papéis e melhora a organização fiscal da empresa.

GIA

A Guia de Informação e Apuração do ICMS, a GIA, é uma obrigação mensal dos contribuintes. Por meio dela, é apresentada ao fisco a apuração do ICMS a título de substituição e própria.

Na GIA, você deve apresentar apenas um resumo de cada operação realizada por meio do Código Fiscal de Operações e Prestações, CFOP, sendo que qualquer dúvida levantada suscitará a checagem dos fiscais diretamente nos seus registros contábeis.

A GIA é uma obrigação fiscal de competência estadual. Sendo assim, cada um dos estados da Federação pode não apenas determinar suas regras de entrega como também o nome praticado.

Por exemplo, no Rio de Janeiro e em São Paulo, o documento é chamado de GIA. No entanto, em Minas Gerais, a mesma obrigação é tratada como DAPI, Declaração de Apuração de ICMS.

Independentemente do nome praticado pelo estado em que sua empresa está localizada, a função da GIA é a mesma em todos eles.

Diferenças entre o EFD-ICMS/IPI e GIA

Tanto a GIA como o EFD-ICMS/IPI são documentos de controle da apuração do tributo ICMS. Contudo, o primeiro consiste apenas de um resumo das operações, enquanto que nos livros eletrônicos devem constar todos os dados.

Podemos dizer então que os dois sistemas se complementam. No entanto, um erro comum praticado pelas empresas é realizar a transmissão da GIA para a Fazenda do Estado, realizada mensalmente, sem cruzar as informações com o EFD-ICMS/IPI.

Essa atitude pode trazer muitos transtornos e algumas inconsistências, pois devido a algum erro, as informações constantes em um arquivo podem não estar de acordo com o outro, o que acarreta em desconfiança de fraude por parte dos fiscais.

Realizar o cruzamento das informações antes do envio do documento ao fisco é a única maneira de garantir a integridade dos dados em ambas as plataformas e evitar qualquer tipo de sanção. Entre os pontos a serem observados estão:

• desigualdade em valores de devolução e ressarcimento;

• documentos de ressarcimento e devolução escriturados;

• valores de apuração e de registro;

• valores de Diferencial de Alíquota da Emenda Constitucional.

2017 — início do Bloco K

Em 2017, a EFD realizou a inclusão de mais uma demanda entre os materiais que devem ser apresentados por indústrias e empresas atacadistas. É o chamado Bloco K.

O Bloco K é uma versão digital dos registros de estoque e controle de produção. Nele devem constar informações sobre:

• quantidade produzida;

• quantidade de materiais consumida;

• produção em terceiros e seu consumo material;

• movimentações internas de estoque sem relação com a produção, a posição no estoque de produtos prontos;

• matérias-primas;

• lista de materiais padrão usados na produção na própria indústria ou em terceiros.

Ainda hoje parte dos registros desses itens são feitos em papel e sua apresentação é anual, o que abre espaço para fraudes que a Receita Federal quer coibir. A partir de janeiro de 2017, a depender do setor, parte das indústrias brasileiras já se adequou às novas regras. Outra parcela dos atacadistas e das empresas de grande porte foi incluída em janeiro de 2018 e o restante será incluído em janeiro de 2019.

A empresa que falhar em apresentar seu Bloco K estará sujeita a multas e poderá ter cassado o direito à emissão de nota fiscal eletrônica. Se a sua empresa ainda não se adequou à nova exigência da EFD, não perca tempo! Ainda dá tempo.

Agora que você já sabe o que é EFD fiscal e como se preparar para o Bloco K, quer se aprofundar ainda mais no tema de gestão de tributos? Então, confira nossas dicas e saiba como otimizar a gestão tributária da sua empresa.