Por Álvaro Almeida

Toda empresa está sempre buscando fazer mais negócios, aumentar as vendas, intensificar a captação de recursos e ampliar os lucros dos investidores... certo?

Não é novidade que um bom sistema de gestão integrada contribui significativamente com todos estes ganhos, já que possibilita uma visão global da empresa e centraliza as informações e processos de todos os departamentos em um único banco de dados.

Além da integração e da agilidade que ela proporciona, um ERP garante maior assertividade e segurança à operação. Isso porque impede uma série de problemas decorrentes da falta de conhecimento do que acontece em cada ponta da empresa, como, por exemplo:

• Quais são os meus gastos com os funcionários?
• Qual a quantia que eu dispenso mensalmente com contas e impostos?
• Como realizamos nosso controle, de estoque, matéria-prima, insumos etc?
• Qual a quantidade, preço, prazo de entrega e localização dos meus fornecedores?
• Quanto eu gasto para entregar minha obra ou realizar meu serviço?

Com um bom software, todos esses dados (que antes eram coletados de maneira isolada, geralmente de forma manual e com grande risco de lançamentos equivocados, podendo comprometer a qualidade e a precisão das informações) podem ser analisados juntos, facilitando a identificação dos problemas e, melhor ainda, preveni-los.

A grande vantagem de saber tudo o que está acontecendo, em tempo real e de maneira centralizada, é a capacidade de descobrir onde a sua construtora está errando para que, assim, seja possível criar um plano de ação para solucionar problemas rapidamente.

Considerando tudo isso, elenquei alguns sinais que mostram se sua empresa precisa de um sistema de gestão integrada. Confira:

1. Falta de controle

No sentido literal mesmo: se a sua empresa não tem o controle do que ocorre no dia a dia dentro de suas obras, você tem um problema sério na sua gestão!

Com um sistema de gestão eficiente todas as informações ficam centralizadas e de fácil acesso aos gestores, sendo capaz de identificar erros de processos, gargalos nos custos, perda de materiais e insumos, tempo para realizar as etapas da obra, além de auxiliar a corrigir as rotinas a tempo de otimizar o desempenho das tarefas desde as mais simples às mais complexas.

Esse controle e centralização de informações contribui - e muito - para aumentar a produtividade, deixando mais tempo para que colaboradores, gestores e diretores foquem no que tem que ser focado, poupando tempo e diminuindo retrabalhos.

A centralização de informações elimina um outro grave problema de muitas construtoras: a falta de produtividade assertiva tanto no escritório quanto no canteiro de obras.

 

2. Falta de planejamento

Uma vez que a construtora está com seu planejamento redondo, a execução das tarefas, o controle da produtividade, os prazos de entrega e a logística trabalham de maneira eficaz até que seja alcançado o resultado planejado inicialmente.

Aliás, se não existe um planejamento adequado, fica impossível ter as informações corretas para montar relatórios e dashboards eficientes, que apoiarão as tomadas de decisão de cada uma das atividades desempenhadas durante a fase de obras, ao passo que, com um sistema de gestão, cada departamento, cada projeto, cada orçamento consegue ser controlado e planejado do início ao fim, facilitando o controle do negócio e de todas as suas etapas e procedimentos.

Gestores e líderes poderão analisar gráficos antes de tomar decisões estratégicas e poderão corrigir possíveis falhas a tempo, sendo possível evitar erros, organizar tarefas para alcançar as metas propostas e avaliar o desempenho dos funcionários, qualidade dos serviços prestados e relacionamento com os fornecedores e clientes.

Com os relatórios, baseados em dados precisos e confiáveis, é possível realizar uma avaliação eficaz do desempenho das obras e planejar os próximos passos e as futuras obras.
 

3. Ausência de histórico

Você conhece o histórico de sua empresa? Sabe quanto tempo sua obra demorou e por quê? Previu todos os gastos com matéria-prima e recursos humanos?

