A folha de pagamento é um documento obrigatório para a fiscalização trabalhista e previdenciária. Além disso, é extremamente importante para que os gestores possam avaliar os índices financeiros da empresa e tomar decisões sobre novas contratações, promoções e outras áreas do negócio.

Mas a folha de pagamento envolve muitos detalhes. São várias as informações que devem ser registradas, desde benefícios que precisam ser pagos até itens que devem ser descontados. Tudo isso faz os gestores procurarem novas formas para otimizar o cálculo e evitar perda de tempo.

Se você precisa de uma solução definitiva para tornar esse processo mais rápido, pare de se preocupar agora mesmo. Neste post, você vai descobrir três dicas para agilizar o cálculo da folha de pagamento da sua empresa. Confira!

Como agilizar o cálculo da folha de pagamento?

Basicamente, o processo do cálculo da folha de pagamento é composto por três passos. Primeiro, é preciso considerar a categoria do funcionário em questão, como comércio, construção, indústria etc. Cada categoria tem especificidades que devem ser consideradas na folha de pagamento. Não esqueça das convenções coletivas.

Em seguida, é preciso acompanhar o registro de pontos. Em caso de horas extras e itens como insalubridade, trabalho noturno e periculosidade, por exemplo, o trabalhador precisa receber os adicionais.

Por último, é preciso descontar as faltas não justificadas pelo funcionário e também benefícios como INSS, FGTS, vale-refeição, vale-transporte, entre outros. Cada um deles tem um valor específico. Além disso, de acordo com a categoria, podem existir outros. Assim, a empresa deve estar atenta para evitar passivos trabalhistas.

Agora, que você conhece os procedimentos para realizar o cálculo da folha de pagamento, saiba como fazer para tornar esse processo mais ágil. Veja as dicas:

1. Controle a jornada de trabalho digitalmente

Comprovar atrasos e faltas dos empregados é responsabilidade do empregador. Por isso, deve ser dele o controle de horas de trabalho dos funcionários. Nesse cenário, ter controle do ponto eletrônico ou digital é garantia de muitos benefícios.

O ponto eletrônico está menos sujeito a fraudes que os pontos manuais, garante mais precisão e aumenta a produtividade da equipe que acompanha os registros, já que tudo é organizado e armazenado continuamente pelo sistema. Na hora de calcular a folha de pagamento, os dados já estarão tratados e à disposição, agilizando o processo.

2. Tenha um controle preciso da remuneração dos funcionários

Ao organizar a folha de pagamento, dividindo os funcionários por categorias, centros de custos e fazendo um controle minucioso sobre todas estas informações, você ganha mais assertividade e segurança na hora de gerenciar mudanças.

A informatização deste processo garante agilidade não apenas na realização de atividades operacionais, mas também nas tomadas de decisão, visto que, junto a outros indicadores estrtaégicos, influenciam na análise da saúde financeira das empresas, com base nas contratações, realocações ou até mesmo demissões que se mostrarem necessárias.

3. Prefira um sistema online de folha

A tecnologia tem avançado continuamente nos últimos anos em diversas áreas de atuação, e no setor de gestão não tem sido diferente. Um sistema de gestão é importante para acompanhar todos os processos, tomar decisões mais assertivas, entre outros benefícios.

Essas vantagens são ainda maiores se o sistema for online, podendo ser acessado por mais pessoas e a partir de diferentes locais. No caso da folha de pagamento, é possível contar com softwares que têm essa função e auxiliam na gestão completa dos pagamentos dos funcionários.

Como você já sabe, o cálculo da folha de pagamento é importante, tanto para estar em dia com as obrigações fiscais e trabalhistas quanto para tomar decisões estratégicas em qualquer empresa. Mas esse processo não precisa ser demorado. Seguindo as indicações que acabamos de sugerir, será muito mais fácil.

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