Se você ainda utiliza planilhas de Excel para gerenciar as informações da sua empresa, saiba que você está correndo risco. Embora ainda seja melhor do que fazer a gestão pelo velho “bloquinho de papel”, o programa não possui nem metade das funcionalidades de um sistema de gestão integrada.
Na verdade, as planilhas não são simples de serem utilizadas para gerir um grande volume de dados, o que constantemente leva a erros que podem custar muito dinheiro à sua empresa.
Neste post, você vai ver 5 erros que podem ser cometidos quando se usa planilhas de Excel na gestão corporativa. Confira:
1. Fórmulas incorretas
O Microsoft Excel tem uma infinidade de fórmulas para serem utilizadas na gestão de dados. Elas possibilitam a obtenção de percentuais, margens de lucro, somas entre planilhas, índice de cumprimento de metas e outras diversas funções.
Parece bom, não é mesmo? O problema é que não são fórmulas simples de serem gerenciadas, demandam um bom conhecimento dos códigos do programa e uma utilização equivocada por parte do usuário pode levar à perda de uma série de informações importantes.
2. Informações desorganizadas
Planilhas muito grandes acabam ficando desorganizadas e dificultam a análise dos dados por parte dos gestores.
Imagine que você esteja em meio a um importante processo de tomada de decisão e precisa consultar dados que lhe orientem sobre a escolha.
Quando você se depara com uma planilha com centenas de linhas e colunas, o processo vai acabar atrasando e a decisão tomada pode não ser a mais adequada.
3. Problemas com compartilhamento de usuários
O Excel não é um programa que pode ser utilizado por mais de um usuário ao mesmo tempo, já que algumas funções não podem ser executadas por mais de uma pessoa — assim, a gestão dos dados fica menos dinâmica. Em uma gestão integrada, isso é um grande problema.
Além disso, não é possível obter rastro de quem foi o último usuário a utilizar o arquivo. Em caso de alteração de dados incorreta, não será possível saber quem foi o responsável.
4. Perda de dados
É muito comum haver perda de dados em planilhas de Excel. Uma das causas é a já citada impossibilidade de compartilhamento de usuários. Caso um gestor esteja utilizando a planilha e outro abra o arquivo somente como leitura, há o risco de as alterações feitas pelo primeiro não serem salvas.
5. Utilização exclusiva em computadores
Até existem versões do Excel feitas para celular ou tablet, mas elas também não são tão simples. Por conta disso, a melhor forma de editar as planilhas acaba sendo por meio da utilização de um computador de mesa ou notebook, o que tira a mobilidade dos gestores e torna o gerenciamento da empresa mais moroso e menos dinâmico.
Se você tiver uma reunião externa e precisar carregar consigo os dados da empresa para embasar as suas falas, terá dificuldades durante o encontro.
Viu só como as planilhas de Excel já não são mais um instrumento adequado para que você gerencie a sua empresa? Entre em contato conosco e conheça os mais avançados sistemas de gestão do mercado!