Quem trabalha no setor de indústria sabe o quanto é importante manter o ritmo da empresa. Cada mercadoria que sai da linha de produção e vai para as lojas representa mais rendimento financeiro e capital para expandir seus negócios.

Dentro desse contexto, para ter a certeza de que está tirando o máximo de proveito de todos os recursos, o gestor deve avaliar a capacidade de produção da empresa na prestação de serviços.

Entender a capacidade produtiva de uma indústria ajuda a avaliar se está ocorrendo produção em excesso ou em falta, além de melhorar a tomada de certas decisões. Por exemplo, ao notar um aquecimento no mercado, uma indústria com produção ociosa pode rapidamente aumentar sua produção e atender à demanda.

Além disso, vale conscientizar os colaboradores sobre esse processo, pois se trata de uma tarefa coletiva e que merece a atenção de todos que fazem parte da empresa, para que, de fato, sejam alcançados resultados efetivos.

Quer saber como mensurar a capacidade de produção da sua empresa? Então continue a leitura deste post e confira os 11 passos que nós elaboramos. No final, também há um tópico extra que fala sobre a importância de conscientizar os colaboradores sobre a capacidade produtiva na sua empresa. Boa leitura!

1. Produção por tempo

O primeiro passo é quantificar quantas unidades saem da linha de produção em determinado período. Produtos pequenos e de rápida produção, como copos plásticos, podem ser calculados em minutos, enquanto outros maiores, medidos por hora. Essa será a base para os cálculos de capacidade produtiva, que serão realizados a seguir.

É claro que também deve ser quantificado o tempo em média que um operário leva para organizar o ambiente de trabalho, bem como fazer o preparo e a limpeza das máquinas e dos equipamentos que utiliza em sua rotina.

Somente assim será possível ter um cálculo preciso. Uma vez que as pequenas pausas não são contabilizadas, dificilmente o cálculo final terá a precisão exata que a sua empresa precisa.

2. Tempo produtivo

Com o primeiro item concluído, você agora deve multiplicá-lo pelo tempo de trabalho. O ideal é considerar um dia completo de produção, que costuma durar 8 horas, em média. Se a sua produção é de 100 unidades por hora, por exemplo, então sua produção disponível diária será de 800 unidades.

A partir desse número já é possível avaliar se a sua produção está acima ou abaixo da demanda do mercado, por exemplo. Além, é claro, de ajudar a verificar quanto da capacidade produtiva é aproveitada diante dos recursos investidos.

Ter o tempo produtivo quantificado pode significar muito para o planejamento da empresa. Desse modo, o gestor poderá verificar quanto tempo será necessário para cumprir determinada demanda que precisa ser entregue a um cliente.

Assim, no caso de ser necessário mais tempo para realizar uma entrega dentro do prazo, por exemplo, o gestor pode solicitar ao departamento de recursos humanos que libere o pagamento de horas extras para a sua equipe.

3. Interrupções de produção

Conforme visto anteriormente, as interrupções para limpeza e organização do ambiente de trabalho também devem ser contabilizadas no processo produtivo, pois dificilmente será possível manter um dia inteiro de trabalho a pleno vapor. Por isso, é importante medir o quanto do tempo de trabalho diário não é traduzido em produtividade.

Além de considerar as perdas já calculadas, como intervalos para os funcionários e manutenções agendadas, você deve acompanhar as perdas não calculadas — como funcionários ausentes, paradas por falta de matéria-prima e defeitos inesperados no maquinário. Tire uma média e use-a para calcular a capacidade produtiva realizada.

Como esse tipo de parada é variável, nem sempre a média será a mesma. É por isso que, para manter o processo seletivo em pleno funcionamento e sem atrasos, é importante contar sempre com um equipamento reserva para os casos onde a manutenção do principal é necessária.

No quesito humano, recomenda-se que as empresas possuam em seu quadro alguns funcionários que sejam treinados para realizar atividades em setores diversos. Assim, eles poderão atuar como uma peça-chave na empresa, podendo substituir colegas nos casos de ausência por problemas de saúde, por exemplo.

4. Cálculo de eficiência

Por fim, o que você realmente precisa é saber o quão eficiente é a sua produção. Se o máximo de unidades é gerado com base nos recursos disponíveis. Para chegar a um resultado, você deve dividir a produtividade realizada pela efetiva, sendo o resultado a sua taxa de eficiência. Veja um exemplo:

- unidade produzidas por hora: 100;

- turno: 10 horas;

- produtividade disponível: 1000/dia;

- perdas planejadas: 2h/dia = 200 unidades;

- perdas não planejadas: 1h/dia = 100 unidades;

 - produtividade efetiva: 800 unidades/dia;

- produtividade real: 700 unidades/dia;

- taxa de eficiência: 0,875.

