5 dicas para aumentar a produtividade de uma empresa

5 dicas para aumentar a produtividade de uma empresa

Não há um manual que ensine como fazer uma empresa ser mais produtiva. Isso geralmente acontece porque há um grande número de variáveis em questão: o líder, dinheiro, colaboradores e estrutura são apenas algumas delas.

Mas, felizmente, existem estratégias básicas — apesar de complexas — que criam os alicerces necessários para que o seu negócio desenvolva um caminho saudável rumo ao sucesso no mercado.

Vamos apresentar agora 5 dicas essenciais sobre como aumentar a produtividade da empresa. Confira!

1. Planeje para aumentar a produtividade da empresa

A produtividade não acontece do nada, é preciso visão do todo e uma gestão estratégica para que seja criada uma forma mais eficiente de trabalho. O ato de planejar envolve analisar e criar ações estratégicas que englobem tudo que precisa ser melhorado, como tecnologia, motivação da equipe, fluxo de trabalho etc.

Comece identificando as principais falhas que afetam a produtividade da empresa. Produção, publicidade, burocracia ou atendimento ruim? Qual deve ser o principal foco de melhora? Faça essas perguntas, organize um relatório minucioso e estude os dados coletados.

Confira as hipóteses que realmente correspondam à realidade. Você pode achar que sabe qual é o problema, mas na hora de analisar os indicadores percebe que, na verdade, o problema tinha outra origem.

Os mais comuns são a falta de um fluxo de tarefas estruturado, motivação ou engajamento da equipe, falhas de comunicação e de controle de tarefas.

Cheque ponto por ponto e tire as suas conclusões em conjunto com a sua equipe — é fundamental incluir os colaboradores nesse processo. Pode ser interessante, por sinal, chamar ao menos um representante de cada setor.

Avalie, também nessa etapa de planejamento, como está o fluxo de trabalho do seu time. Quando falamos em fluxo, nos referimos à cadeia lógica de processos e desdobramento de atividades, que são realizados em um setor e depois passados para outro de acordo com a ação.

O importante de se analisar esse fluxo é encontrar falhas no processo que gerem retrabalho, erros e atrasos nos prazos. Ao encontrar esses “gaps”, estabeleça regras e busque automatizar algumas tarefas, tornando o processo de trabalho mais ágil, eficiente e competente.

2. Elabore diferentes estratégias

Começou seu planejamento e já identificou as falhas? Ótimo! Agora, chegou a hora de buscar as soluções mais adequadas. Mas esqueça aquelas ideias que do nada vem à cabeça. Elas podem ser boas, contudo você precisa de algo mais específico para diminuir a sua margem de erro.

Estude e pesquise maneiras mais eficazes de solucionar o seu problema. Leia livros sobre o assunto e atualize-se sobre as práticas mais modernas do mercado.

Depois disso, veja se a mudança é adequada à sua empresa. Por exemplo: digamos que você chegou à conclusão de que investir num sistema ERP pode ajudar o seu negócio a crescer. É fundamental saber responder se ele cabe no seu orçamento, qual modelo de ERP seria o ideal, qual seria a porcentagem de melhora, entre outras coisas.

O sistema ERP é bastante indicado no sentido de facilitar a organização e controle de processos. Isso porque a ferramenta é capaz de reunir diversas informações da empresa, de todos os setores, em um único ambiente.

Esse armazenamento completo de informações permite ao gestor controlar com mais agilidade cada projeto e o desempenho das áreas. Além disso, os próprios funcionários têm acesso a informações pertinentes ao seu trabalho.

Com essas mudanças, há uma maior economia de tempo, diminuição de falhas de comunicação e de erros por falta de informação e, como consequência, um ganho na produtividade.

É claro que erros podem acontecer mesmo assim, mas o importante é tentar reduzi-los ao máximo.

3. Estabeleça metas

Está na hora de criar metas — e você já sabe o que e como fazer. Desenvolva o seu planejamento estratégico e veja realmente o quanto é possível aprimorar o seu negócio. Aumentar as vendas em 30%, reduzir os custos em 50%, enfim, defina objetivos razoáveis e alcançáveis.

Além disso, não tire os números da sua cabeça. Mais uma vez, estude caso a caso e estipule alvos possíveis. As metas sempre estão relacionadas aos objetivos estratégicos da empresa.

Ainda assim, para que haja agilidade no alcance desses objetivos, é preciso que sejam estabelecidas metas de trabalho também. Cabe ao gestor de cada área colocar metas alcançáveis para sua equipe e buscar o melhor desempenho.

As equipes devem trabalhar em conjunto para um desempenho melhor e para o alcance de resultados. Defina metas trimestrais, quadrimestrais (ou o que se encaixar melhor ao seu negócio) e fragmente o trabalho de forma que possam ser gerenciados com facilidade.

Tal estratégia vai se mostrar relevante caso a equipe apresente dificuldade de entender quanto de trabalho precisa para alcançar metas distantes. Quanto mais objetivas forem as metas, melhores os resultados — por isso o desdobramento é tão importante.

Vale ressaltar a necessidade de comunicar claramente para a equipe sobre as metas e expectativas. Os membros do seu time devem ter informações básicas sobre o que deve ser feito, além da visão estratégica e do papel de cada um nas ações.

Quando os funcionários estão bem informados sobre esses pontos, eles se sentem mais envolvidos com o projeto, mais motivados com a empresa e com suas funções.

4. Motive a sua equipe

A produtividade da sua empresa não depende exclusivamente de você. É preciso fazer com que toda a sua equipe acredite na sua estratégia e nas metas planejadas. E a única forma saudável de fazer isso é investindo em comunicação e deixando que seus colaboradores participem ativamente dos processos.

Pergunte-os sobre ideias e propostas. Guarde as melhores sugestões e analise a possibilidade ou não da implantação. Outro ponto importante é ser um líder acessível. Elogie e critique sempre com bons argumentos e coloque-se à disposição para qualquer tipo de necessidade.

5. Torne as reuniões mais produtivas

Reuniões não são sinônimo de participação ou colaboracionismo. Muitas vezes, na verdade, são apenas encontros longos, por vezes entediantes e, por conta disso, não geram muitos benefícios, além de certamente não serem um bom exemplo de produtividade de uma empresa.

Mude isso! Marque apenas reuniões necessárias, com hora certa para começar e para acabar. Determine um tempo e assuntos específicos e as agende com antecedência, para que cada um traga suas impressões sobre o tema a ser discutido.

Ao investir em aumentar a produtividade da empresa você sentirá inúmeros benefícios, como o aumento da motivação e participação dos colaboradores.

Como consequência perceberá também a diminuição do “turnover”, projetos entregues no prazo ou antes, diminuição de retrabalho, aumento da lucratividade (menos dinheiro perdido com erros ou retrabalho), entre outros pontos positivos. Mas lembre-se de que essa cultura produtiva não acontece sem planejamento, gestão e investimento em melhorias internas.

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