A importância da gestão de documentos no canteiro de obras

Com o objetivo de conseguir vantagem competitiva com relação aos seus concorrentes, as empresas têm encontrado na gestão da informação uma forma de tornar seus processos mais ágeis e ao mesmo tempo mais confiáveis. Nesse aspecto a gestão de documentos é uma solução que pode ajudar na atualização, revisão, arquivamento e na localização posterior desses arquivos.

No texto a seguir vamos falar sobre a gestão de documentos e qual é a importância dela para as empresas da construção civil. Continue acompanhando e saiba mais:

O que é a gestão de documentos?

A gestão de documentos é uma solução utilizada para que os documentos – principalmente em formato eletrônico – possam ser devidamente atualizados, revisados e arquivados de forma confiável e sem perda de documentos, além disso a gestão de documentos eficiente possibilita que a consulta possa ser feita pelos colaboradores que utilizam esses documentos de forma mais facilitada e segura.

No que diz respeito à importância da gestão de documentos, alguns dos seus principais benefícios é permitir o compartilhamento das informações e simplificar os processos empresariais – uma vez que, com a otimização desse processo, o arquivamento, a localização e o compartilhamento se torna mais fácil, ágil e como citado anteriormente, mais segura.

Também é possível identificar como benefício, o fato de que, com a digitalização dos arquivos impressos e a criação de novos documentos em formato digital, é possível criar e manter rotinas de backup, que garantem a recuperação, caso os dados sejam perdidos. Outro ponto importante diz respeito à padronização nos processos de criação, aprovação, arquivamento e divulgação dos documentos.

Quais são as principais rotinas que envolvem a gestão de documentos das obras?

A etapa inicial, obviamente, se dá através da necessidade de um novo documento e criação desses documentos – que pode ser feita por meio eletrônico ou através da digitalização de documentos em papel. A partir daí, é feita a classificação desses arquivos – que ajuda a definir questões importante, como por exemplo, as caracteristicas básicas, permissão de acesso, vínculos,  e edição do documento – também é necessário que os documentos passem por aprovação e/ou autenticação e a partir daí é definida sua publicação e devido encaminhamento.

Com isso os colaboradores têm a opção de localizar esses arquivos através de buscas, acessá-los e até mesmo planejar as próximas revisões, quando necessário.

Todo esse processo é facilitado quando é incorporado à tecnologia, processos antes feitos manualmente passam a ser realizados através de tablets e smartphones. O mesmo documento emitido na sede da empresa é visto no canteiro de obras em tempo real, sem atrasos, através de soluções de mobilidade integrados ao sistema da empresa, assim como o Mobuss Construção.

Qual a importância da gestão de documentos para o canteiro de obras?

Primeiramente, a gestão de documentos ajuda a atender programas de certificação de qualidade – como o ISO, por exemplo, pois os documentos estão sempre atualizados, ponto importante durante as auditorias. Além disso, a gestão de documentos através da mobilidade, contribui para uma gestão integrada da informação, a identificação prévia da necessidade de um documento, acesso facilitado – já que o canteiro de obras se encontra, na grande maioria dos casos, afastado do escritório – além de permitir a consulta dos documentos tanto online, quanto off-line.

A gestão de documentos traz diversos benefícios para a empresa e possui contribuição desde rotinas simplificadas – como a forma de arquivamento – como em situações mais complexas – como nos casos de certificações de qualidade, como citamos mais acima. Todos esses benefícios podem se estender também ao canteiro de obras – através de uma solução em mobilidade – que antes era restrito às atividades operacionais e gerido de maneira mais superficial, no que diz respeito às rotinas administrativas.

O que achou desse artigo? Já conhecia a gestão de documentos apoiada pela mobilidade? Ela já é aplicada em sua empresa? Não deixe de compartilhar suas opiniões conosco através dos comentários e participar da conversa.