Infelizmente, somente o discurso ambiental não tem sido suficiente para eliminar a papelada da rotina corporativa, não é mesmo? Mas existe um argumento bem mais forte para as empresas quando o assunto é redução de papel: eficiência!

Um negócio que investe em recursos para diminuir o consumo de papel está investindo, acima de tudo, em processos mais fluidos e ágeis. Sem contar que esse importante passo também contribui para a redução de custos operacionais, o enxugamento da infraestrutura física, a organização, a segurança e a confiabilidade das informações.

Por isso, se você busca manter a competitividade da sua empresa nessa selva mercadológica dos dias de hoje, talvez seja a hora de reavaliar seus processos internos e eliminar a papelada da rotina corporativa de uma vez por todas. Quer saber como? Pois então continue lendo este post:

 

Digitalização: vale a pena virtualizar os documentos?

Principalmente em empresas que nasceram uma ou duas décadas atrás, o acúmulo de papel em arquivos físicos é um grande problema. Mas você pode fazer uma força-tarefa para digitalizar esses documentos e liberar bastante espaço no escritório. Com a digitalização passa a ser possível classificar esses documentos e organizá-los em um servidor, tornando o resgate de informações infinitamente mais rápido e eficaz.

 

Vida útil: será que o que você guarda ainda tem serventia?

Aproveite o mutirão da digitalização para verificar se os documentos que você está armazenando ainda fazem sentido para o seu negócio. Lembrando que a legislação brasileira exige a guarda de documentos fiscais e contábeis por um determinado período de tempo, mas, depois que esse período se esgota, o melhor é incinerar tudo e abrir espaço para novos ares e projetos!

 

Tecnologia: que alternativas facilitam a circulação de dados?

Quando o e-mail ainda era novidade, a esperança era de que houvesse uma redução drástica no uso de papel nas empresas, contudo, ainda há quem imprima mensagens para arquivamento. A tecnologia proporciona diversas ferramentas para eliminar a papelada da rotina corporativa, desde aplicativos de mensagens instantâneas até softwares de registro e armazenamento de notas, passando por programas de controle financeiro, de emissão de boletos e de pagamentos on-line, todos com registros que ficam armazenados na nuvem, sem ocupar espaço no seu escritório e podendo ser resgatados a qualquer momento. Não é muito mais prático?

 

Comunicação interna: como se comunicar com eficiência?

Um dos grandes vilões do acúmulo de papel nas empresas ainda é a comunicação interna, que se vale de boletins impressos, memorandos, convites, recados e murais para fazer com que a comunicação realmente chegue aos funcionários. Nesse sentido, adotar uma TV corporativa, painéis eletrônicos, blogs, redes sociais e outros canais de comunicação digital permite que você reduza a quantidade de papel jogada fora e ainda torne a sua comunicação interna muito mais atrativa! Faça alguns testes e veja como os resultados serão simplesmente surpreendentes!

 

Sistemas de gestão: fluidez nos processos ajuda?

Se você busca eliminar a papelada da rotina corporativa de uma vez por todas, o melhor caminho é adotar um sistema de gestão empresarial que integre todos os setores, concentrando as informações em um único lugar. Assim, além de eliminar a papelada da sua empresa, você gera maior confiabilidade nos dados, reduz o retrabalho da sua equipe e aumenta a produtividade, já que o sistema é alimentado automaticamente. Sem mais preocupações com papelada e processos, tem-se mais tempo para pensar na estratégia da empresa, com a vantagem de contar com relatórios analíticos completos, que facilitam a tomada de decisão.

Segundo a Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos (ABGD), 37% dos documentos impressos nas empresas são desnecessários, ou seja, realmente é dinheiro jogado fora! Sendo assim, adote essas práticas e construa um futuro melhor para sua empresa, tanto do ponto de vista ambiental quanto financeiro! O que ainda está esperando?

 

Agora que você já sabe pelo menos por onde começar a eliminar a papelada da rotina corporativa do seu negócio, comente aqui e nos conte: o que já faz para agilizar essa transformação? Compartilhe suas experiências conosco e enriqueça nosso post!