5 maneiras de melhorar processos na sua empresa

Pequenas e médias empresas, em especial as que estão em expansão, podem sofrer com um problema muito comum (principalmente nos empreendimentos em que o crescimento não seguiu à risca um planejamento detalhado): processos gerenciais problemáticos ou que não estão sendo efetivamente cumpridos pelos colaboradores. Se a sua empresa está passando por essa fase ou pode vir a passar, é hora de entender um pouco mais sobre o assunto.

Há formas de se reverter o jogo, mas será necessário tomar algumas atitudes sem esperar. Conheça 5 maneiras de melhorar os processos da sua empresa e fazer com que os fluxos de trabalho se tornem mais fluidos e confiáveis.

Realize um mapeamento dos processos

Esta é a primeira etapa quando se pretende melhorar processos de gestão empresarial. Realizar um mapeamento dará a noção real de toda a estrutura e onde estão os pontos de ruptura que precisam ser reparados.

Mapear também permite que se visualize o fluxo dos processos, identificando oportunidades de otimização, ajustando as etapas e estimulando insights pela perspectiva visual do esquema. O mapeamento de processos também serve para garantir que estes sejam seguidos, servindo como referencia para seu cumprimento apropriado.

Torne os processos claros para todos

Por mais detalhados e extensos que sejam, os processos empresariais não precisam complicar demais o entendimento dos envolvidos. Fazer processos que as pessoas não conseguem se lembrar ou executar sozinhas é garantia de fracasso.

Outro detalhe é que, quanto menos etapas houver, melhor o processo. Não se deve, obviamente, cortar etapas essenciais pensando em diminuir o número delas apenas. Por outro lado, adicionar passos desnecessários diminuirá progressivamente a eficiência destes processos.

Simplifique e defina prioridades

Muitos processos são problemáticos porque se tornam muito confusos, extensos demais, ou muito complexos. Quanto mais próximo da simplicidade, mais eficiente é o processo. Fica muito fácil perder o foco ao se distrair com detalhes demais.

Além de simplificar cada etapa dos seus processos, você precisa pensar com antecedência e definir prioridades que devem estar sempre em foco. Elas ajudarão quando tudo parecer complicado demais.

Utilize um ERP

Uma boa dica é investir em um sistema de ERP para fazer a gestão empresarial de forma integrada e ter o controle total sobre os fluxos internos de uma empresa. É possível acompanhar uma mercadoria desde a entrega do fornecedor, seu tempo de estoque e logística até a entrega ou envio para o cliente, ou seja: utilizar dados de um setor, como estoque, por exemplo, para disparar ações em toda a estrutura organizacional da empresa.

Faça uso da técnica 5W

A técnica dos "5 porquês" ou "5 why's" pode parecer bobagem, mas é muito usada e traz excelentes resultados. Essa prática consiste em realizar a pergunta 'Por quê?' cinco vezes. A partir da quinta pergunta você encontrará o problema raiz. Teoricamente, ao resolver o problema raiz, os outros desaparecem automaticamente.

Qual é a sua experiência com processos empresariais? Compartilhe conosco as soluções que você conhece e continue o debate. E não se esqueça de deixar as suas dúvidas no campo de comentários. Continue de olho no nosso blog!