O mundo dos negócios exige mais praticidade e uma gestão panorâmica e horizontal por parte dos administradores. O setor de vendas precisa se alinhar com a equipe de atendimento que, por sua vez, necessita de informações do setor de contabilidade, e assim sucessivamente.

É a única forma possível de pensar o negócio estrategicamente, tomar decisões de forma rápida e aumentar a produtividade da sua empresa. E a ferramenta mais eficaz nesse processo é a implementação de um sistema ERP.

Ele é capaz de automatizar processos de diversos setores — desde o financeiro até o controle de estoque — e otimizar operações que afetam o faturamento das companhias.

Na sequência, falaremos sobre os tipos de empresas que precisam urgentemente de um sistema ERP. Será que a sua está entre elas? Confira!

Dificuldade no acesso às informações

O ERP (Enterprise Resource Planning) funciona, em uma tradução livre, como uma espécie de Planejamento de Recursos Empresariais. Em outras palavras: trata-se de um software elaborado de modo a auxiliar empreendedores na articulação das diferentes frentes e processos de um negócio.

Com o ERP torna-se muito mais fácil controlar e alinhar as informações dentro de uma empresa. Quando, por exemplo, você precisa de uma informação para tomar uma decisão emergencial ou para conquistar um novo investidor, ela chega instantaneamente ou o processo de levantamento do dado requer um tempo extra? Bem, se a sua resposta for a segunda alternativa, então você precisa de um sistema ERP.

E, às vezes, a culpa não é do setor de TI apenas. É muito difícil cruzar dados de departamentos que, muitas vezes, utilizam softwares diferentes para produzir suas análises e seus relatórios — tenha em mente que a inteligência de dados é fundamental para aumentar a competitividade do seu negócio.

Setor de TI muito complexo

Outro ponto no qual a utilização do ERP é determinante é na simplificação do setor de Tecnologia da Informação. Ao unificar todas as informações da sua empresa, utilizando o software de ERP, o setor de TI passará a funcionar de maneira muito mais prática e objetiva.

Pode parecer que não, mas se cada setor do seu empreendimento utiliza um software específico, você gasta um bom dinheiro para manter cada um deles atualizados e com a licença em dia. Se você prefere evitar esse gasto, provavelmente está usando uma versão defasada do programa.

Esse é mais um sinal de que você deve estudar uma troca por um sistema ERP. Um bom programa reduz gastos, pois necessita apenas de uma licença para renovar, acelera processos e universaliza o acesso aos dados.

Devido a essas facilidades, diversos tipos de empresa poderiam lançar mão dessa tecnologia para otimizar a gestão. Veja alguns exemplos:

Pequenas e Médias Empresas

Nesse tipo de negócio, é muito comum encontrar diretores que são responsáveis simultaneamente por setores vitais da empresa, tais como contabilidade, financeiro e recursos humanos. Por esse motivo, muitas vezes se torna difícil dar uma atenção focada para cada uma das áreas.

E essa é a razão pela qual um sistema ERP pode fazer toda a diferença. Deixar todos esses encargos na mão de uma única pessoa — por mais competente que seja — é um risco e tanto.

Um software de boa qualidade não só organiza os dados automaticamente, como também oferece suporte a planilhas, contagem de estoque e relatórios, focando a função do administrador apenas na parte que mais importa: a análise para tomada de decisões.

Construtoras e Incorporadoras

Construtoras e incorporadoras — e empresas da construção civil como um todo — também podem se beneficiar de um sistema automatizado de gestão, uma vez que o software permite o controle de diferentes clientes, obras, materiais e empreendimentos de maneira individual.

Isso pode ser interessante para descobrir, por exemplo, quando e quantos insumos devem ser comprados, evitando gastos desnecessários e, consequentemente, reduzindo custos. Ou, ainda, para determinar prazos reais de entrega, garantindo a satisfação dos clientes.

Na utilização do ERP em construtoras e incorporadoras o sistema agirá identificando eventuais problemas, analisando os processos envolvidos, identificando os fornecedores, avaliando o pacote e demandas de customização e, por fim, na seleção do serviço.

Por esse motivo, a utilização do software deve ter um objetivo claro, como o tempo de entrega é longo demais e precisa ser melhorado. O foco é fundamental para o sucesso na utilização na ferramenta.

Apenas implementá-la sem uma definição de diretrizes não será o bastante para que o seu negócio realmente possa se beneficiar do sistema de ERP.

Indústrias

Da mesma forma que as construtoras e incorporadoras, indústrias também podem ter grandes ganhos ao investir em um ERP. Afinal, um sistema de gestão integrada permite o direcionamento de ações estratégicas que minimizam custos e ampliam a eficiência das operações.

Tudo porque possibilita planejamentos de curto, médio e longo prazo para materiais e recursos, além de um controle preciso da capacidade de produção e níveis de estoque (tanto de matérias-primas quanto de produtos).

A implementação do sistema de ERP em uma fábrica deve ser articulada de maneira extremamente cautelosa. Isso acontece porque sua utilização engloba as mais diversas áreas das empresas e, consequentemente, diversos recursos e colaboradores na organização estratégica.

Com isso, a rotina da fábrica pode sofrer grandes modificações e, em alguns casos, até uma reorganização interna. Tudo isso exige um acompanhamento minucioso para que as mudanças não acarretem em danos para a empresa.

Manter a competitividade no mercado perpassa, inevitavelmente, por uma rotina bem implementada e por processos produtivos eficazes.

Na prática, a implementação do ERP deve sempre estar associada à busca por uma convergência entre as funcionalidades da tecnologia e a rotina da empresa.

Aplicação prática do ERP

Em termos práticos podemos sintetizar o funcionamento do sistema de ERP da seguinte forma:

• a companhia recebe um determinado produto (o que equivale ao módulo de compra e módulo fluxo de caixa);

• em seguida, a mercadoria será estocada (módulo de estoque);

• o sistema notifica que há determinada quantidade do produto em estoque (módulo estoque e módulo venda);

• a nota fiscal é emitida no ato da compra (módulo de venda e módulo de contabilidade);

• por fim, a nota emitida é armazenada no sistema enquanto o produto é encaminhado para o cliente (módulo de estoque, logística e contabilidade).

Para que a implementação do sistema de ERP seja ainda mais assertiva e seu negócio tenha chances maiores de prosperidade, o ideal é que você contate um especialista que poderá orientá-lo durante a implementação e execução do projeto.

Então, descobriu se a sua empresa também precisa de um sistema ERP para reduzir gastos e aumentar a produtividade? Ainda não tomou sua decisão? Sem problemas! Entre em contato com a Mega Sistemas para sanar suas dúvidas sobre como o software pode te ajudar!