Uma gestão de estoque eficiente tem papel fundamental na performance de diferentes setores de uma organização. Como as atividades dentro de uma empresa são codependentes, a desorganização de um depósito pode atrapalhar consideravelmente o desempenho de outras áreas.
Isso certamente afetará negativamente a lucratividade do empreendimento. Além disso, o bom relacionamento entre empresa e clientes também é atingido.
Para que situações como essas não sejam vivenciadas em seu empreendimento, conheça agora 5 ótimas práticas para conquistar uma gestão de estoque eficiente e produtiva! Confira!
1. Padronize e organize o registro dos produtos
Para que a gestão de estoques seja feita com eficiência, é necessário que todos os itens estejam padronizados e descritos corretamente. Códigos de barras, datas de validade, quantidade dos produtos, dia da compra e da venda, assim como seus respectivos valores, dentre outras informações, devem ser inseridas em um sistema para que o controle das mercadorias seja preciso e funcional.
2. Faça a contabilização do inventário
A identificação dos itens em um estoque é importante para que a quantidade de cada produto disponível seja registrada corretamente e para que as mercadorias paradas e/ou próximas ao término de validade sejam rapidamente colocadas em circulação.
Faça a validação de todos eles, comparando-os com os relatórios de compras e de vendas. Essa ação deve ser praticada independentemente do sistema de gestão ser manual ou tecnológico. A diferença está na periodicidade da ação. Atividades manuais estão mais passíveis a erros. Por essa razão, elas devem ser realizadas em intervalos menores.
3. Organize o espaço físico
Tão importante quanto ter o controle sobre o inventário do estoque é ter todos os itens organizados e dispostos de forma a facilitar a retirada deles, segundo validade e maior rotatividade.
Prateleiras próximas à entrada e à saída do galpão devem ser utilizadas para inserção de produtos com maior demanda pelos clientes, assim como os espaços mais baixos. A disposição correta daquilo que compõe o estoque é fundamental para aumentar a produtividade do setor e para reduzir gastos com infraestrutura.
Mais uma boa ideia para fazer uma gestão de estoque eficiente é categorizar as suas mercadorias por tamanho, cor e lotes. Além disso, é bom ter dados estatísticos sobre o comportamento do fluxo de produtos. Quais vendem mais? Em que época? Quais itens têm ficado parado, ocupando espaço desnecessariamente?
Se você fizer esse levantamento, será possível prever a necessidade dos consumidores. Com isso, será simples efetuar compras mais inteligentes nos próximos meses. Acompanhe nosso próximo tópico, no qual falaremos em detalhes sobre esse tema.
4. Faça a gestão da demanda
De acordo com os relatórios de movimentação do estoque, é possível prever as demandas conforme os períodos de maior e menor flutuação do mercado e os volumes de compras dos clientes já cadastrados. Assim, nenhuma mercadoria ficará parada, logo, o dinheiro estará em circulação.
A atenção a esta etapa da boa gestão de estoques é fundamental para que a empresa possa aproveitar boas oportunidades de compras. Desse modo, somente o necessário será adquirido, o que vai garantir a eficiência dos investimentos. Esse controle contribuí substancialmente para a tomada de decisão.
5.Tenha um sistema de gestão integrada
Os setores de uma empresa não podem atuar de maneira isolada. Para que o empreendimento tenha bons resultados, é necessário deixar todas as informações unificadas a fim de que uma área dê o devido suporte à outra.
E para implantar uma ação como essa e gerar produtividade, é necessário contar com um sistema de gestão integrada ERP (Enterprise Resource Planning ou Sistema de Gestão Empresarial). Dessa forma, recursos, dados e processos estarão centralizados em um único local.
Com isso, os profissionais das áreas dependentes do estoque e os responsáveis por ele terão uma performance mais elevada. Veja a seguir quantos benefícios podem ser colhidos com um programa de informática de ponta e focado no estoque!
5.1 Otimização de processos
Os processos que envolvem o armazenamento de produtos tendem a passar por intensas melhorias quando se adota um software elaborado para servir à gestão de estoque. Em primeiro lugar, os dados sobre as operações não ficarão mais dispersos.
Dá para providenciar checklists em tempo real sem precisar visitar depósitos e conferir informações no espaço físico. Afora isso, as empresas contratantes dessas soluções tecnológicas podem permitir o acesso de vários usuários simultaneamente. Assim, não só os cargos de direção, mas toda a equipe colhe benefícios.