Analisar os resultados dos anos anteriores é primordial para definir as estratégias seguintes; não apenas para entender os rendimentos da empresa, mas também as perdas e, como ocorreram, onde ocorreram e, claro, por que ocorrerem. É importante avaliar os resultados esperados e os resultados alcançados (Previsto x Realizado) do passado para ser mais assertivo no futuro.

Se você não mantém um histórico de tudo que foi realizado de bom ou de ruim nas obras anteriores, como pode saber quais as melhores práticas para as próximas obras?

Manter um histórico de todos os planejamentos estratégicos, preço e prazos de entrega, tempo de obra, entre tantos outros aspectos, é uma maneira saudável de saber se está no caminho certo ou não. E, facilmente conseguirá diagnosticar onde e quando exatamente deverá intervir, corrigir a rota, para que sempre esteja no caminho correto.

Obviamente que manter um histórico não irá, por si só, salvar a saúde financeira da construtora. Mas este ato simples pode funcionar como um roteiro para o futuro, auxiliando a tirar os próximos empreendimentos do papel e transformá-los em grandes negócios que sejam, acima de tudo, rentáveis.

4. Dificuldades ao gerenciar contratos com empreiteiros

Gerenciar os custos envolvidos em uma obra, seja de pequeno, médio ou de grande porte, exige expertise e um olhar clínico sobre os valores orçados x os valores realizados.

A gestão dos contratos para qualquer obra é um dos fatores primordiais, pois o foco é poder controlar, prever e administrar toda a negociação com todas as partes envolvidas (fornecedores, empreiteiras, clientes, distribuidores, entre outros). Um bom gerenciamento de contratos auxilia, inclusive, no que diz respeito à elevação dos custos de uma obra, impactando, assim, o valor final do projeto.

Com uma gestão de contrato bem realizada, é possível garantir o alinhamento entre os contratados antes mesmo do início das obras e assegurar que todas as partes contratadas compreendam as premissas técnicas e legais do projeto. Com isso, minimizar o número de horas de retrabalho será o resultado obtido entre os envolvidos e evitará que gastos desnecessários com insumos e mão de obra sejam elevados.

Mudanças e alterações no decorrer do projeto e possíveis modificações no contrato dificultam/impedem a evolução da construção, paralisando a mão de obra, estendendo os prazos de entrega de materiais, do empreendimento e aumentando seus prazos e custos. Mas se a contratação e a gestão dos contratos forem realizadas de forma eficaz, o tempo em que as alterações no acordo entre as partes são feitas será reduzido, de maneira que a obra e seu prazo de entrega não sejam interferidos.

São diversas as questões que podem causar problemas na relação da construtora com empreiteiros, fornecedores etc. E um bom sistema de gestão integrada previne todo tipo de transtornos, tais como:

• Não cumprimento do cronograma;
• Desrespeito a cláusulas do contrato;
• Não recolhimento de encargos sociais e impostos por parte da contratada;
• Ações trabalhistas de ex-funcionários da empreiteira contra a construtora;
• Má qualidade dos serviços executados;
• Operários em número insuficiente;
• Falta de profissionais qualificados;
• Desperdício de materiais;
• Problemas no orçamento.

 

Por fim, com um bom controle, estratégias, contratos e histórico bem definidos, tudo isso centralizado em um sistema de gestão, as decisões são tomadas com mais rapidez, dando oportunidade de organizar e compartilhar informações em tempo real, integrando a comunicação interna entre as diferentes áreas da construtora.

Melhore o desempenho dos recursos e equipamentos, identifique quais são as áreas mais produtivas da empresa e quais são os setores que demandam um olhar mais clínico, conseguindo antecipar e prever cenários futuros para minimizar prejuízos e eventuais custos desnecessários. E, claro, não se esqueça: conte conosco para atingir estes e outros resultados tão importantes para a saúde dos negócios.