Um processo produtivo ocorre em várias etapas e envolve diversos setores. Para que a produção ocorra sem problemas e com o menor custo, é preciso que todas essas etapas e áreas estejam alinhadas, garantindo que não existam gargalos de produção.

Um gargalo ocorre quando algum ponto dentro do processo produtivo limita a produção final. Por exemplo: imagine uma indústria automotiva que produza mil carrocerias de automóveis por hora.

Essas carrocerias, em seguida, passam pela pintura. Porém, o setor de pintura só consegue pintar oitocentas carrocerias por hora. Teremos então um gargalo, uma vez que a produção de carrocerias não poderá trabalhar em sua capacidade total, visto que o setor seguinte não consegue acompanhar a demanda.

Gargalos de produção significam maiores custos, e para te ajudar a identificá-los e evitar gastos desnecessários, listamos abaixo 6 dicas incríveis. Confira!

1. Avalie seu input e output

O primeiro passo é pensar na entrada (input) e na saída (output) do seu processo produtivo. Por exemplo, o tanto de matéria que entra no processo está chegando ao fim (saída) na quantidade de itens que deveria produzir?

Se a resposta for não, existe algum gargalo no meio do seu fluxo que precisa ser identificado e eliminado ou corrigido. Assim, conseguirá mitigar grande parte dessa discrepância.

É muito complexo catalogar todas as entregas e saídas de produção, especialmente em grandes indústrias. Então comece com 20% das que mais geram valor para a empresa, depois realize esse estudo de forma mais abrangente.

2. Faça o mapeamento das etapas do processo

Agora que você já sabe que existe um ou mais gargalos, é preciso identificar onde eles estão. Faça o mapeamento de todas as etapas do seu processo produtivo, avaliando o desempenho de cada uma delas. Aqui, será possível enxergar onde seu gargalo se encontra e possíveis oportunidades de melhoria.

A construção de um fluxograma pode ajudar bastante. Para ficar claro, essa ferramenta representa cada etapa na forma de uma figura geométrica (como um triângulo, retângulo, círculo etc.). Desse modo, fica mais simples a interpretação.

Existem dois principais tipos de fluxogramas: em blocos e funcional. O primeiro utiliza apenas retângulos e linhas com setas para indicar as atividades-chave e a ordem de execução. No segundo modelo, além de diferentes figuras geométricas, expressa-se os setores pelo qual o processo de produção transita (produção, pintura, logística etc.).

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3. Identifique os problemas e possíveis causas

Faça uma lista dos problemas críticos que estão limitando sua capacidade de produção. Nesta parte, é interessante envolver as equipes responsáveis em cada etapa — isso será importante para que eles apontem erros que o mapeamento possa não ter enxergado.

O diagrama de Ishikawa (ou espinha de peixe ou causa-efeito) pode ajudar bastante nessa etapa. Essa ferramenta é utilizada para encontrar as principais causas para os problemas que existem, por mais complexos que sejam. Para tanto, baseia-se em 6 Ms:

• mão de obra (profissionais que colaboram);

• método utilizado (processo de produção);

• medida (métricas e indicadores usados);

• maquinário (tecnologias aplicadas);

• meio ambiente (espaço de trabalho);

• matéria prima (materiais usados).

Imagine que o gargalo seja a perda de tempo na produção, a causa pode ser a mão de obra (funcionários desqualificados) ou mesmo o maquinário, por exemplo. Então é preciso discutir com a equipe sobre as diversas possibilidades, afinal, várias cabeças pensam melhor que uma.

4. Desenvolva um plano de ação

Desenvolva um plano de ação com tarefas e objetivos de cada uma das áreas em que os gargalos ocorrem. Mais uma vez, envolva todos os responsáveis, mantendo a equipe comprometida e engajada com a melhoria do processo.

Uma ferramenta muito útil para essa etapa é a 5W2H, que contribuirá para o planejamento das etapas que serão executadas. Na realidade, é um acrônimo de 7 palavras do inglês:

• 5 W: what (o que será feito?); why (por que será feito?); where (onde será feito?); when (quando?); who (por quem será feito?);

• 2H: how (como será feito?); how much (quanto vai custar?).

O resultado disso é um plano de ação eficiente, com o papel de cada operário bem delineado, assim como os prazos e custos envolvidos. Isso evitará falhas durante sua execução, garantindo a assertividade e o desenvolvimento de processos ainda mais consistentes.

5. Execute o plano e acompanhe os resultados

Há um grande espaço entre o planejamento e a execução das melhorias, e é aqui que grande parte dos planos fracassam. Por isso, por mais bem elaborado que seja o plano, é preciso dar uma atenção redobrada à sua execução, levando as diversas variáveis (como cultura, resistência às mudanças e falta de know-how) em consideração.

Mas não acaba por aí, pois é necessário acompanhar os resultados de perto. Isso pode ser feito ao levantar os indicadores-chave de desempenho (também conhecidos como KPIs, do inglês: Key Performance Indicators). Confira os principais:

• índice de quebra: mede o nível de avarias detectadas;

• custo por produção: mensura o custo direto para fabricar produtos;

• índice de retrabalho: avalia a quantidade de correções por problemas operacionais;

• nível de produtividade: relação entre produtos e recursos utilizados;

• satisfação dos clientes: aponta como o produto é percebido pelo cliente.

Ao mensurar esses indicadores é possível dar início a um processo de melhoria contínua. Então busque por KPIs cada vez mais favoráveis à empresa, evidenciando o aprimoramento dos processos de produção. Para tanto, defina metas que desafiem o status quo.

6. Use as novas tecnologias a seu favor

Hoje em dia, é crucial contar com tecnologias que otimizem todo o processo de produção. Isso não é apenas um diferencial competitivo para o crescimento, mas, em muitos casos, uma necessidade básica para a sobrevivência das companhias.

É importante lembrar que passamos pela quarta revolução industrial (também conhecida como indústria 4.0), em que há uma grande demanda por tecnologias que facilitem e agreguem assertividade aos processos diários. Nesse contexto, os softwares de gestão produtiva e empresarial possuem um importante papel.

Um bom software de gestão de manufatura, por exemplo, vai ajudá-lo a planejar de forma estratégica tudo o que deve ser feito, com previsões de demanda, análises de produção e monitoramento de estoque. Também contribuirá na execução e controle dos resultados.

É preciso esquecer métodos já ultrapassados, como planilhas no Excel ou checklist impressos para o controle. Na maioria das vezes, essas opções não proporcionam a velocidade, segurança e veracidade necessárias às informações.

Veja, todas essas dicas são importantes. Ao aplicá-las, conseguirá eliminar os gargalos de produção. No final, toda a companhia será beneficiada, em seus diversos níveis e áreas, tornando-se mais sólida, estratégica e eficaz em seu segmento de atuação.

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