Na realidade, uma gestão de estoque eficiente traz consequências positivas para diversas outras atividades da empresa: vendas, compras, contabilidade, financeiro etc. Afinal, tais softwares automatizam a análise de dados. Assim, é possível saber quais itens têm mais rotatividade. Dessa forma, a companhia consegue, por exemplo, comprá-los em maior volume, o que ajudará sensivelmente o setor comercial.
5.2 Redução de perdas
Com um sistema de gestão integrada, a companhia começa a receber informações muito precisas a respeito do que acontece no estoque. Isso inclui entradas, saídas, período de permanência, ritmo de reposição etc.
Assim como você consegue aumentar os ganhos e otimizar os processos com base nesse rico acervo, também poderá reduzir suas perdas com esse mesmíssimo conteúdo. Por exemplo: utilitários de ponta trabalham com comparações estratégicas.
Relatórios que mostrem a diferença de volume entre um lote comprado e a quantidade exata daquilo que chegou no depósito são muito úteis. Afinal, esse número vai revelar o que foi perdido no caminho. Os gestores não devem se esquecer que insumos e produtos podem quebrar ou estragar durante o trajeto até a empresa.
Com esses informes sempre disponíveis, é muito fácil descobrir as causas desse tipo de prejuízo. Desse modo, um líder tem condições de reagir a tais inconformidades, criando políticas de prevenção a danos. Mesmo que esses índices sejam pequenos e supostamente insignificantes, ao final de um semestre ou de um ano, eles afetam demais o desempenho.
Afora isso, a falta de consistência entre o que se compra e o que se vende pode resultar em equívocos contábeis, tributários e administrativos. Afinal, uma falha na declaração de imposto, por exemplo, pode resultar em multas pesadíssimas, além de afetar a reputação da companhia.
5.3 Queda nos erros
A maioria dos executivos sabe o quanto é importante ter uma gestão de estoque de alto nível. O difícil, porém, é trazer a eficiência necessária para o dia a dia. Esses obstáculos ocorrem porque uma indústria abrange um volume enorme de dados, de operações e de pessoal.
Para evitar equívocos, a administração dos depósitos precisa se conectar com o departamento de compras, com eventuais CDs (Centros de Distribuição), com o setor de transportes, com a área de vendas etc. O dinamismo que abarca todos esses serviços requer performances impecáveis. Porém, sem um bom sistema de informática, as chances de falhas são perigosamente altas.
Com um programa tecnológico robusto, cada passo é automatizado. Assim, os erros caem sensivelmente. Confira a seguir alguns dos recursos dessas soluções de TI que proporcionam uma gestão eficiente de estoque!
5.3.1 Controle de movimentação em tempo real
Todo giro de estoque é monitorado full time, com supervisão automática de entradas, saídas e transferências. Dá para identificar o acervo por tamanho, cor, lote e número de série. Também é possível gerenciar a distribuição de itens entre almoxarifados.
5.3.2 Dados estatísticos
Programas de informática calculam índices valiosos como ponto de renovação, estoque mínimo e máximo, lotes mais econômicos para a compra, ritmo de rotatividade etc.
5.3.3 Ficha Kardex
Algumas soluções de TI propiciam até o monitoramento das movimentações por meio de um recurso chamado ficha Kardex. Com ele, é feita uma análise detalhada das oscilações de unidades disponíveis e do valor dos itens armazenados.
5.3.4 Consultas
Programas de informática focados em gestão do estoque possibilitam pesquisas rápidas por filtros diversos, o que inclui almoxarifados, características de produtos e até numeração de lotes.
5.3.5 Flutuação de custos
Monitora automaticamente a variação de custos de todos os elementos do estoque, o que permite um gerenciamento panorâmico e veloz das despesas envolvidas. Assim, fica mais fácil criar estratégias para reduzir gastos. Afinal, os gestores conseguem acompanhar todas as inconstâncias.
Como você já deve ter notado, uma gestão de estoque eficiente tem uma influência gigantesca no desempenho do negócio. Com medidas simples e apoio tecnológico, é possível alinhar alta qualidade de gerenciamento de um modo prático.
Dessa forma, sua empresa poderá unificar e articular processos, reduzindo erros e despesas. Ficou com alguma dúvida? Quer saber mais sobre o assunto? Então entre em contato com a Mega Sistemas!