Ao que tudo indica, os próximos meses ainda serão economicamente instáveis, porém não é necessário estagnar todos os processos ou projetos dentro das empresas. O ano de 2015 pode ser encarado como uma oportunidade para arrumar a casa – melhorar procedimentos, implementar processos mais desenhados e eficientes, além de otimizar recursos. Como conseguir atravessar esse período incerto? Confira em nosso post de hoje 05 dicas que podem te ajudar a organizar o setor e melhorar os resultados!
Organize o setor
Na maior parte das empresas o setor de compras ainda é encarado como “a área de despesas”, deixando de lado o potencial da equipe para contribuir com o andamento da organização e demais setores da companhia. Manter processos de aquisição bem planejados é uma das formas de reduzir significativamente os gastos e começar a mudar este cenário. Para organizar os processos da área, lembre-se de levar em conta aquisições recorrentes, novos itens a serem comprados e incluir os projetos da empresa nesta conta. Com um planejamento bem elaborado, fica mais fácil identificar quais são os pontos de atenção e atuar com foco neles para encontrar novas alternativas e estratégias para a redução de custos.
Categorize os gastos
Como planejar se você não tiver classificações e categorias certas para suas compras? Este é o primeiro passo para que seja possível integrar as informações e tirar maior proveito de compras em larga escala ou até mesmo criar parcerias com fornecedores para a compra de lotes de materiais e conseguir também um preço melhor. Além disso, com os dados atualizados e consolidados, você consegue avaliar onde é possível cortar gastos ou vale investir para obter um estoque de qualidade a longo prazo. As atividades de Compras, mais conhecidas por serem de backoffice, tornam-se uma vantagem competitiva para toda a organização quando bem trabalhadas.
Use a tecnologia como aliado
Muitas vezes é preciso investir um pouco mais para que a redução de custos comece a, de fato, aparecer. E um dos investimentos mais importantes para identificar falhas no orçamento é a aquisição de um bom sistema de controle de compras, ou seja, um ERP. A tecnologia pode te ajudar a estruturar processos, eliminando também retrabalhos e automatizando tarefas para a equipe, além de acompanhar de perto todos os números que você precisa para ter controle total da área e todas as aquisições e lançamentos realizados. Assim, muitas vezes a economia com transações realizadas após a aquisição de um ERP pode trazer de forma mais rápida do que o esperado o retorno do investimento feito na tecnologia. Com mais informações em mãos e tempo, você pode investir em ações estratégicas para otimizar ainda mais seus resultados.
Selecione os fornecedores certos
Contar com parceiros estratégicos é fundamental, certo? O mesmo serve para seus fornecedores. Além de escolher empresas que trabalhem com os melhores prazos – lembre-se que o mercado é dinâmico e seu negócio pode depender disso! – a qualidade é um item fundamental para que você possa contar com produtos e serviços adequados, sobretudo se você depender de matéria prima para atender seus clientes. Por isso, na hora de escolher tenha em mente que é preciso analisar a saúde financeira da empresa, respeito às pessoas e ao meio ambiente, as normas da ISO, cobertura geográfica, flexibilização de pagamentos e a referência de outros clientes. Lembrando que nem sempre vale a pena trocar o fornecedor atual e homologado, quando pode-se tentar a renegociação do contrato vigente.
Crie indicadores e mensure os resultados
Apresentar resultados é meta para qualquer setor, principalmente quando o assunto envolve o investimento financeiro da organização. Por isso, para que todos os seus processos fiquem alinhados e estejam sempre no rumo certo, é importante criar indicadores e acompanhar de perto os resultados de suas negociações e o desempenho das atividades realizadas a cada período. Dessa maneira você pode corrigir rotas a tempo, evitar falhas e aprimorar seus procedimentos em ciclos contínuos.
Viu só como não é tão difícil manter o desafio nos trilhos? Com estes primeiros passos você já pode mudar a estrutura de sua área de compras e criar um novo cenário para a organização. O que você achou das dicas? Compartilhe conosco sua opinião ou ainda traga novas dicas para enriquecer ainda mais nosso bate-papo!