Considerando que a produtividade real nunca é maior que a efetiva, o maior valor de eficiência possível é 1. Quanto mais próxima ela estiver desse valor, melhor será a produtividade da empresa.

Essa capacidade é o quanto se produz em determinado período, considerando os recursos disponíveis. Ela também pode ser classificada como:

- instalada/teórica – aquela que é prevista no planejamento;

- disponível – produção total prevista pelo tempo de trabalho;

- efetiva – produtividade obtida no final do período, deduzindo as perdas calculadas;

- ociosa – parte da produtividade instalada que não é utilizada;

- realizada – produção real, considerando perdas não planejadas.

Agora que você sabe como calcular a capacidade produtiva da sua indústria, pode começar a atuar para aumentar o rendimento.

5. Estabelecimento de processos

Estabelecer processos consiste em padronizá-los, permitindo que os colaboradores executem as atividades com qualidade. Na prática, os gestores devem sistematizar as rotinas, em conformidade com os objetivos e as metas traçados no planejamento estratégico. A clareza é fundamental nesse sentido, visto que precisa considerar as habilidades e experiências dos profissionais.

Além disso, o gestor deve saber se o colaborador está seguindo à risca as atividades que lhe foram delegadas. A melhor forma de obter essa informação é por meio dos indicadores de desempenho, que apontam os pontos positivos e negativos do trabalho do profissional. Se as expectativas não estiverem sendo atendidas, deve-se rastrear o que causou essa situação.

Às vezes, o próprio colaborador não se empenha ao máximo — já em outras situações, a sua função não foi delegada corretamente ou faltam ferramentas adequadas para o trabalho. Vale salientar que tão importante quanto visualizar indicadores de desempenho é saber interpretá-los, no sentido de tomar as decisões com margem maior de acerto. Portanto, muitas variáveis precisam ser analisadas, no intuito de otimizar os processos continuamente.

6. Adoção de ferramentas de gestão

Mesmo que o gestor tenha feito um planejamento com objetivos e metas claros, ainda há o risco de os resultados serem aquém do esperado. Vamos nos deter aqui sobre o uso de ferramentas tecnológicas de gestão, que auxiliam na digitalização de processos. Quando a empresa adota softwares no desempenho de suas atividades, ela passa a ser impactada de diversas formas.

Um desses impactos é o melhor sincronismo e integração dos dados de diferentes departamentos. Sem essas ferramentas, a gestão tende a ser descentralizada e, muitas vezes, confusa, dificultando, entre outras coisas, a análise dos indicadores de desempenho. A centralização torna esse processo muito mais fácil, auxiliando os gestores a visualizarem todas as áreas do negócio.

Dessa forma, os gargalos e as falhas operacionais que antes passavam despercebidos são identificados com maior rapidez. Só para exemplificar, imagine um equipamento trabalhando com uma capacidade reduzida. Identificado esse problema, os gestores podem solicitar a sua manutenção, ainda que venha a diminuir temporariamente a produtividade na empresa. Quando ele retornar, outra análise de desempenho será feita, com o objetivo de saber se ele voltou a trabalhar em sua capacidade máxima.

O uso de ferramentas de gestão vai muito além do exemplo citado. Ele auxilia também na parte financeira, contábil e fiscal do negócio, aumentando a produtividade dos colaboradores desses setores. Na prática, a empresa não só se torna mais produtiva, como também obtém maior segurança em toda a sua operação, inclusive no tocante ao recolhimento de tributos ao fisco.

7. Gestão de estoques

Imagine um estoque em que faltam produtos para venda ou então utilizados como insumos de produção. Além de impactar negativamente a produtividade, a empresa perde receita, visto que os concorrentes podem suprir aquela demanda dos consumidores. O uso das ferramentas tecnológicas corretas pode fazer um controle muito mais efetivo dos estoques, mitigando o risco desses problemas acontecerem.

Outra situação que ocorre é a dificuldade ou lentidão de encontrar itens no estoque. O colaborador se torna menos produtivo quando não consegue separar rapidamente um pedido, tornando, o processo mais dispendioso. A gestão por software pode facilitar bastante essa tarefa, inclusive atualizando em tempo real as quantidades de um item em todos os sistemas da organização.

