Quando uma empresa decide implantar ou até mesmo substituir um software de gestão, ela tomou uma decisão estratégica, de grande impacto no dia-a-dia de todos que trabalham com ela, seus funcionários, clientes e fornecedores. 

Uma decisão deste porte, que deveria ser pautada em metodologias de seleção de software, ferramentas de escolha e matrizes de relacionamento, tudo isto para que se reduza o risco de uma seleção incorreta. O que acontece é que, em muitos casos esta decisão ocorre de forma aleatória, com base em critérios que pouco definem a melhor escolha do sistema.

Queremos aqui de forma clara e simples dar a você 5 dicas para escolher melhor seu sistema de gestão, não que seja uma receita infalível, porém com estas dicas, com certeza os riscos de uma má escolha serão minimizados.

Vamos a elas!
 

1. Defina qual valor será destinado ao projeto

Começar com o orçamento em mente é muito importante, pois determina por exemplo, quais departamentos e processos serão implantados, se haverá aquisição ou aluguel de licenças, quantos usuários acessarão o sistema, se o sistema será hospedado nos servidores da empresa ou será na nuvem, quais serão as licenças adquiridas para sistema operacional ou banco de dados, se o fornecedor atende na região ou será necessário arcar com despesas de viagem, enfim, facilita a tomada de algumas decisões importantes no que tange ao direcionamento no processo de aquisição de software.
 

2. Escolhe um comitê interno que atuará no processo de aquisição e implantação do ERP

Nada funciona sem o envolvimento das pessoas. E a aquisição de sistemas segue o mesmo caminho. Será de suma importância a definição de um time interno de profissionais, envolvendo desde a alta direção (stakeholders), passando por usuários-chaves (key-users), os usuários-finais (end-users) e a equipe de informática (TI) interna, caso tenha.
 

3. Faça o mapeamento dos processos a serem priorizados na implantação

O sistema não fará milagres pela sua empresa. O que fará de verdade milagres pela sua empresa é a informatização de processos, isto sim trará competitividade a seu negócio, sendo assim, entenda quais processos são primários e quais são secundários, ou seja, quais realmente agregam valor ao cliente e quais suportam a operação, porém não geram valor, mas que malfeitos podem destruir valor. Em resumo, defina seus processos e os desenhe, pois esta clareza trará muitos benefícios neste momento.
 

4. Elabore uma Matriz de funcionalidades (também conhecida como RFP)

É de suma importância que a empresa desenvolva uma planilha (pode ser simples), nas linhas detalhe os processos e suas funcionalidades e nas colunas as seguintes identificações;  (AT) Atende Totalmente, (AP) Atende Parcialmente e (NA) Não Atende. Encaminhe esta planilha as empresas candidatas a lhe oferecerem o ERP para que elas preencham e com base neste preenchimento você pode quantificar de forma inequívoca qual sistema melhor atende as especificações.
 

5. Assista a apresentação técnica do software com entusiasmo e curiosidade

Exato, só quem trabalha com tecnologia gosta de passar horas assistindo uma apresentação técnica, porém, é muito importante dedicar-se com comprometimento total e muita, muita curiosidade, pois é uma excelente oportunidade de aprendizado, conversar com os profissionais das empresas candidatas sobre as melhores práticas de mercado e filosofias de trabalho, enfim, vale muito a pena entrar de cabeça nesta hora e é aqui que será definido o melhor sistema para sua empresa.
 

O objetivo com estas 5 dicas é que você e a sua empresa, no momento da escolha de um software ERP, minimizem os riscos e potencializem as chances de sucesso, como dissemos anteriormente, não há receita infalível, porém acreditamos que um pouco de informação aliada a ação fará total diferença nesta escolha.