8. Motivos da falta de produtividade

Os pontos de baixa produtividade podem ocorrer, por exemplo, na estratégia e no desempenho das máquinas. Se o problema for o primeiro caso, deve-se fazer ajustes no planejamento e mensurá-los, no intuito de identificar se a falha foi solucionada. Agora, se existem equipamentos ociosos ou trabalhando abaixo da sua capacidade máxima, pode ser o momento de fazer a manutenção ou a troca desses.

Os dados podem dar uma noção exata não só da baixa produtividade, mas também do quanto a empresa será impactada na troca ou manutenção da máquina. Uma situação que acontece é o problema ser ignorado, pois assim a operação não é prejudicada no curto prazo. No entanto, a produtividade acaba sendo seriamente afetada a longo prazo, inclusive criando ou ampliando gargalos já existentes.

9. Automação dos processos 

A melhor maneira de saber o que pode ser automatizado é por meio do mapeamento de processos. Isso porque todos os fluxos de trabalho são analisados, de modo a identificar onde o tempo está sendo desperdiçado. Em outras palavras, existem várias atividades que podem ser delegadas ao software, de modo a reduzir erros e custos.

A título de exemplo, imagine os e-mails que os colaboradores enviam diariamente. Sem um fluxo automatizado, a tarefa se torna cansativa e ineficiente, sendo, inclusive, uma fonte de erros e desencontros de comunicação. Com a automação, pode ser criado um fluxo que será configurado e executado sem a intervenção da pessoa, tornando o envio de e-mails mais eficiente e liberando o profissional para outras atividades.

10. Monitoramento dos processos

Monitorar processos é escolher métricas e indicadores que correspondam aos objetivos e metas estabelecidos. Ser seletivo nessa escolha é quase tão importante quanto o monitoramento dos processos, visto que a falta de cuidado nesse sentido pode levar a análises aprofundadas ou equivocadas sobre a real situação do negócio. Alguns exemplos desses indicadores são:

- cancelamento de contratos;

- quantidade de vendas para o mesmo cliente, sendo, portanto, um indicativo de fidelidade;

- prazos atrasados;

- demandas dos consumidores no pós-venda, bem como a quantidade de chamados resolvidos.

Pegando um gancho com o último item citado, existem também os indicadores que medem a satisfação do cliente. Sempre que o consumidor finalizar uma compra, por exemplo, é fundamental enviar uma breve pesquisa perguntando o que ele achou do produto.

11. Treinamento dos colaboradores

O quadro de profissionais deve atualizar-se sempre quanto às melhores práticas do seu setor. O mercado hoje está com um dinamismo muito maior que antes, em virtude da transformação digital. Isso significa que os gestores precisam estar atentos a essa questão, não poupando esforços de tempo e dinheiro no treinamento dos colaboradores.

Trata-se, portanto, de um investimento que trará retorno ao negócio, na forma de maior produtividade e aumento de receita. Outra vantagem de capacitar a equipe está na retenção de talentos. Visto que o profissional se aprimora continuamente em sua área, seu valor de mercado tende a aumentar, mas ele terá mais chances de priorizar a empresa onde está atualmente ao invés de procurar uma empresa concorrente, por exemplo.

Dica extra: a importância de conscientizar os colaboradores sobre a capacidade de produção

Em parceria com o departamento de endomarketing ou comunicação interna da empresa, o supervisor de uma linha de produção pode desenvolver programas e estratégias que visem a conscientizar os funcionários sobre a importância de manter a produção sempre dentro das metas estabelecidas, de acordo com a capacidade produtiva calculada.

É preciso, por meio da integração de setores, fazer com que os funcionários entendam que, se a empresa cumprir seus objetivos, todos que fazem parte dela serão beneficiados — podendo receber recompensas, como aumentos de salário ou promoção de cargos.

Além disso, pode-se também oferecer recompensas para funcionários que forem assíduos no trabalho e atingirem as metas de produção estipuladas pela empresa. Cartões de benefícios, viagens de incentivo, prêmios em dinheiro, entre outros, são exemplos de bonificações que podem ser oferecidas aos colaboradores.

Então, gostou de saber mais sobre como identificar a capacidade de produção na sua empresa de prestação de serviços? Agora é só colocar os 11 passos em prática — e até a nossa dica extra! Para saber mais sobre o assunto, não saia do blog da Mega sem antes assinar a nossa newsletter!